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Lieferantenbewertung

Professionelle Lieferantenbewertung ermöglicht es Unternehmen, Qualitätsstandards zu halten und Lieferantenbeziehungen weiter zu entwickeln.

Definition: Warum ist die Lieferantenbewertung wichtig?

Lieferantenbewertung ist essenziell, weil Zulieferer über die Qualität ihrer verkauften Dienstleistungen und Produkte Einfluss auf die betrieblichen Prozessabläufe ihrer Kunden nehmen. Unternehmen entwickeln ihre Produkte und Dienstleistungen stetig weiter, also müssen sie dies auch mit strategisch wichtigen Lieferanten tun. In diesem Zusammenhang ist eine fortlaufende Lieferantenbewertung erforderlich.

Begriffsklärung und Einordnung

Im Rahmen der Lieferantenbewertung wird die Leistungsfähigkeit von Lieferanten systematisch und umfassend beurteilt. Dabei stehen die Lieferanten im Fokus, die bereits für ein Unternehmen arbeiten und zu denen eine Historie vorliegt. Im Prozess des Lieferantenmanagements ordnet sich die Lieferantenbewertung wie folgt ein:[1]

Position der Lieferantenbewertung im Prozess des Lieferantenmanagements

Bedeutung und Ziele der Lieferantenbewertung

Die Lieferantenbewertung ist für ein Unternehmen von großem Nutzen. Mit einer sorgfältigen Bewertung wird ein Pool leistungsfähiger Lieferanten zusammengestellt, auf den die Firma im Bedarfsfall zugreifen kann. Da diese Geschäftspartner bestimmte festgelegte Kriterien erfüllen (Mindeststandards), liefern sie eine bestimmte geforderte Qualität innerhalb definierter Zeiträume zu bestimmten Konditionen.

Strategische Ziele

Auf strategischer Ebene verfolgt die Lieferantenbewertung das Ziel, Versorgungsrisiken und Abhängigkeiten zu minimieren. Zudem soll die Beschaffungsqualität verbessert werden.[2]  Mittelfristig geht es darum, die Lieferantenbasis einer Firma zu optimieren. In Abhängigkeit von den jeweiligen Liefer- und Leistungsgegenständen verfolgen Unternehmen das strategische Ziel, die Liefer- und Leistungsqualität fortlaufend zu verbessern und die Beschaffungskosten zu senken.

Zur Senkung des Versorgungsrisikos können auf strategischer Ebene bestimmte Maßnahmen ergriffen werden. Dazu gehört beispielsweise der Ansatz, Lieferanten zur Kooperation/Kollaboration anzuleiten, damit unternehmensübergreifende Abläufe verbessert und Kosten gesenkt werden können. Zudem lässt sich grundsätzlich durch die strategische Vergabe bestimmter Liefermengen eine wachsende Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten vermeiden.

Es gibt Lieferanten, die nicht oder nur unter Inkaufnahme hoher Kosten ersetzbar sind. Diese sind strategisch wichtig. Mögliche Abhängigkeiten können durch vorausschauende Maßnahmen wie den Aufbau von alternativen Lieferanten vermindert werden. Insgesamt steigern die Maßnahmen die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.

Die strategischen Ziele im Überblick: 

  • Beschaffungsqualität verbessern
  • Lieferqualität verbessern
  • Beschaffungskosten minimieren
  • Versorgungsrisiken senken
  • Kooperation und Integration verbessern
  • Wettbewerbsfähigkeit steigern

Operative Ziele

Operative Ziele der Lieferantenbewertung sind, die Lieferantenleistungen zu verbessern und die Beschaffungskosten weiter zu senken. Letzteres wird auch dadurch erreicht, dass Bestellungen automatisiert werden, was Zeit und Geld spart. Wird eine systematische Lieferantenbewertung vorgenommen, kann der Einkauf objektive Vergleiche durchführen und die Zusammenarbeit mit den besten Lieferanten fördern. Auf diese Weise lassen sich weniger leistungsfähige Lieferanten aussortieren und bestehende Geschäftsbeziehungen mit sich anbahnenden neuen Kontakten in Relation setzen.

Der Vorteil, den die Bündelung von Beschaffungsvolumen auf die wettbewerbsfähigsten Lieferanten mit sich bringt, ist, dass sich Kosteneinsparungen durchsetzen lassen. In einer Kunden-Lieferanten-Beziehung werden Geschäftsvorfälle abgewickelt; daraus ergeben sich entsprechende Argumente, die bei weiteren Preis- und Leistungsgesprächen herangezogen werden können. Zusätzlich lässt sich Verbesserungspotenzial erkennen, welches mit Hilfe der Lieferantenbewertung in konkreten Maßnahmen mündet.

Die operativen Ziele im Überblick:

  • objektive Vergleichbarkeit bestehender Lieferanten
  • Auslese der wettbewerbsfähigsten Lieferanten
  • punktuelle Vergleichbarkeit bestehender und potenzieller Lieferanten
  • Bündelung von Auftragsvolumen und sich daraus ergebende Preisvorteile
  • Verbesserte Position in Verhandlungen
  • Aufdecken von Verbesserungspotenzial bei Lieferungen und Leistungen

Anforderungen an die Lieferantenbewertung

Die Lieferantenbewertung erfolgt nach festgelegten Kriterien in einem definierten Prozess. Dabei wird die Performance eines Lieferanten unter verschiedenen Aspekten beurteilt.[3] Die Integration von Lieferanten in die Unternehmensabläufe gewinnt zunehmend an Bedeutung. Deshalb wachsen die Anforderungen, die Lieferanten erfüllen müssen. Um einen Pool von Lieferanten zu generieren, deren Akteure den betrieblichen Ansprüchen genügen, sollte die Auswahl auch unter diesen Aspekten erfolgen: 

  • Bereitschaft und Fähigkeit zur Kollaboration mit anderen Lieferanten
  • Beachtung der herrschenden Beschaffungssituation
  • Formulierung und Anwendung klarer Bewertungskriterien
  • Berücksichtigung von Qualität und Quantität
  • Effiziente Durchführung des Auswahlprozesses
  • Zielsetzung: Erstellung einer Lieferanten-Rangliste, basierend auf betrieblichen Kennzahlen 

Bewertungskriterien der Lieferantenbewertung

Es gibt unterschiedliche Bewertungskriterien für Lieferanten, die standardmäßig oder zusätzlich angelegt werden können. Welche Kriterien sinnvoll sind, hängt von der Beschaffungssituation und der langfristigen Strategie ab. Im Rahmen der Bewertung wird eine Gewichtung der Kriterien vorgenommen. Bedeutsame Kriterien erhalten hohes Gewicht (z.B. 10 Punkte), unbedeutende Kriterien werden geringer gewichtet (z.B. 1 Punkt). Aus den Bewertungskriterien in Kombination mit der Gewichtung ergeben sich schließlich Bewertungskennzahlen, die eine Lieferantenklassifizierung ermöglichen.

Standardbewertungskriterien zur Lieferantenbewertung

Welche Standardbewertungskriterien ein Unternehmen bei der Lieferantenbewertung einsetzt, ist eine individuelle Entscheidung, die von strategischen Aspekten und spezifischen Erfordernissen abhängt.[4] Die folgenden Kriterien finden sich häufig unter den Standards in Unternehmen, einzelne von ihnen können aber auch ganz oder teilweise als untergeordnete Zusatzkriterien Anwendung finden.

Quantität: Hohe Lieferkapazitäten sind positiv zu bewerten. Auch die Flexibilität hinsichtlich der Liefermenge ist ein wichtiger Aspekt. 

Qualität: Lieferungen und Leistungen müssen definierten Standards entsprechen. Der Lieferant muss über den korrespondierenden Technologiestand verfügen.

Finanzielle Aspekte: Zahlungsbedingungen, Angebotspreise sowie die Ergebnisse einer spezifischen Kosten-Nutzen-Analyse finden hier Eingang. 

Kooperation: Bereitschaft, sich auf veränderte Rahmenbedingungen einzulassen, Kommunikationsbereitschaft und die Fähigkeit, sich anzupassen.

Logistik: Standorte, Lieferzeiten, Termintreue, Abholservice und andere relevante Kriterien sind zu bewerten.

Innovationspotenzial: Technologische Kompetenz und betriebliche Kapazitäten im Bereich Forschung und Entwicklung.

Kundenservice: Serviceleistungen wie Garantie, Erreichbarkeit, Reklamationsabwicklung, Beschwerdemanagement finden hier ihren Niederschlag.

Nachhaltigkeit: Umweltverträglichkeit, soziale Verantwortung, Recyclingbereitschaft und andere Nachhaltigkeitsaspekte werden in dieser Kategorie bewertet.

Zusatzbewertungskriterien

Zusatzbewertungskriterien variieren in der Anzahl und richten sich nach betrieblichen Erfordernissen. Beispielsweise können Preisentwicklung und Fehlerquoten oder auch subjektive Faktoren eine Rolle spielen. Subjektiv wichtige Merkmale sind zum Beispiel:

  • Anzahl der Ansprechpartner für einen Vorgang
  • Reaktionsgeschwindigkeit auf E-Mails
  • Zusammenarbeit zwischen bestimmten Abteilungen
  • telefonische/persönliche Erreichbarkeit spezieller Ansprechpartner
  • Reklamationsquote
  • Kulanzverhalten

Bewertungskriterien bestehender Lieferanten

Bei bestehenden Lieferanten spielen die oben genannten Kriterien eine Rolle. Im Detail lassen sie sich individualisieren, um eine zielführende Lieferantenklassifizierung durchzuführen. Individuelle Angaben wie die folgenden sind nur möglich, wenn ein Lieferant bereits eine gewisse Zeit für einen Kunden tätig war.

  • Einhaltung der vereinbarten Liefermengen
  • Vollständigkeit, Zweckmäßigkeit, Richtigkeit der Lieferung
  • Beschädigungen/Fehlerrate
  • Langjähriges positives Lieferverhalten

Bewertungskriterien neuer Lieferanten

Falls es erforderlich wird, neue Lieferanten zu finden, werden ähnliche Bewertungskriterien angewendet wie bei den Bestandslieferanten. Allerdings fallen alle Aspekte heraus, die sich erst im Rahmen einer laufenden Geschäftsbeziehung ergeben. Hilfsweise dient beispielsweise eine Recherche im Internet dazu, Informationen über Mitarbeiterzufriedenheit oder Kundenzufriedenheit zu finden. Im Zuge der Klassifizierung neuer Lieferanten empfiehlt es sich, weitere spezielle Bewertungskriterien anzulegen:

  • Referenzen
  • Transparenz (keine versteckten Kosten im Angebot)
  • Garantieleistungen
  • Reaktionsgeschwindigkeit nach Angebotsaufforderung
  • Angebotsinhalte (vollständig oder nicht vollständig, maßgeschneidert oder allgemein)
  • Sortimentsbreite

Lieferantenaudit

Ein Lieferantenaudit ist gemäß DIN ISO 19011 „[...]ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind.“ [5]

Es handelt sich dabei um eine umfassende Bestandsaufnahme von Informationen, um Lieferanten zu beurteilen. Organisatorische und technische Aspekte werden zur Beurteilung der Leistungsfähigkeit eines Lieferanten aufgenommen und bewertet. Der Ist-Zustand wird dabei mit dem vertraglich vereinbarten Soll-Zustand verglichen. Relevante Differenzen werden fokussiert und der Lieferant dazu angehalten, diese auszugleichen. Ziel ist, dauerhaft einen gleichbleibend hohen Standard zu erhalten und eine positive Lieferantenentwicklung sicherzustellen.

Lieferantenaudits unter bestimmten Aspekten durchführen

Auch bei neuen Lieferanten sind Audits eine Möglichkeit, um geeignete Geschäftspartner zu finden. Große Unternehmen mit hohen Ansprüchen an die Liefer- und Leistungsqualität entscheiden sich dazu, im Rahmen ihres Qualitätsmanagements Lieferantenaudits durchzuführen. Experten empfehlen, nicht nur direkte Lieferanten einem Audit zu unterziehen, sondern auch Zulieferer.[6] Insbesondere mit Blick auf die soziale Verantwortung und den Nachhaltigkeits- und Umweltgedanken sind Audits entlang der Lieferkette für die seriöse und glaubwürdige Positionierung des Unternehmens am Markt unverzichtbar. In dieser Hinsicht können Lieferantenaudits unter einzelnen Aspekten durchgeführt werden, zum Beispiel in Form eines Umwelt- oder Ethikaudits.

Instrumente der Lieferantenbewertung

Instrumente zur Lieferantenbewertung können qualitativ oder quantitativ sein. In der Regel werden die Daten mit Hilfe einer Software ausgewertet. In kleinen Unternehmen ist die manuelle Erfassung in einer Kalkulationstabelle - zum Beispiel in Excel - durchaus üblich. Große Unternehmen nutzen komplexe EDV-Lösungen, die entweder vollautomatisch oder teilautomatisch arbeiten.

Welches Tool auch zum Einsatz kommt, es sollte regelmäßig angewendet werden. Die Auswertungen sollten in verständlicher Berichtsform aufbereitet werden, so dass die Nutzwertanalyse für das operative Tagesgeschäft und das strategische Management geeignet ist. Ebenfalls möglich sind Berichte, die den bewerteten Lieferanten dabei helfen, ihre eigenen Maßnahmen abzuleiten, um den Anforderungen dauerhaft gerecht zu werden.

Übersicht der Instrumente

Es gibt zur Lieferantenbewertung Kennzahlensysteme und Performance-Measurement-Systeme. Bei den Kennzahlensystemen steht die Funktionalität im Fokus. Bei Performance-Measurement-Systemen werden Lieferanten ganzheitlich betrachtet. Zum einen fließen finanzielle Kennzahlen ein, zum anderen Werte wie Kundenzufriedenheit, Mitarbeiter- oder Kulanzverhalten.

Im Rahmen der Kennzahlensysteme wird zwischen quantitativen und qualitativen Verfahren unterschieden, innerhalb derer Lieferanten bewertet werden.[7] Allerdings ist eine klare Abgrenzung nicht immer möglich, weil einige Methoden sowohl qualitative als auch quantitative Merkmale bewerten.

Quantitative Verfahren

Bei den quantitativen Verfahren werden berechenbare Kriterien zugrunde gelegt. Die Daten lassen sich mathematisch auswerten.

  • Bilanzanalyse
  • Preis-Entscheidungs-Analyse
  • Kosten-Entscheidungs-Analyse
  • Mathematische Programmierung
  • Kennzahlen
  • Optimierungsverfahren

Qualitative Verfahren

Qualitative Methoden dienen dazu, Lieferanten beschreibend, interpretierend und umfassend darzustellen. Auf der Grundlage von Klassifikationen oder Typologien werden differenzierte Ergebnisse erreicht, die die Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen erleichtern.[8] Die qualitativen Verfahren können grafisch, verbal oder numerisch dargestellt werden. Bekannte Verfahren sind:

  • Checklisten
  • Lieferantentypologie
  • Portfolio-Methode
  • Notensystem
  • Punktbewertung
  • Matrix-Approach
  • Nutzwertanalyse
  • Geldwertmethode

Lieferantenbewertung und Lieferantenklassifizierung mit quantitativen und qualitativen Methoden  

Die folgende Tabelle fasst die Vor- und Nachteile der quantitativen und qualitativen Methoden zusammen.[9] 


Quantitative Verfahren

Qualitative Verfahren

Vorteile
  • geben exakte Zahlen an
  • legen statistische Zusammenhänge dar
  • ermöglichen repräsentative Ergebnisse
  • kosten vergleichsweise weniger Zeit und Geld
  • sind objektiv
  • Ergebnisse sind vergleichbar
  • flexibel anpassbar
  • neue Sachverhalte können erfasst werden
  • subjektive Sichtweisen der Geschäftspartner werden ersichtlich
  • Lieferanten legen Schwerpunkte auf die aus ihrer Sicht relevanten Sachverhalte
  • Hintergründe lassen sich erfahren und Unklarheiten klären
  • wertvolle, aussagekräftige Inhalte
  • subjektiv 
Nachteile
  • nicht flexibel
  • Ursachen bleiben unentdeckt
  • Verbesserungsvorschläge sind nicht ableitbar
  • kosten vergleichsweise deutlich mehr Zeit und Geld
  • Interviewpartner müssen in der Lage sein, die Fragen aussagekräftig zu beantworten. Ist das nicht gegeben verliert das qualitative Verfahren an Wert
  • Auswertung ist aufwendig
  • Zahlenmäßige Angaben fehlen

Quantitative Methoden zur Lieferantenbewertung und -klassifizierung sind praktisch in der Anwendung und liefern vergleichbare Ergebnisse. Sie werden von vielen Firmen bevorzugt, weil sie schnell, kostengünstig und brauchbar sind. Qualitative Methoden oder Teilbereiche daraus können ergänzend zu den quantitativen Methoden eingesetzt werden. Sie vervollständigen das sachliche Bild durch subjektive individuelle Aspekte.

Einzelnachweise

[1]http://www.online-lehrbuch-bwl.de/lehrbuch/kap2/liefmgt/liefmgt.pdf

[2]http://www.lieferanten-management.com/lieferantenmanagement/ziele-des-lieferantenmanagements/

[3]http://www.lieferanten-management.com/lieferantenmanagement/der-prozess/lieferantenbewertung/

[4]http://www.lieferanten-management.com/lieferantenmanagement/der-prozess/lieferantenbewertung/

[5]https://www.tuev-media.de/leseprob/lp_90580_04310.pdf?WA=LP_QMB

[6]Andreas Wieland und Robert B. Handfield (2013): The Socially Responsible Supply Chain: An Imperative for Global Corporations Supply Chain Management Review, Vol. 17, No. 5, S. 22–29.

[7]https://link.springer.com/chapter/10.1007%2F978-3-8349-7186-9_3

[8]http://nosnos.synology.me/MethodenlisteUniKarlsruhe/imihome.imi.uni-karlsruhe.de/nquantitative_vs_qualitative_methoden_b.html

[9]http://nosnos.synology.me/MethodenlisteUniKarlsruhe/imihome.imi.uni-karlsruhe.de/nquantitative_vs_qualitative_methoden_b.html

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