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Electronic Data Interchange (EDI)

Definition: Was ist Electronic Data Interchange?

Electronic Data Interchange (EDI) beschreibt den Datenaustausch elektronischer Dokumente in einem Standardformat für Sender und Empfänger – ohne manuelle Erfassung. Strukturierte Daten lassen sich über Unternehmensgrenzen hinweg auf Basis internationaler Standards unabhängig von den jeweils in den Unternehmen genutzten Warenwirtschaftssystemen und Formaten austauschen bzw. direkt weiterverarbeiten.

Prozessoptimierung mit Electronic Data Interchange

Die manuelle Erfassung, Bearbeitung und Weiterleitung von Papierdokumenten (Beispiele: Aufträge, Bestellungen, Bestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine etc.) ist zeitintensiv und fehleranfällig – eine nichtwertschöpfende Tätigkeit, die Unternehmen tunlichst eliminieren wollen. Electronic Data Interchange verschlankt und beschleunigt die Prozesse. Die Systeme kommunizieren untereinander, ohne dass ein Mensch eingreifen muss.

Electronic Data Interchange ist allerdings auch kein unkomplizierter Selbstläufer, sondern ein Projekt, das entsprechende Budgets und die Bereitschaft der IT zum Mitmachen voraussetzt.

Dokumentenstandards für Electronic Data Interchange

Es existieren eine Reihe von Standards für den Datenaustausch elektronischer Dokumente. Beispiele (nach [1]):

ANSI ASC X12

1979 beauftragt vom American National Standards Institute (ANSI), entwickelt vom Accredited Standards Committee (ASC) X12; unterstützt auch die außerhalb der USA weit verbreiteten UN/EDIFACT-Nachrichten.

EANCOM

1987 von der EAN General Assembly (ursprünglich für den Einzelhandel) konzipiert und auf Grundlage des dann aufsteigenden internationalen UN/EDIFACT-Standards entwickelt; wuchs bis zur am weitest verbreiteten UN/EDIFACT-Untergruppe; nun auch in zahlreichen anderen Branchen wie im Gesundheitswesen, Baugewerbe und in der Werbung zu finden.

UN/EDIFACT

United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport; von den Vereinten Nationen entwickelt; die Wartung und Entwicklung erfolgt über das United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business (UN/CEFACT) unter der UN-Wirtschaftskommission für Europa; liefert mehrere Syntaxregeln für die Struktur, ein interaktives Austauschprotokoll und mehrere Standardnachrichten; der Standard wird weit verbreitet in Europa eingesetzt, viele Unternehmen haben ihn frühzeitig übernommen.

VDA

Der Verband der Automobilindustrie (VDA) VDA hat eine Reihe von Nachrichten entwickelt, um dem Bedarf von Unternehmen wie VW, Audi, Bosch, Continental und der Daimler AG zu entsprechen. [2]

Voraussetzungen für den Einsatz von Electronic Data Interchange

Voraussetzungen für funktionierenden Electronic Data Interchange in mehrere Richtungen sind u.a.[3]:

  • Lizenz für eine Globale Lokationsnummer (GLN)
  • Warenwirtschaftssystem zur Unternehmens- und Prozesssteuerung (muss Daten importieren und exportieren können)
  • präzise Erfassung und Pflege der Artikel- und Partnerstammdaten

Je nachdem welches Warenwirtschaftssystem genutzt wird, müssen gegebenenfalls neue Schnittstellen eingerichtet werden. Vielleicht bedarf es sogar einer Schulung durch den Softwareanbieter, um die neuen Funktionen sicher bedienen zu können. „Starten Sie den elektronischen Datenaustausch nach Möglichkeit mit einem erfahrenen Lieferanten.“ [3]

Einsatzmöglichkeiten des elektronischen Datenaustauschs in Unternehmen

Electronic Data Interchange ist in aller Munde. Größere Unternehmen sind bestrebt, zumindest ihre wichtigen Lieferanten in den EDI-Verkehr zu integrieren. Andere wollen möglichst viele Zulieferer einbinden. Das gelingt allerdings bisher nur bedingt, weil zuweilen viele kleinere Lieferanten das Adaptieren einer EDI-Lösung als zeitaufwändig sowie wartungs- und kostenintensiv für die eigene IT-Abteilung empfinden und darum nur zögerlich agieren oder sich gar dagegen sträuben.

Weitere Knackpunkte sind unterschiedliche Grundlagen des Electronic Data Interchange in anderen Ländern bzw. Branchen, ebenso der Umgang mit den vielen zumeist rudimentären Stammdaten und der Einordnung von Materialnummern.

Ziel muss sein, ein Verfahren zu standardisieren, dass allen Abnehmern und Lieferanten (auch kleinen!) das Anbinden so einfach wie möglich macht. Ohne Lieferantenmitwirkung kann es keine funktionierende digitale Prozesskette geben.

Ausblick: Erste Anbieter stellen derzeit neue Technologien auf Basis von künstlicher Intelligenz vor, die einen Austausch aller Dokumente für Zulieferer und Abnehmer im Vergleich zu Electronic Data Interchange oder OCR (Optische Zeichenerkennung, Optical Character Recognition; „ein Computer kann durch OCR Texte auf einem eingescannten Bild erkennen und diesen dann in ein einfaches Text-Dokument umwandeln“ [4]) anwenderfreundlich bei geringem Implementierungsaufwand ermöglichen; über eine einzige Verbindung, z.B. via App [5]). Nachrichten werden in andere Formate konvertiert, signiert, archiviert und dem Empfänger über jeweils entsprechende Protokolle zugestellt. Klassische EDI-Lösungen lassen sich so erweitern.

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Einzelnachweise

[1] EDI-Leitfaden, Open Text Software GmbH, Grasbrunn

[2] Verband der Automobilindustrie, VDA 4987 = Liefermeldung mit EDI V2.1 2018-12 VDA-Empfehlungen, 31. Dezember 2018

[3] European-Clearing-Center GmbH (ECC), Bergkamen

[4] Magazin „Chip“

[5] Schnellboote statt Tanker – und bitte alle Lieferanten unkompliziert an Bord nehmen, Artikel im Magazin „Beschaffung aktuell“, Sabine Ursel

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