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BANF

BANF steht für "Bestellanforderung", die von einer Abteilung im Unternehmen an den Einkauf geht. In einem automatisierten Prozess spart das Zeit und Geld.

Definition: Was ist eine BANF?

Der Begriff BANF ist die Abkürzung für "Bestellanforderung"[1]. Eine BANF wird innerhalb eines Unternehmens aus einer Abteilung an die zuständige Einkaufsabteilung geschickt. Sie beinhaltet eine Bedarfsauflistung von Waren, Materialien oder Dienstleistungen.

Herkunft (SAP)

Die Abkürzung BANF hat ihren Ursprung in SAP. Es ist ein Code, der unmissverständlich ist und in erster Linie zwischen Mitarbeitern, die einen Bedarf anmelden und der Einkaufsabteilung zum Einsatz kommt. Die Bestellanforderung ist Teil eines Prozesses, dem mehrere Schritte vorausgehen. 

BANFen in SAP

In SAP zu BANFen bedeutet, einem speziellem Workflow zu folgen. Dieser wird von Firma zu Firma angepasst, beispielsweise weil bestimmte Betragsgrenzen spezielle Freigabeverfahren erfordern. Beispiel: Bedarfsmeldungen bis zu einem Betrag von 5.000 € gelangen sofort zur Einkaufsabteilung. Alle Beträge, die darüber liegen, müssen zuerst von der Geschäftsleitung genehmigt werden.

Einordnung von BANF im Beschaffungsprozess

Einordnung von BANF im Beschaffungsprozess

Eine Bestellanforderung ist Teil eines Workflows in SAP-Modulen[2]. Der Workflow folgt klar definierten Regeln. Die Funktionen laufen systematisch und vollautomatisch ab. Das Erstellen relevanter Geschäftsdokumente ist ebenso Teil des Workflows.

Bedarfsermittlung 

Die Bedarfsermittlung wird von einer Abteilung erstellt. Mitarbeiter schicken eine Bedarfsmeldung  (BANF) per E-Mail oder Fax in die Einkaufsabteilung oder sie sprechen persönlich vor. Nachdem die Bedarfsermittlung kommuniziert wurde, beginnt ein zeitintensiver Workflow, der aus Bezugsquellenermittlung, Lieferantenauswahl und Bestellabwicklung besteht. 

Bezugsquellenermittlung

Im Rahmen der Bezugsquellenermittlung[3] prüfen Mitarbeiter im System, ob eine festgesetzte Frist existiert und ob der damit verknüpfte Gültigkeitszeitraum mit dem Datum des geplanten Lieferzeitpunkts zusammenpasst.

  • Liegt eine Quotierung vor, ermittelt das System, welcher Lieferant infrage kommt und schlägt diesen als Bezugsquelle vor.

  • Liegt keine Quotierung vor, prüft das System, ob bestimmte Einträge zu ausgewählten Lieferanten existieren (Orderbuch).

    • Ist im Orderbuch eine bestimmte Bezugsquelle hinterlegt, wird diese zugeordnet.

    • Kommen mehrere Bezugsquellen infrage, werden diese zur Auswahl vorgeschlagen.

    • Ist im Orderbuch kein Eintrag hinterlegt, werden vorhandene Rahmenverträge und vorliegende Informationen einer Prüfung unterzogen.

  • Im dritten Schritt überprüft das System vorhandene Lieferpläne und Verträge, sucht in bestehenden Datensätzen und filtert diese vor. Sollten nebeneinander mehrere Rahmenverträge bestehen bzw. Datensätze vorhanden sein, werden alle zur Auswahl vorgeschlagen.

  • Nun wird die Lieferregion überprüft. Falls diese bei Lieferanten Beschränkungen aufweist, die einen Bezug ausschließen, fällt der jeweilige Lieferant aus der Liste heraus.

  • Zuletzt prüft das System, ob ein Regellieferant verfügbar ist, der für bestimmte Materialien oder Produkte bevorzugt wird.

Lieferantenauswahl

Die Bezugsquellenermittlung läuft in der Regel im Hintergrund ab. Die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung bekommen im Ergebnis eine Liste mit möglichen Lieferanten vorgeschlagen. Unter Umständen sind Prioritäten angegeben. Falls das System prinzipiell gleichwertige Lieferanten in der Ergebnisliste führt und keine eindeutige Vorgabe machen kann, muss die endgültige Auswahl manuell erfolgen. Falls keine Bezugsquelle im System hinterlegt ist, die für die Bestellanforderung infrage kommt, müssen neue Lieferanten gefunden werden. Dazu werden passende Ausschreibungen erstellt, Angebote eingeholt und geprüft sowie Konditionen für neue Verträge verhandelt werden.

Bestellabwicklung

Eine automatisierte Bestellabwicklung minimiert den Zeitaufwand. Mittels EDI-Schnittstelle können definierte Waren, Dienstleistungen und Materialien beim Lieferanten angefordert werden. Im Idealfall wird eine Bestellung in SAP angelegt und inklusive aller erforderlichen Dokumente zum relevanten Lieferantenportal übermittelt. Der Lieferant wird elektronisch informiert und greift auf die Bestellung in seinem Portal zu.

Bestellüberwachung

Im Rahmen der Bestellüberwachung überprüft das System Fristen und Termine. Diese werden zur Überwachung gemeldet. Gerät der Lieferant in Lieferverzug, generiert das System passende Mahnschreiben. Mitarbeiter erhalten über die Bestellüberwachung einen Überblick über den aktuellen Status aller relevanten Aspekte der Bestellung.

Wareneingang

Im Zuge des Wareneingangs erfolgt die Zuordnung der Ware zur Bestellung. Liegen dem System alle erforderlichen Daten vor, geschieht das lediglich durch Abhaken vorgegebener Positionen. Die wahren Eingangsdaten finden später in der Lieferantenbeurteilung Niederschlag und sind für die weitere Zusammenarbeit mit dem Lieferanten von Bedeutung. Sämtliche Informationen des Wareneingangs sind für die nachfolgende Rechnungsprüfung verfügbar. Eine automatische Mitteilung an die zuständigen Mitarbeiter im Einkauf vervollständigt die Wareneingangsprüfung.

Rechnungsprüfung

Im Rahmen der Rechnungsprüfung[4] stehen verschiedene Wege offen. Es ist beispielsweise möglich, Rechnungen hinsichtlich der Kostenstellen- und Kontierungsinformationen zu sortieren, erforderliche Freigabeprozesse zu starten, Differenzen zwischen Wareneingangskontrolle und Bestellung zu klären sowie die Kommunikation mit den Beteiligten über elektronische Nachrichten zu initiieren. Ausgerichtet nach Größe des Unternehmens und der Komplexität lassen sich passende Workflows definieren. Da in SAP sämtliche erforderlichen Daten bereits systemseitig erfasst sind und im Rechnungseingangscockpit zusammenfließen, ist die Rechnungsprüfung mit wenig Zeitaufwand zu erledigen.

Zahlungsausgang buchen

Den Zahlungsausgang zu buchen ist einer der letzten Schritte des Prozesses im Supply Chain Management. Nach dem Anlegen des Vorgangs in SAP sind Schritt für Schritt alle notwendigen Informationen gesammelt worden. Ist die Rechnung nach Prüfung korrekt, wird sie ins System eingebucht und unter Beachtung der getroffenen Zahlungsvereinbarungen ausgeglichen. Bei der kreditorischen Erfassung ist die Buchung der Rechnung mit einem einzigen Buchungssatz erledigt. Es ist lediglich das Kreditorenkonto gegen das betreffende Bankkonto zu buchen. Der Beleg ist damit automatisch als bezahlt gekennzeichnet. 

BANF-Prozess: Praxisbeispiel

BANF-Prozess

Die Marketingabteilung des Unternehmens X benötigt 5.000 Werbekugelschreiber in bekannter Standardausführung für die anstehende Hausmesse. Eine Marketingmitarbeiterin stellt den Bedarf ins System ein und stößt den Prozess an. Das System leitet den Bedarf an die Einkaufsabteilung weiter. Diese nimmt im System eine Prüfung der in Frage kommenden Lieferanten vor. Die systemseitige Vorschlagsliste gibt den Werbemittelhersteller Y vor. Dort wird die Bestellung unter Ausnutzung der getroffenen Rahmenvereinbarungen platziert.[5]

Wie entsteht eine BANF?

Eine BANF entsteht, wenn eine Abteilung einen Bedarf feststellt und diesen im System erfasst. Die Inhalte richten sich nach dem Material, den Mengen und gewünschten Lieferterminen sowie weiteren Mindestangaben. Die BANF ist eine Aufforderung an die Einkaufsabteilung, Material oder Dienstleistungen in festgelegtem Umfang zum vorgegebenen Termin zu besorgen.

Direkte Bestellanforderung (BANF)  

Die direkte Bestellanforderung[6] bedeutet, dass eine Anforderung von einem Mitarbeiter manuell im System erfasst wird. Derjenige, der die BANF anlegt, bestimmt Mengen und Termine.

Indirekte Bestellanforderung (BANF)

Bei einer indirekten Bestellanforderung sind keine manuellen Eingaben nötig. Die BANF wird automatisch durch ein Ereignis in einem anderen SAP-Modul ausgelöst. Beispiel: Der Warenbestand von Verbrauchsmaterial unterschreitet eine gesetzte Grenze. Die Nachbestellung wird automatisch angestoßen.

BANF-Formular

Das BANF-Formular besteht aus Feldern, die alle relevanten Daten erfassen. In Abhängigkeit vom angeforderten Material oder der angeforderten Dienstleistung weist das BANF Formular die folgenden Felder auf:

  • Besteller

  • Abteilung

  • Kostenstelle

  • Projektnummer

  • Artikelbezeichnung

  • Artikelnummer

  • Menge

  • Preis

  • Lieferant

  • Liefertermin

  • Angebote

Einzelnachweise

[1] https://www.d-velop.de/blog/prozesse-gestalten/sap-bestellanforderung-und-bestellung-wie-es-duerchgaengig-digital-funktioniert/

[2] https://www.seeburger.com/fileadmin/pdf/SEEBURGER-BANF-Bestellanforderungsworkflow-DE.pdf

[3] https://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/de/75/ee11b255c811d189900000e8322d00/frameset.htm

[4] https://controlling.espresso-tutorials.com/onix_leseprobe/15.pdf

[5] Grundkurs Geschäftsprozess-Management: Methoden und Werkzeuge für die IT-Praxis. Eine Einführung für Studenten und Praktiker, Springer Verlag 2012

[6] https://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/de/75/ee0b5555c811d189900000e8322d00/frameset.htm

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