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Beschaffung

Durch die Beschaffung wird in Unternehmen die Versorgung mit Waren geregelt. Es wird sichergestellt, dass alles für die Produktion und die Erfüllung von Services Benötigte zur rechten Zeit und zu besten Konditionen vorhanden ist.

Definition: Was bedeutet Beschaffung im Sinne der Materialwirtschaft?

Ziele der Beschaffung

Oberste Ziele der Beschaffungsprozesse und ihrer Abläufe in Unternehmen sind die Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit und die Rentabilität. Dies soll durch unterschiedliche Faktoren gewährleistet werden:

  • günstige Preise im Einkauf

  • Sicherheit bei der Versorgung

  • hohe Flexibilität bei Lieferungen

  • hohe Qualität der Artikel und Materialien

Was ist nachhaltige Beschaffung?

Supply Managements und auch das Supply Chain Managements sind angehalten, im Hinblick auf  Nachhaltigkeit Ressourcen zu sparen bzw. effizienter zu nutzen. So sollten soziale und ökologische Anforderungen möglichst über die gesamte Lieferkette hinweg eingehalten werden. Unternehmen stellen durch nachhaltiges Sourcing sicher, dass grundlegende soziale und ökologische Standards jederzeit und überall eingehalten werden. Zudem ergeben sich finanzielle Einsparungen durch die effizientere Nutzung von Ressourcen. Zusätzlicher Anreiz für Unternehmen ist der Imagezuwachs in der Öffentlichkeit und bei Kunden. Idealerweise geht mit einem nachhaltigen Beschaffungsmanagement auch eine Qualitätssteigerung einher.

Aufgaben der Beschaffung

In der Beschaffung werden folgende Bereiche abgedeckt:

  • Marktanalyse

  • Angebotsprüfung

  • Vertragsverhandlung und -ausgestaltung

  • Lieferantenauswahl

  • Transportorganisation

  • Warenannahme und -kontrolle

  • Lagerlogistik

  • möglicherweise innerbetriebliche Logistik

Auch wenn die begriffliche Abgrenzung zwischen Einkauf und Beschaffungslogistik nicht immer klar ist, sind doch die betrieblichen Aufgabenverteilungen getrennt zu betrachten. Alle Bereiche, die mit Logistikmanagement zu tun haben, sind der Beschaffung zuzuordnen, während sich der Einkauf mit der Organisation der Materialien an sich beschäftigt.

Strategische Beschaffung: Definition

Beim strategischen Einkauf geht um die Verhandlung von Rahmenverträgen für die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen, die im Unternehmen immer verfügbar sein müssen. In der Produktionsplanungssteuerung können durch die Bestellung großer Mengen Mengenrabatte verhandelt und langfristige Beziehungen zu Lieferanten aufgebaut werden.

Lieferantenmanagement

Die systematische Steuerung der Beziehungen zwischen Unternehmen und Lieferanten wird als Lieferantenmanagement bezeichnet. Dabei werden die (potenziellen) Lieferanten bewertet, ausgewählt, beobachtet und analysiert. Für ein erfolgreiches Lieferantenmanagement sollten die Zulieferer in die Produktentwicklung sowie angegliederte Prozesse integriert werden, was auch als Forward Sourcing bezeichnet wird. Unumgänglich ist außerdem eine reibungslose Kommunikation zwischen Unternehmen und Lieferant.

ABC-Teile: Analyse zur Einkaufsoptimierung

Im Beschaffungswesen werden in Unternehmen Einkaufteile nach ihrer Bedeutung in die Kategorien A (sehr wichtig), B (wichtig) oder C (weniger wichtig) eingeteilt. Die Priorisierung erfolgt je nach dem Wert der Gütergruppe. So erfährt ein Unternehmen, auf welche Einkaufteile der Schwerpunkt gelegt werden sollte. Während bei A-Teilen der Anlieferungsrhythmus aufwendig kurz gehalten wird, werden C-Teile bei hohen Sicherheitsbeständen verbrauchsorientiert angeschafft.

Festlegung der Beschaffungspolitik

Ob ein Unternehmen die Beschaffung zentral durch die Einkaufsabteilung oder dezentral organisiert, sollte der jeweiligen Unternehmenspolitik unter dem Gesichtspunkt der Rentabilität entsprechen. 

Was bedeutet zentrale Beschaffung?

Viele mittelständische Unternehmen organisieren das Procurement zentral durch die Einkaufsabteilung. So können Verträge zu besonders günstigen Konditionen abgeschlossen werden, und oft entstehen durch die Bestellung hoher Stückzahlen Kostenvorteile.

Nachteil ist, dass die Abteilungen durch die zentrale Beschaffung oft nicht schnell genug mit Materialien versorgt werden. Insbesondere bei Termindruck steht die zentrale Beschaffung vor besonderen Herausforderungen.

Was bedeutet dezentrale Beschaffung?

Beim dezentralen Sourcing werden in den einzelnen Abteilungen Verantwortliche bestimmt, die flexibel und kurzfristig Waren bestellen können. Somit sind die Wege kürzer, der Verwaltungsaufwand geringer, und die Abteilungen werden schneller mit den benötigten Materialien versorgt.

Durch die kleineren Bestellungen sind jedoch Mengenrabatte unwahrscheinlicher. Der Aufwand jeder Abteilung, den optimalen Lieferanten zu finden, wird zudem unverhältnismäßig höher.

Beschaffungsprinzip

Als Beschaffungsprinzip werden Festlegungen zur Beschaffung und Bevorratung oder Wiederbeschaffung von Material in Unternehmen bezeichnet. Hier lässt sich unterscheiden zwischen Vorratsbeschaffung, fertigungssynchroner Beschaffung und Einzelbeschaffung. Bei Beschaffungen außerhalb der festgelegten, standardisierten Wege spricht man von  Maverick Buying. Ein Beschaffungsprinzip ist auch elektronisch denkbar, beispielsweise durch eine innerbetriebliche Software.

Vorratsbeschaffung

Wenn große Mengen Material bezogen und gelagert werden, spricht man von Vorratsbeschaffung. Für Unternehmen bedeutet dies, dass die benötigten Materialien zu jeder Zeit lieferbereit sind, dass sich keine Produktionsunterbrechungen ergeben und dass oft Preisvorteile durch die hohen Abnahmemengen entstehen. Unternehmen müssen für diese Vorteile jedoch eine hohe Bindung von Kapital sowie hohe Zins- und Lagerkosten in Kauf nehmen. Je nach Produkttyp kann es außerdem zu einer Qualitätsminderung oder Veralterung des Produkts durch die lange Lagerzeit kommen.

Was bedeutet fertigungssynchrone Beschaffung? (Just-in-Time-Beschaffung)

Werden Waren so zeitnah wie möglich vor der Verwendung geliefert, spricht man von fertigungssynchroner Beschaffung oder Just-in-Time-Beschaffung. Hierfür müssen die Lagerbestands- und Verbrauchsmengen stets geprüft und aktualisiert werden, um eine ständige Verfügbarkeit zu gewährleisten. Mit Lieferanten werden dafür oft Verträge vereinbart, die hohe Strafen bei Nichteinhaltung der Lieferfristen beinhalten.

Einzelbeschaffung

Dabei werden Materialien erst bestellt, sobald ein Aufrag vorliegt. Die Ware wird direkt in die Produktion geliefert, es fallen keine Lager-, Kapitalbindungs- oder Zinskosten an. 

Nachteilig ist jedoch, dass die Kosten, die durch Versand oder mögliche Zollgebühren entstehen, relativ hoch sind. Auch der Koordinationsaufwand ist nicht zu unterschätzen.

Maverick Buying

Kaufen einzelne Abteilungen Materialien, ohne die Einkaufsabteilung einzubeziehen, spricht man von Maverick Buying. Den Angestellten ist dabei häufig nicht in bewusst, dass sich durch die Eigeninitiative große Einbußen für den Einkauf und damit für das gesamte Unternehmen ergeben können. Es ist zwingend erforderlicht, dass das Einkaufsmanagement das "wilde Einkaufen" kontrolliert und gezielt minimiert.

Elektronische Beschaffung 

Gerade größere Unternehmen nutzen für den betrieblichen Einkauf eigene Informations- und Kommunikationssysteme sowie das Internet, um Waren oder Dienstleistungen zu beschaffen. Durch das E-Procurement wird das früher sehr zeitaufwändige papierbasierte Sourcing durchgängig elektronisch ersetzt. Der Einkaufsprozess kann somit beschleunigt werden, gleichzeitig werden Kosten gesenkt. Das E-Procurement macht zudem den Vergleich unterschiedlicher Lieferanten einfacher.

Beschaffung von direkten Materialien 

Der Bedarf an direkten Materialien, die direkt in das Produkt eingehen (beispielsweise Holz, Schrauben, Stahl, Nahrungsmittel etc.) ist vorhersehbar. Das Sourcing erfolgt hier je nach Bedarf monatlich, jährlich oder in anderen Zyklen. Hierfür werden zwischen Unternehmen und Händlern Rahmenverträge ausgehandelt.

Elektronische Beschaffung von indirekten Materialien (C-Teile)

Güter, die nicht direkt in den Produktionsprozess einfließen (etwa Schmieröl, Kugelschreiber oder Reißzwecken), werden häufig - zumeist unabgestimmt ad hoc - bestellt. Das verursacht trotz niedriger Materialkosten verhältnismäßig hohe Prozesskosten. Durch eine elektronische Beschaffung von indirekten Materialien kann der Aufwand verringert werden. Die Kosten sinken.

Reduzierung der Prozesskosten durch Procure-to-Pay (P2P)

Prozesskosten lassen sich durch P2P signifikant senken. Eine Investition in datenbankgestützte  oder webbasierte innerbetriebliche Software lohnt. Sie erfasst alle Abläufe elektronisch - Bestellung, Auslieferung, Rechnungsstellung, Zahlungseingang, Mahnwesen. Die Überwachung der Transaktionen wird vereinfacht und die Kosten sinken. 

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