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Beschaffungskosten

Beschaffungskosten werden durch mittelbare und unmittelbare Kosten beeinflusst. E-Procurement hilft dabei, Kosten einzusparen.

Definition: Was sind Beschaffungskosten?

Beschaffungskosten setzen sich aus der Summe der mittelbaren und unmittelbaren Beschaffungskosten zusammen. Darunter fallen Kosten, die in direktem Zusammenhang mit der Bestellmenge stehen sowie solche, die sich durch die Anzahl der Bestellungen ergeben. Die Gesamtkosten der Beschaffung wiederum errechnen sich aus den Beschaffungskosten, den Lagerkosten und den Fehlmengenkosten. E-Procurement hilft dabei, Kosten einzusparen.

Arten von Beschaffungskosten

Die beiden Arten von Beschaffungskosten (oder allgemein Bezugskosten) lassen sich konkret voneinander abgrenzen.

Was sind mittelbare Beschaffungskosten?

Die mittelbaren Beschaffungskosten[1] ergeben sich aus den Tätigkeiten, die innerhalb einer Firma erledigt werden müssen, um die Beschaffung zu realisieren.  

Typische mittelbare Beschaffungskosten sind beispielsweise:

  • Bedarfsmeldungen in der Einkaufsabteilung
  • Angebotseinholung bei Lieferanten
  • Angebotsprüfung durch zuständige Mitarbeiter
  • Aufgabe der Bestellungen
  • Überwachung der Liefertermine
  • Warenannahme
  • Wareneingangsprüfung  

Was sind unmittelbare Beschaffungskosten?

Unmittelbare Beschaffungskosten hängen direkt mit der Bestellung zusammen.

Typische unmittelbare Beschaffungskosten sind beispielsweise:

  • Bestellmenge zu Einstandspreisen
  • Steuern und Zölle 

Lagerkosten

Eine gesonderte Position stellen die Lagerkosten dar. Diese ergeben sich aus der Menge der einzulagernden Ware, ihrem Wert und aus dem Zeitraum, in dem die Artikel im Lager verbleiben. Zu den Lagerkosten gehören grundsätzlich Positionen wie Miete und die weiteren Betriebskosten (Strom, Gas, Wasser, Heizung/Klimatisierung sowie Abschreibungskosten). Auch Zinsen für aufgenommene Darlehen zur Finanzierung, Versicherungskosten, Ausfallkosten (Diebstahl, Schwund und Verderb) und Kosten, die bei Lagerkontrollen durch Behörden und Prüfgremien anfallen, bestimmen die Höhe der Lagerkosten.  

Fehlmengenkosten

Die Fehlmengenkosten sind eine weitere Kostenposition, die zu den Gesamtkosten der Beschaffung gehören. Hiermit sind Preisdifferenzen, Konventionalstrafen und andere Abschläge wie entgangener Gewinn, Rückerstattungen und Kulanzleistungen gemeint.

  • Kosten aus dem Bereich der Logistik wie
    • Transport- und Verladekosten
    • Transportversicherungen
    • Zölle
    • Steuern 

Fehlmengenkosten und Lagerkosten stehen neben den Beschaffungskosten (mittelbar und unmittelbar). Die drei Positionen ergeben in ihrer Summe die Gesamtkosten der Beschaffung. 

Beschaffungskosten berechnen (Formel)

Um die Beschaffungskosten zu berechnen sind viele Einzelrechnungen nötig, welche die mittelbaren und unmittelbaren Kosten der Beschaffung beziffern.  

Unmittelbare Kosten + mittelbare Kosten

=

Beschaffungskosten

Hinter dieser sehr einfachen Formel verbergen sich komplexe Rechenoperationen[2], die von den betrieblichen Gegebenheiten beeinflusst werden.

Beispiel Beschaffungskosten

Eine Schreinerei bestellt Holz. Dazu vergleicht eine Mitarbeiterin die Preise, holt Angebote ein und verhandelt mit den Anbietern. Sie stimmt mit ihrem Chef ab, bei welchem Lieferant bestellt werden soll und löst die Bestellung aus. Die Ware trifft ein und wird vom Gesellen der Firma auf Vollständigkeit geprüft. Die Verbuchung der Rechnung wird im Büro vorgenommen.  

In diesem simplen Beispiel stecken zahlreiche Kostenpositionen, die zusammengenommen die Beschaffungskosten ergeben: 

  1. Personalkosten Mitarbeiterin für Bestellvorgang und Administration
  2. Fixkosten Büro (Miete, Heizung etc.) und Büroausstattung/PC/Telefon
  3. Personalkosten Geselle
  4. Gehaltskosten Chef
  5. Kosten für Waren und Güter zzgl. Versand- und Transportkosten 

Mittelbare Beschaffungskosten (Formel)

Eine Formel zur Berechnung der mittelbaren Beschaffungskosten ist für jede Firma individuell aufzustellen und muss alle relevanten Positionen beinhalten. Wie oben im vereinfachten Beispiel aufgeführt, wären die ersten vier Positionen als mittelbar einzustufen. Es handelt sich dabei im Prinzip immer um Schätzwerte, da hierzu Erfahrungswerte bzw. ungefähre Angaben herangezogen werden.  

Unmittelbare Beschaffungskosten (Formel)

Die unmittelbaren Kosten beziehen sich auf die Ware selbst und ergeben sich in diesem Beispiel aus der Rechnung des Holzlieferanten (Position 6) an den Schreiner.

Beschaffungskosten senken mit E-Procurement

Mit Hilfe der elektronischen Beschaffung lassen sich die Beschaffungskosten senken. E-Procurement spart Zeit und schont die betrieblichen Ressourcen. Vor allem die mittelbaren Beschaffungskosten, die häufig den größten Anteil ausmachen, lassen sich dadurch signifikant senken.

Optimierter Beschaffungsprozess durch E-Procurement

Um den Beschaffungsprozess zu optimieren, greifen Firmen auf externe Plattformen in Form von Online-Shops und elektronischen Marktplätzen zu. Ziel des Einsatzes von E-Procurement ist in erster Linie, die Kosten zu senken. Mit elektronischen Bestellsystemen gelingt es schneller, Preise zu vergleichen und bessere Konditionen zu finden. Letztlich wirkt sich E-Procurement in mehreren Positionen günstig auf die Finanzen aus. 

Vorteile von E-Procurement 

EinstandspreiseGünstige Anbieter lassen sich schnell finden; zudem schnelle Preisvergleiche
LagerkostenDurch kurze Lagerumschlagszeiten sinken die Lagerkosten
ProzesskostenDie internen Kosten werden gesenkt, weil weniger betriebliche Ressourcen gebunden werden
BeschaffungsflexibilitätKurzfristige Beschaffung möglich
Geringeres VersorgungsrisikoEs stehen schnell Alternativen zur Verfügung, falls ein Lieferant ausfällt
QualitätssteigerungDie Konkurrenz der Anbieter untereinander führt dazu, dass gute Qualität zu fairen Preisen verfügbar ist
BeschaffungsstabilitätDie systematische Beschaffung per E-Procurement verringert die Fehlerquote; die vorgegebenen Prozessschritte sorgen für Automatisierung

Arten von Beschaffungsplattformen im E-Procurement 

Es gibt vier verschiedene Systemtypen[3] im Rahmen des E-Procurement: Desktop-Purchasing-Systeme, Lieferanten-Online-Shops, elektronische Marktplätze und Lieferantenportale. Zudem gehören die folgenden Systeme zu den bekanntesten Optionen:

E-Mail-Kommunikation

Die Kommunikation per E-Mail beschleunigt die Bestellprozesse und senkt die Kosten. Der Schutz sensibler Daten kann hier allerdings nur schwer gewährleistet werden. Es gibt wenige Verschlüsselungsverfahren, die praktikabel und sicher sind und von Firmen standardmäßig genutzt werden.

Online-Verzeichnisse

Auf solchen Plattformen finden sich Listen von Produkten und Dienstleistern. Eine Unternehmensdarstellung ermöglicht es Usern, sich schnell über potenzielle Lieferanten zu informieren.

Lieferantenportale

Große Firmen bieten ihren Kunden eigene Portale zur Kommunikation an. Eine Gefahr besteht darin, dass bei einer direkten Ankopplung des eigenen Systems an ein Lieferantenportal die Hürde zu hoch wird, rasch einen Lieferantenwechsel vorzunehmen, wenn dieser erforderlich wird. Abnehmer, die in die Programmierung der Schnittstellen investieren, erhalten diese Investitionen dann nicht wieder zurück.

Ausschreibungsplattformen

Eine eigene Ausschreibungsplattform lohnt sich für Firmen, die Güter oder Dienstleistungen in großen Mengen beschaffen wollen. Die Erstinvestitionskosten sind hoch, die laufenden Kosten kommen hinzu. Für kleine und mittlere Unternehmen lohnt sich die Investition in eine eigene Ausschreibungsplattform häufig nicht.

Einzelnachweise

[1] Allgemeine Betriebswirtschaftslehre: Umfassende Einführung aus managementorientierter Sicht von J.-P. Thommen, A.-K. Achleitner, D. U. Gilbert, D. Hachmeister und G. Kaiser (Springer Gabler, 8. Auflage 2017)

[2] http://www.fwl.wi.tum.de/fileadmin/Downloads/Bachelor-Forst/Folien_Beschaffung.pdf

[3] https://data.fir.de/projektseiten/ebuy/Hleitfaden_elektr_beschaffung.pdf

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