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Freitextbestellungen

Definition: Was sind Freitextbestellungen?

Freitextbestellungen basieren auf frei formulierten Beschreibungen von bestellberechtigten Mitarbeitern und betreffen hauptsächlich die Beschaffung von C-Artikeln. Sie kommen jedoch auch im Bereich der A- und B-Artikel vor, wenn diese nicht im Artikelstamm angelegt sind. Vor allem bei C-Artikeln verursachen die so genannten Freitextbestellungen höhere Kosten im Vergleich zur Katalogbeschaffung. Anwender und Einkäufer lösen diese vor allem in den Fällen aus, in denen sie die zu beschaffenden Waren oder Dienstleistungen nicht aus einem eingebundenen Online-Katalog auswählen können.

„Mit ‚Freitextbestellungen‘ sind unvollständige Warenkörbe gemeint, die durch den Einkäufer weiter vervollständigt werden müssen. Hier kann der Warenkorb-Ersteller einfach einen Wunsch äußern, was benötigt wird, und der Einkäufer entscheidet, wo es bestellt wird.“ 1

Vor- und Nachteile von Freitextbestellungen

Vorteile von Freitextbestellungen

Für den Bedarfsanforderer sind Freitextbestellungen einfach und unkompliziert zu erstellen. Sie bieten Unternehmen eine gute Möglichkeit, ihr Sortiment aktiv zu pflegen. Durch eine systematische Analyse können regelmäßig bestellte Artikel als Standardprodukt in das Sortiment aufgenommen werden.

Nachteile von Freitextbestellungen

Bei ihrer Umsetzung während des Einkaufsprozesses binden Freitextbestellungen Ressourcen und verursachen Kosten. Sie werden häufig nicht standardisiert ausgelöst, sondern führen zu Bestellungen bei vielen verschiedenen Lieferanten, die buchhalterisch verwaltet werden müssen. Der erforderliche Abstimmungsaufwand zwischen Bedarfsträger und Einkaufsabteilung überlastet den operativen Bereich durch Rückfragen und Fehlkäufe sowie zeitintensive und komplexe Bearbeitungsprozesse.

Außerdem sind Freitextbestellungen schwierig zu evaluieren. Durch ihren Ad-hoc-Charakter verursachen sie beträchtliche Prozesskosten und tragen zur Entstehung unerwünschter Schattensortimente bei. Nicht zu unterschätzen ist auch die Compliance-Problematik: Freitextbestellungen können zu Einkaufsvorgängen führen, die von den unternehmensinternen Richtlinien für die Beschaffung abweichen.

Unternehmen, denen es gelingt, ihre Freitextbestellungen zu reduzieren und in kontrollierte Bahnen zu lenken, senken damit nicht nur ihre Prozess- und Beschaffungskosten, sondern erhöhen auch die Sicherheit.

Möglichkeiten zur Reduzierung von Freitextbestellungen

Viele Unternehmen nutzen elektronische Beschaffungssysteme, um ihre Ausgaben zu senken und den Einkauf zu einem zentralen Steuerungsinstrument umzugestalten. Intelligente E-Procurement-Strategien können damit auch zur Reduzierung hoher Kosten durch Freitextbestellungen und dem Abbau von Schattensortimenten beitragen, die ebenfalls Folgekosten verursachen. Die schrittweise Umsetzung zielgerichteter und strategischer Katalogbeschaffung ist die wichtigste Maßnahme, um die auf textuellen Beschreibungen basierenden Bestellungen wirksam reduzieren.2

Erhöhung der Sortimentsabdeckung

Ein erster Schritt besteht in der Erhöhung der Sortimentsabdeckung. Dazu sollten die Lieferanten angehalten werden, den Kunden ihre Katalogdaten elektronisch, in hoher Qualität und inhaltlich stets aktuell zur Verfügung zu stellen. Gerade große Unternehmen setzen auf die optimale Integration von Kunden und Lieferanten und erwarten eine Wertschöpfungskette, die weit über die transaktionsbasierte Anbindung der ERP-Systeme hinausgeht.

Integration über „Punch-out-Szenarien“

Manche Sortimente können nicht in Form eines elektronischen Katalogs publiziert werden, zum Beispiel wegen der hohen Preisdynamik, kurzer Produktlebenszeiten oder der Abhängigkeit von logistischen Gegebenheiten. Für diese Sortimente bietet sich die Integration über „Punch-out-Szenarien“ an. Dabei greift der Anwender aus der lokalen Beschaffungswelt seines Unternehmens auf die Webshops der Lieferanten zu und holt die gewünschten Waren mit Warenkörben in sein SRM- bzw. Katalog-System. Eine nahtlose Integration der beiden Systeme wird durch etablierte technische Standards wie die SAP-Schnittstelle „Open Catalog Interface“ (OCI) erreicht. Solche „Punch-out-Szenarien“ helfen Unternehmen durch eindeutige, lieferantenseitige Identifikation der Bestellpositionen, ihre Schattensortimente zu reduzieren. Crowdfox Professional bietet Lösungen zur Reduktion von Freitextbestellungen, die sowohl Punch-out-Varianten als auch statische Kataloge beinhalten.

Aufbau eigener Kataloge

Als zentrales Instrument für die Beschaffung von MRO-Gütern lässt sich das Katalogsystem auch im Bereich der Instandhaltung einsetzen. Zielsetzung ist dabei, Sortimente, die katalogbasiert beschaffbar sind, auch in der Instandhaltung über Kataloge einzukaufen. Der Vorteil: Neben einer höheren Bedarfsbündelung lässt sich Instandhaltung durch den strategischen Einkauf besser steuern.

Ausweitung der Katalogbeschaffung

Mit den vorgestellten Lösungsansätzen können beschaffende Unternehmen ihre Sortimentsabdeckung erhöhen und das meist schon vorhandene Instrument der Katalogbeschaffung strategischer und zielgerichteter einsetzen. Sie erhalten damit die Möglichkeit, ihre Freitextbestellungen und die kostenintensiven Schattensortimente wirksam einzudämmen.

Erfahren Sie hier, wie Sie mit der geschlossenen B2B-Plattform Crowdfox Professional Ihre Einkaufsprozesse optimieren und teure Freitextbestellungen reduzieren, auf Millionen Longtail-Artikel-Angebote tausender qualitätsgeprüfter Lieferanten zu Großkundenpreisen zugreifen und von vielen weiteren Vorteilen wie der der vollständigen Procure-to-Pay-Integration in Ihr IT-System, der Bedarfsbündelung und dem 1-Kreditor-Modell profitieren können.

Einzelnachweise

[1] https://www.unibas.ch%2Fdam%2Fjcr%3Ac7a7876e-6a14-4f21-9f08-5850fac5ce7a%2F0305%2520Anleitung%2520SRM%2520ITS.pdf

[2] https://beschaffung-aktuell.industrie.de/allgemein/gezielter-abbau-von-schattensortimenten/

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