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Beschaffungsmanagement

Das Beschaffungsmanagement in Unternehmen verantwortet die Organisation der Versorgung. So wird eine reibungslose, kostengünstige Produktion garantiert.

Definition Beschaffungsmanagement: Was ist das?

Das Beschaffungsmanagement ist laut Definition der Kernbereich des Supply Management in Unternehmen. Die Verantwortlichen treffen Entscheidungen zur Versorgung des Unternehmens mit Gütern und Leistungen. Zu den Beschaffungsobjekten gehören Sachgüter, Services, Informationen, Rechte und zuweilen auch Kapital. Das Beschaffungsmanagement plant, analysiert und überwacht (Controlling).

Die Beschaffung ist eng an die jeweilige Marktsituation gebunden und vom Management im Sinne der Gewinnmaximierung nach Kosten und Risiken zu steuern. Die Maßnahmen umfassen alle lokalen und/oder globalen Bezugsquellen.

Ein bedeutender Bereich des Beschaffungsmanagements ist der indirekte Bedarf, also Maintenance, Repair, Operations (MRO). Diese Güter gehen nicht direkt in die Produkte ein, sind für die Produktion aber unverzichtbar. Beispiele: Ersatzteile, verschleißende Werkzeuge, Büromaterialien. Standardisierte MRO-Produkte werden häufig über elektronische Einkaufslösungen (E-Procurement) beschafft.[1]

Warum Beschaffungsmanagement für Unternehmen wichtig ist

Ein professionelles Beschaffungsmanagement leistet erhebliche Wertbeiträge für das Unternehmen, etwa durch laufende Kostenoptimierungen bei Preisen und Verträgen, durch transparente effiziente und effektive Prozesse – bei gleichzeitiger Sicherung der Qualität. Ein Schwerpunkt des Beschaffungsmanagements ist die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Im industriellen Bereich kommt der gemeinsamen Gewinnung von Innovation mit wichtigen strategischen Zulieferern besondere Bedeutung zu. 

Ziele des Beschaffungsmanagements

Zu den Zielen der Beschaffung als Teil der Materialwirtschaft gehören in erster Linie die Optimierung von Kosten im Einkauf sowie die optimale Organisation von Prozess- und Personalkosten. Weitere konkrete Ziele der Beschaffung und des Einkaufs:  

  • Reduzierung der Kosten für Logistik und Lagerhaltung
  • Optimierung der Nutzung von Lagerflächen (Reduzierung der Menge von Beständen)
  • Gewährleistung einer hohen Versorgungssicherheit (Quantität und Qualität) sowie Begrenzung von Versorgungsrisiken
  • Überwachung der Lieferungen (Bestellung, Lieferzeiten, Falschlieferungen)
  • Optimierung der Versorgungswirtschaftlichkeit[2]

Unterschied zwischen strategischem Beschaffungsmanagement und operativem Beschaffungsmanagement 

Im Beschaffungsmanagement wird zwischen operativem und strategischem Beschaffungsmanagement unterschieden. Während in der strategischen Beschaffung Sourcing-Konzepte für die Supply Chain erarbeitet werden, ist die operative Beschaffung mit der Umsetzung und Aufrechterhaltung der Beschaffungsprozesse betraut.

Strategisches Beschaffungsmanagement 

In der strategischen Beschaffung werden Beschaffungsstrategien für die jeweiligen Kategorien – beispielsweise Sachgüter, aber auch Services bzw. Dienstleistungen – entwickelt. Entscheidend für Erfolge ist ein möglichst reibungsloser (schnittstellen-harmonisierter) Austausch von Informationen zwischen internen Bedarfsträgern und externen Lieferquellen auf Basis spezieller IT-Bausteine bzw. Systeme. Die strategische Beschaffung befasst sich in der Hauptsache mit:

  • Beschaffungsmarktforschung
  • Beschaffungsmarketing
  • Lieferantenorganisation
  • Erstellung von Rahmenverträgen
  • Make-or-Buy-Entscheidungen (Eigenfertigung oder Outsourcing)

Das strategische Beschaffungsmanagement richtet seinen Blick nicht nur auf Eigenschaften, Qualität und Verfügbarkeit, sondern nimmt auch die je nach Sektor unterschiedlich breit gefächerte Risikopalette in den Fokus. Ziel ist, alle Risiken, die auf das eigene Unternehmen, Märkte und wichtige Zulieferer einwirken (könnten), möglichst frühzeitig zu identifizieren, zu bewerten und zu überwachen, damit im Schadeneintrittsfall unverzüglich zuvor festgelegte adäquate Maßnahmen greifen.

Operatives Beschaffungsmanagement 

Der operative Einkauf verantwortet den Ablauf der Bedarfsdisposition. Hier werden Prognosen kommuniziert und Angebote für Artikel oder Dienstleistungen eingeholt. Das Management ist zuständig für die Auswahl der Lieferanten und die Kontrolle der Bestellungen und des Wareneingangs. Dies betrifft im Einzelnen die präzise Abstimmung der Parameter …

  • Menge,
  • Qualität,
  • Ort,
  • Herkunft und
  • Zeitpunkt …

für die zu beschaffenden Materialien und Dienstleistungen. Letzter Schritt ist in der Regel die Zahlungsabwicklung.

Das operative Bestellwesen wird durch elektronische Beschaffungstools beschleunigt und sicherer. Weiterer Vorteil ist die Senkung der Kosten durch erleichterte Kostenvergleiche. 

Optimierte Beschaffungskosten mit E-Procurement

Innerbetriebliche Software oder internetbasierte Kommunikationstechnologien unterstützen die Beschaffung von Waren. Das Ziel ist, Prozess- sowie Beschaffungskosten zu reduzieren. Gerade MRO-Produkte eignen sich für die elektronische Beschaffung. Sie haben einen vergleichsweise geringen Wert, können in der Regel standardisiert verhandelt und neben dem Einkauf auch von festgelegten internen Bedarfsträgern geordert werden. Software ersetzt u.a. Bestellformulare auf Papier und fehleranfällige dezentrale Excellisten. Folge: Transparenz, Compliance-gerechte Prozesse und mehr Zeit für wertorientierte Aufgaben.[3]  

Geringere Prozesskosten

Werden Waren nicht auf elektronischem Wege bestellt, müssen sie immer wieder manuell bezogen werden. Hieraus ergeben sich – gerade bei sogenannten C-Gütern (oder MRO) – hohe Prozesskosten ohne entsprechende Wertbeiträge. Durch die Automatisierung von Verwaltungstätigkeiten und der Kommunikation mit unterschiedlichen Lieferanten lassen sich sich zum Teil erhebliche Einsparpotenziale realisieren. 

Mehr Transparenz

Durch die digitalen Prozesse im Einkauf lassen sich Bestellvorgänge, auch im Controlling, transparent nachvollziehen. Bestellungen werden zentral erfasst. Sie können von angedockten Lieferanten bearbeitet werden. Mit ihnen wurden zuvor Preise und Kontingente verhandelt.[4]

Weniger Materialkosten 

Ausschreibungen ermöglichen eine optimale Angebotsermittlung. Der Einkauf kann Bedarfe bündeln, Preisvorteile realisieren (etwa Reduzierung der Einstandspreise) und den Bedarfsträgern Produkte einfach und gezielt via Katalog zur Verfügung stellen. Ziel ist, möglichst alle Bestellungen über den Einkauf zu steuern und so auch Maverick Buying (am Einkauf vorbei) durch geregelte, einheitliche Prozesse auszuschließen.

Perfekte Integration 

Eine große Herausforderung im E-Procurement ist die Integration der Lieferanten in den Bestellvorgang durch die innerbetriebliche Software. Hierbei gilt es, unkomplizierte Anbindungen und einen harmonisierten Austausch aller nötigen Informationen (Procure-to-Pay) zu ermöglichen. Zudem sind Online-Kataloge laufend zu aktualisieren.

Einzelnachweise 

[1] http://www.wirtschaftslexikon24.com/d/beschaffungsmanagement/beschaffungsmanagement.htm

[2] https://einkaufsmanager.net/beschaffungsmanagement

[3] https://www.theshelbygroup.com/five-principles-e-procurement-integration-success

[4] https://www.allaboutsourcing.de/de/eprocurement-transparenz-auf-knopfdruck

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