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Einkaufsprozess


Wie ist der strategische Einkaufsprozess definiert?

Im Gegensatz zum operativen Einkauf betrachtet der strategischeEinkauf Prozesse, Beziehungen und das Beschaffungsportfolio ganzheitlich; er plant, definiert, steuert und blickt voraus. Im Fokus seiner Strategien stehen unter anderem: 

  • Versorgungssicherheit heute und morgen
  • stabile und sichere Prozesse (Compliance, Nachhaltigkeit, Risk, P2P, IT)
  • Lieferantenmanagement, Kollaboration
  • Verträge, Recht
  • Beschaffungsmarktanalyse
  • Kostenstrukturen
  • Qualität
  • Generierung von Innovation
  • Investitionen
  • Make-or-buy 
  • Personalplanung

Schritte im Einkaufsprozess

Der strategische Einkaufsprozess besteht aus fünf Schritten.[1]

Schritte im Einkaufsprozess

Abbildung: Abbildung 1: Strategischer Einkauf - Aufgaben


Schritt
Beschreibung
1. Zielsetzung

Die Ziele leiten sich aus der Einkaufs- und Unternehmensstrategie ab. Dazu ist es notwendig, Unternehmens- und Einkaufsstrategie zu harmonisieren und konkrete Ziele für einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren zu definieren.

2. Kennzahlen festlegenKennzahlen machen die Ziele messbar. Damit lässt sich der Einkaufsprozess steuern und die Zielerreichung überwachen.
3. Erfolgsmessung

Die Erfolgsmessung im Einkauf beinhaltet:

  • Definition von Maßzahlen
  • Definition von Schnittstellen zum Controlling
  • Auswirkungen des Erfolgs sind in der Gewinn- und Verlustrechnung darstellbar
  • Effekte finden in der weiteren Unternehmensplanung berücksichtigung
4. Berichtswesen

Im Berichtswesen lässt sich der Einkaufsprozess darstellen. Dazu sind

  • Berichtsinhalte und -empfänger zu definieren
  • Inhalte zu visualisieren
  • Konzept für den Reportingprozess zu erstellen
  • IT-gestützte Kennzahlenerhebung zu definieren

Den Berichten sollten zudem die folgenden Informationen zu entnehmen sein:

  • Abgrenzung des strategischen Einkaufs gegenüber dem operativem Einkauf
  • Aufgaben strategischer Einkauf
  • Aufgaben operativer Einkauf, falls zur Abgrenzung nötig
  • Beschaffungsprozess Ablauf
5. Leistungssteigerung

Darüber hinaus kann der strategische Einkaufsprozess dazu beitragen, verschiedene Methoden der Leistungssteigerung im Einkauf einzuführen. Dazu gehören unter anderem:

  • Kostenanalyse für zugekaufte Teile 
  • Entscheidung über Eigenproduktion, Zukauf oder Kooperation bei bestimmten Teilen
  • Analyse der Rohstoffpreise und Prognose zu Preisentwicklungen
  • Materialgruppenmanagement
  • Betrachtung der Total-Cost-of-Ownership (Betriebsgesamtkosten)

Einkaufsoptimierung mit E-Procurement

Ziel von E-Procurement im Einkaufsprozess ist es, Prozesse effizienter zu gestalten und Transaktionskosten zu reduzieren. Durch die Automatisierung administrativer Vorgänge lassen sich deutliche Einsparungen erzielen. Das gilt zum Beispiel für das Bestell- und Rechnungswesen und für die Auswahl passender Produkte und Lieferanten. Vorgänge lassen sich besser dokumentieren und kontrollieren. Weiterer Vorteil: höhere Flexibilität. So lassen sich beispielsweise durch die Optimierung der Lagerbestände Kosten reduzieren. Der intelligente Einsatz von E-Procurement - kein Ausfüllen von Formularen mehr, kein Warten auf die Genehmigung des Vorgesetzten - setzt Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten frei.[2]

Einkaufsprozess optimieren: Verbesserung des operativen Einkaufs durch Procure-to-Pay-Integration

Procure-to-Pay oder auch Purchase-to-Pay (P2P; von der Bestellung bis zur Bezahlung) beinhaltet alle Aktivitäten des Einkaufsprozesses:

  • Warenbeschaffung
  • Wareneingang
  • Erhalt und Zahlung der Rechnungen

Der P2P-Prozess ist komplex, hierbei finden zahlreiche Prüf- und Freigabeprozesse statt, sowohl zwischen Kunden und Lieferanten als auch im Unternehmen. Durch die automatisierten Abläufe werden Fehlerquellen minimiert. Die einzelnen Prozessschritte sind transparent. Finanzielle Aufwendungen in Systeme und Tools sollten sich (je nach Integrationstiefe und Zielen) nach verhältnismäßig kurzer Zeit amortisiert haben (weniger Personal in der Administration, Umschichtung von Aufgaben, schnellere Verfügbarkeit von Produkten/Materialien/Services, bessere Preise etc.).[3]

Weniger Freitextbestellungen

Freitextbestellungen sind frei formulierte Beschreibungen, die bestellberechtigte Mitarbeiter oder Einkäufer an Lieferanten schicken. Häufig handelt es sich dabei um Produkte oder Dienstleistungen, die selten benötigt werden. Weil hier kein Standard greift, werden bei der Umsetzung (auch in der Buchhaltung) unnötig Ressourcen gebunden. Ziel ist also, Freitextbestellungen zu reduzieren bzw. auszuschließen. Dafür muss freilich die Sortimentsabdeckung im System erhöht werden. Lieferanten sind anzuhalten, die Informationen ihres Sortiments aktuell in hoher Qualität und laufend aktuell elektronisch zur Verfügung zu stellen.[4]

Weniger Maverick Buying

Maverick Buying, also das unkontrollierte Einkaufen ohne Einbeziehung der Beschaffungsabteilung, ist ineffektiv und ineffizient. Schon aus Compliancegründen müssen Unternehmen handeln. Ein elektronisches Beschaffungssystem sorgt für konkrete Vorgaben und Berechtigungen, für automatisierte Prozesse und kurze Durchlaufzeiten.

Aus Bestellanforderern werden Besteller

Im Rahmen automatisierter Prozesse können verschiedene Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen direkt Bestellungen im System auslösen. Im System ist festgelegt, wer über welches Budget verfügen darf und bei welchen Lieferanten in konkreten Bedarfsfällen zu ordern ist. Das Warten auf die Freigabe ist nicht mehr notwendig. Das spart Wege und Zeit. Das benötigte Material gelangt deutlich schneller in die Produktion bzw. an den jeweiligen Arbeitsplatz.

Mehr Zeit für den strategischen Einkauf

Im Idealfall sind die Unternehmenssysteme verbunden und harmonisiert. Eine andere große Herausforderung ist die Anbindung von Kunden bzw. Lieferanten. Die freigesetzten Kapazitäten stehen für die strategischen Aufgaben im Einkauf zur Verfügung. Weniger manuelle Datenaufbereitung und mehr strategische Steuerung führen zu einer deutlichen Erhöhung der Leistung im Einkauf und damit zur signifikanten Verbesserung des Wertbeitrags für das Unternehmen.

Einzelnachweise

[1] https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/strategische-einkaufssteuerung-ziele-kennzahlen-erfolgsmessung-und-reporting_idesk_PI11525_HI9679810.html

[2] https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/e-procurement-36810

[3] https://www.basware.com/de-de/blog/august-2016/was-bedeutet-purchase-to-pay

[4] https://beschaffung-aktuell.industrie.de/allgemein/gezielter-abbau-von-schattensortimenten/

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