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Guided Buying (geführter Einkauf)

Die Anwenderfreundlichkeit von SRM-Systemen ist eins der zentralen Themen im E-Procurement. Oftmals müssen Einkäufer umständlich eine Vielzahl sehr umfangreicher und nicht immer nutzerfreundlich gestalteter Online-Kataloge durchforsten, ohne den gewünschten Artikel finden zu können. Dies führt bei den Anforderern immer wieder zu Unzufriedenheit und vielfach auch zu teuren Freitextbestellungen. Hier soll die unterstützte Nutzerführung via Guided Buying Abhilfe schaffen.

Definition: Was ist Guided Buying?

Guided Buying ist eine Assistenzfunktion, die den Anwendern einen effizienten und komfortablen Einkauf ermöglicht. Anforderer und Einkäufer brauchen vor dem Bestellvorgang keine Anleitungen zu lesen, sondern halten automatisch die im Unternehmen festgelegten Beschaffungsrichtlinien ein. Der regelkonforme Einkauf von Artikeln und Services bei den bevorzugten Lieferanten vereinfacht sich damit deutlich und kann weitgehend ohne Einbindung der Einkaufsabteilung erfolgen.

Guided Buying als strategischer Ansatz

Die Akzeptanz eines SRM-Systems im Unternehmen steht in direktem Zusammenhang mit dessen Nutzerfreundlichkeit. Sie hat damit auch einen unmittelbaren Bezug zu den Leistungskennzahlen im Einkauf (Key Performance Indicators, KPI) wie kontraktkonforme Ausgaben, Einkaufsvolumen, Kosten je Bestellvorgang und mehr. Guided Buying zielt also nicht nur darauf ab, den Einkaufsvorgang für die Mitarbeiter zu vereinfachen, sondern verfolgt weitergehende strategische Ziele bei der Optimierung des Einkaufs.1

Im Idealfall findet der komplette operative Einkaufsprozess eigenständig und vollautomatisiert in den einzelnen Unternehmensbereichen statt – von der Artikelsuche und Bestellung über die Warenannahme bis zur Bezahlung. Die Einkaufsabteilung gewinnt damit den Freiraum, sich nahezu vollständig auf die strategischen Beschaffungsaspekte konzentrieren zu können. Nicht zuletzt bietet Guided Buying die Möglichkeit, lückenlos die Einhaltung der Compliance-Regeln zu kontrollieren: Einkaufsvorgaben lassen sich unternehmensspezifisch so konfigurieren, dass die Anwender im SRM-System ausschließlich zu den „regelkonformen“ Lieferanten, Artikeln oder Dienstleistungen geleitet werden.

Prinzipien des Guided Buying

Konzepte des Guided Buying werden häufig mit Begriffen wie „Google-ähnliche Suchfunktion“ umschrieben. Durch leichte Handhabung des SRM-Systems und eine intuitive Suchfunktion mit unterschiedlichen Kategorien soll die automatisierte Nutzerführung während des Einkaufs dazu beitragen, die gewünschten Artikel schnell und einfach finden.

Guided Buying zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

Automatische Vervollständigung

Wenn der User beginnt, einen Begriff in das Suchfenster zu tippen, bekommt er automatisch eine Option zu dessen Vervollständigung angezeigt. Die semantische Suche – wie z.B. „Meinten Sie xy?“ - hilft dem User damit bei der Suche nach einem Artikel, den er nicht genau spezifizieren konnte und bietet bei einem ungenauen Suchbegriff oder Vertipper weitere Optionen an. In der Suchfunktion von Crowdfox Professional kann ein Artikel auch durch die Aufzählung von Attributen gefunden werden.

Kits und Bundles

Um sicherzustellen, dass die Einkäufer ausschließlich Artikel ordern, die miteinander kompatibel sind – etwa ein Notebook mit dazu passender Maus und Tasche -, bekommen sie entsprechende Vorschläge angezeigt. Diese sind vor allem dann hilfreich, wenn mit den Artikeln oder Services eine bestimmte Haftung verbunden ist.

Vergleiche

Die Möglichkeit, Angebote verschiedener Lieferanten zu vergleichen, ist ein weiterer zentraler Bestandteil von Guided Buying. Eine entscheidende Rolle spielen dabei die Art und Weise, wie der Nutzer die Vergleichsinformationen angezeigt bekommt und die Qualität der Daten, die in den Vergleich eingehen. Hierbei bietet das Realtime-Vergleichsportal Crowdfox Professional bislang einzigartige Möglichkeiten.

Smart Forms

Ein Smart Form wird vom Einkauf und Kategorienmanagement konzipiert. Das reaktive Formular ermöglicht, eine aufeinander abgestimmte Kombination aus Produkten und Dienstleistungen von unterschiedlichen Lieferanten durch einen einzelnen Anforderungsprozess zu bestellen: Es passt sich bei der Eingabe der Einträge automatisch an und vereinfacht den Bestellprozess bei komplexen Projekten – zum Beispiel können die Einkäufer in einem Einzelhandelsunternehmen, das häufig neue Filialen in unterschiedlicher Größe eröffnet, über das Smart Form unkompliziert alle miteinander kompatiblen Artikel und Einrichtungsgegenstände bestellen, die sie zur Ladeneröffnung benötigen.

Vorteile des Guided Buying

Einfachheit

Jeder Einkaufsvorgang verläuft einfach und zielgerichtet. Die User erleben eine unkomplizierte, intelligente und lineare Einkaufserfahrung.

Komfort

Der Einkäufer findet alle gewünschten Artikel und Dienstleistungen an einer einzigen Stelle

Zusammenarbeit

Ein komfortabler und klar strukturierter Beschaffungsmechanismus fördert die Zusammenarbeit mit den bevorzugten Lieferanten per Selfservice.

Einfache Integration

Die bestehenden Genehmigungsverfahren und Kataloge von Bestandslieferanten lassen sich einfach in das SRM-System integrieren.

Compliance

Die automatisierte Führung erleichtert den Benutzern die Einhaltung der Richtlinien und lenkt sie in Richtung der passenden Artikel und der bevorzugten Lieferanten.

Anleitung

Intelligente Anleitungen hinsichtlich der Richtlinien und Einkaufskanäle sind in das Lieferantenmanagement integriert.

Guided Buying mit Crowdfox Professional

Die Realtime-Vergleichsplattform Crowdfox Professional führt über die UTIN® die identischen Artikel aus verschiedenen Katalogen zusammen, die in der Crowdfox Catalogue Cloud gespeichert sind. Der Anforderer bekommt damit sofort ein eindeutiges Suchergebnis mit dem aktuellen Bestpreis-Angebot angezeigt. Dies führt zu einer signifikanten Verbesserung der Suchergebnisse, einer deutlichen Reduzierung der Suchzeiten und einer höheren Zufriedenheit der Anwender.

Crowdfox Professional bietet seinen Anwendern damit deutliche Vorteile: Die zentrale Ausspielung aller Produkte in der Oberfläche des Vergleichsportals vereinfacht die Userführung erheblich und sorgt mittels konsolidierter Suchergebnisse, einem übersichtlichen Anbietervergleich, Elementen des Guided Buying, optimierten Warenkörben und weiteren Features für einen effizienten und schnellen Einkaufsprozess.

Einzelnachweise

[1]https://www.technik-einkauf.de/ratgeber/die-wichtigsten-kennzahlen-im-einkauf/

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