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E-Procurement


Definition: Was ist E-Procurement?

E-Procurement bezeichnet elektronische Beschaffungsprozesse von Gütern und Dienstleistungen. 

Klassischer Beschaffungsprozess

Zum klassischen Beschaffungsprozess zählen standardisierte Schritte:

  • Bedarfsanalyse
  • Analyse potenzieller Beschaffungsmärkte
  • Auswahl geeigneter Beschaffungsmarktsegmente
  • Suche potenzieller Lieferanten
  • Analyse potenzieller Lieferanten
  • Vertragsverhandlungen
  • Vertragsabschluss[1]
  • Bestell-/Beschaffungsprozess
  • Lieferung
  • Rechnungsstellung
  • Bezahlung

Der Beschaffungsprozess ist aufwändig, enthält viele manuelle Schritte und mannigfaltige Schnittstellen zu internen Abteilungen. Unternehmen stellen von papierbasierter Beschaffung auf ein „papierloses Büro“ und automatisierte Prozesse um, wo Bestellscheine überflüssig sind und möglichst alle Informationen bzw. Daten elektronisch fließen.

Digitalisierung des Beschaffungsprozesses

Im Rahmen der Digitalisierung wird der gesamte Beschaffungsprozess effizienter gestaltet. Sämtliche Schritte werden innerhalb eines Procure-to Pay-Prozesses abgebildet. Unternehmen können Bestellungen über ERP-Programme in die eigene Datenbank einpflegen. Ratsam ist, spezifische Einkaufslösungen und Tools anzudocken, die zukunftsfähig sind. Via Open Catalog Interface (OCI) - eine standardisierte, offene Datenschnittstelle - gelangen Bestelldaten automatisch in das ERP-System des Unternehmens. Systemkonforme Bestellungen und anschließende Verbuchungen werden möglich. 

Ziele von elektronischer Beschaffung

Ziele: Vereinfachung des Bestellprozesses ohne Medienbrüche, beschleunigte Bestellvorgänge, Kostenersparnis. 

Vorteile von E-Procurement

Die elektronische Beschaffung hat in erster Linie wirtschaftliche Vorteile für das Unternehmen. Neben reduzierten Prozesskosten werden weniger Mitarbeiterkapazitäten für den Einkauf benötigt. Weitere Vorteile:

  • Lieferbedingungen und Zahlungsvereinbarungen mit einzelnen Lieferanten müssen nicht immer wieder neu ausgehandelt werden
  • Vereinfachter Vergleich einzelner Lieferanten
  • Schnelle und unkomplizierte Kontaktaufnahme zu Lieferanten
  • Durch die Nutzung von ERP Programmen stellen Unternehmen sicher, dass die Datenbank in Bezug auf die Lagerbestände stets aktuell ist
  • Automatisierte Bestellvorgänge über OCI sparen Zeit

Risiken von E-Procurement

E-Procurement birgt in erster Linie das Risiko, dass durch die automatisierte Beschaffung Preisänderungen erst bei Rechnungsstellung deutlich werden und im Vorfeld nicht erkannt werden. Dies führt unter Umständen zu unerwarteten Mehrausgaben und kann dem Abnehmer finanziellen Schaden zufügen.[2] Da Unternehmen für die Nutzung von E-Procurement neue Systeme integrieren müssen, entsteht zunächst ein zusätzlicher Aufwand. Dies kann durch eine schlechte Akzeptanz bei Mitarbeitern und Lieferanten weitere Probleme bewirken. Die steigende Integration der Lieferanten erhöht die Abhängigkeit des Unternehmens. Das bindet sich auf längere Sicht an einen Lieferanten und kann so weniger flexibel agieren.

Varianten von E-Procurement-Systemen

Generell wird zwischen drei Varianten von E-Procurement-Systemen unterschieden, die je nach Ausrichtung unterschiedliche Funktionen erfüllen.

Lieferantensysteme (Sell-Side-Lösungen) wie Online-Shops

Um ein Lieferantensystem nutzen zu können, muss der Kunde bestimmte Anforderungen, die vom Lieferanten vorgegeben sind, erfüllen. So ist beispielsweise eine Registrierung im System des Lieferanten erforderlich oder es muss aus Sicherheitsgründen eine VPN-Verbindung eingerichtet werden.

Nach der Registrierung, ähnlich wie in einem Online-Shop, hat das Unternehmen auf interne Kataloge des Lieferanten Zugriff und kann direkt dort online bestellen. Nachteil: Eine Integration in die eigene Datenbank durch ERP-Programme ist nur bedingt möglicht.

Beschaffersysteme (Buy-Side-Lösungen) wie Desktop-Purchasing-System

Bei Buy-Side-Lösungen definieren die Beschaffer, also die bestellenden Unternehmen, die Anforderungen an den Lieferanten. Das bezieht sich sowohl auf die inhaltlichen Vorgaben zu Lieferdatum, Lieferumfang und Wiederholung der Lieferungen als auch auf die technischen Anforderungen bezüglich der Kataloge. Lieferanten stellen die Informationen über ihre Waren und Leistungen elektronisch bereit. Über ein Desktop-Purchasing-System (DPS) werden die externen Kataloge der Lieferanten in die eigenen ERP-Systeme eingepflegt, und die Mitarbeiter bestellen direkt über das eigene Open Catalog Interface (OCI).

Zu bedenken ist der erhöhte Aufwand für die Katalogintegration. Nicht jeder Lieferant erfüllt die technischen Anforderungen, um in ein DPS eingepflegt zu werden, was den Lieferantenpool automatisch kleiner macht.[4]

Elektronische Marktplätze (Many-to-Many-Lösungen) wie Crowdfox

Die dritte Option für E-Procurement-Systeme sind elektronische Marktplätze. Hier bieten Unternehmen und Lieferanten genormte Schnittstellen zum elektronischen Datenaustausch an. Dieser ist mit einer Gebühr verbunden. Unternehmen und Lieferanten haben hier die Möglichkeit, aus einem großen Pool an Geschäftspartnern auszuwählen. Sie sparen Kosten, da das Einrichten eigener Systeme entfällt.

Nachteilig an Many-to-Many-Lösungen ist die erschwerte Datenintegration in hauseigene Systeme, da alle Daten in erster Linie online zur Verfügung stehen. Außerdem müssen Unternehmen auch bei dieser Lösung mit Kosten rechnen, da der Abruf von Daten jedes Mal mit Kosten verbunden ist.

Praxisbeispiel eines Beschaffungsprozesses über E-Procurement

Wenn ein Unternehmen von einem bestimmten Zulieferer die Rohstoffe für die Herstellung eines Produkts benötigt, bestellt der Einkauf in der Regel dort seine Produkte auf regelmäßiger Basis. Der Zulieferer wünscht sich eine standardisierte Datenvorhaltung, um die Kommunikation mit den Kunden effizient und unkompliziert gestalten zu können. Eine automatische Schnittstelle wird dann von beiden Parteien genutzt, um folgende Informationen auszutauschen:

  • Warenbestände beim Kunden
  • Lieferlisten
  • Mengenangaben für einzelne Waren
  • Rechnungsbeträge inklusive Zahlungsziel

Diese Datenbanken können über ERP-Systeme in beiden Unternehmen direkt integriert werden, sodass alle Mitglieder Zugriff auf die Datenbanken haben. Bei einer Buy-Side-Lösung greift das Unternehmen über einen internen Katalog auf die Daten des Lieferanten zu, bei einer Sell-Side-Lösung hingegen über das interne System des Lieferanten.

Der Beschaffungsprozess unter Anwendung eines Desktop Purchasing Systems (DPS)

Ein Desktop-Purchasing-System kommt immer dann zum Einsatz, wenn die elektronische Beschaffung über eine Buy-Side-Lösung funktioniert. DPS werden mit dem internen ERP-Programm vernetzt, sodass die Daten aus der Datenbank des Unternehmens direkt umgesetzt werden können. Folgende Schritte werden mit einem DPS unterstützt:

  • Auswahl des Lieferanten
  • Warenbestandsüberprüfung
  • Überprüfung der Bestellung
  • Autorisierung des Bestellenden
  • Übertragung der Bestelldaten[5]

Die Rechnungsabwicklung wird nicht durch ein DPS unterstützt, allerdings kann die Rechnung direkt in das ERP-System eingepflegt werden.

Optimierter Beschaffungsprozess über Procure-to-Pay-Integration

Eine Procure-to-Pay oder Purchase-to-Pay-Integration (P2P) bietet dem Einkäufer Unterstützung bei der gesamten Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen. Das heißt, dass über ein Procure-to-Pay-System sowohl der Beschaffungsprozess als auch der Lieferprozess sowie Zahlung und Buchhaltung abgewickelt werden. Die Daten werden zudem automatisch in die eigene ERP-Datenbank übertragen. So werden Fehlerquellen minimiert. Weitere Vorteile:

Weniger Freitextbestellungen

Freitextbestellungen entstehen nicht aus einem Katalog heraus. Es handelt sich dabei um individuelle Beschreibungen des gewünschten Produktes in Textform. Diese Art der Bestellung erzeugt Schattensortimente. Diese Güter sind in der Datenbank von Unternehmen nicht erfasst und somit nicht im Lagerbestand aufgeführt.

Bei einer Procure-to-Pay-Integration im Rahmen der elektronischen Beschaffung stellen Lieferanten sämtliche relevanten Katalogdaten elektronisch bereit. Und alle Besteller bestellen ausschließlich über die Kataloge, die im internen System integriert sind, also über sogenannte Punch-out-Kataloge. So können Freitextbestellungen vermieden und alle bestellten Waren automatisch im unternehmenseigenen System erfasst werden.

Weniger Maverick Buying

Maverick Buying bezeichnet die Beschaffung außerhalb von standardisierten Beschaffungswegen. Das heißt, dass unterschiedliche Abteilungen Waren und Materialien bestellen, ohne den Einkauf in die Bestellung miteinzubeziehen und ohne die Lagerbestände vorab zu kontrollieren. Pflegt ein Unternehmen nun alle Lagerbestände durch eine Procure-to-Pay-Integration in das eigene ERP-System ein und sind Bestellungen ausschließlich über dieses System möglich, wird Maverick Buying konsequent verhindert.

Aus Bestellanforderern werden Besteller

Die elektronische Beschaffung trägt dazu bei, Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. In einem ERP-System ist es möglich, verschiedenen Abteilungen und den dort tätigen Mitarbeitern die Berechtigung zu erteilen, eine Bedarfsanforderung zu erstellen. Die Bedarfsanforderung geht an die Einkaufsabteilung, wo sie geprüft und die Bestellung schließlich beim Lieferanten aufgegeben wird.

Innerhalb des Systems ist es möglich, die Berechtigungen für die Auslösung einer Bestellung so zu verteilen, dass Bestellanforderer selbstständig die Bestellung beim Lieferanten aufgeben dürfen.  Diese Berechtigung kann zum Beispiel auf bestimmte Artikel oder auf einen maximalen Bestellwert beschränkt werden.

Einzelnachweise

[1]https://beschaffung-aktuell.industrie.de/allgemein/sparen-lohnt-sich-auch-in-kleineren-unternehmen/#slider-intro-1

[2]https://www.marktundmittelstand.de/einkauf/probleme-beim-e-procurement-1113761

[3]https://vorlesungen.info/node/1168

[4]https://www.itwissen.info/DPS-desktop-purchasing-system.html

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