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Lieferantenmanagement

Durch professionelles Lieferantenmanagement steigern Unternehmen ihre Qualität und sparen zugleich Kosten und Zeit.

Definition: Was ist Lieferantenmanagement?

Lieferantenmanagement gestaltet, lenkt und entwickelt die allgemeinen Abnehmer-Lieferanten-Beziehungen.[1]

Ziele des Lieferantenmanagements

Lieferantenmanagements zielt auf ...

  • Reduzierung oder Minimierung von Beschaffungskosten
  • Optimierung des Beschaffungsprozesses, um so zeiteffizient wie möglich zu arbeiten
  • langfristige Sicherung der Versorgung
  • Operational excellence, also eine ständige Verbesserung der Prozesse in der Beschaffung
  • Verbesserung der Liefertermintreue

Kunden-Lieferanten-Beziehung

Mithilfe des Supplier Relationship Management (SRM) binden Unternehmen ihre Lieferanten enger an sich. Im SRM-System werden alle Angaben zu den Lieferanten - wie lieferbare Produkte, Konditionen, Qualität und mögliche Risiken - zentral verwaltet. Lieferant und Unternehmen sind im Rahmen von E-Procurement online miteinander verbunden. Das soll dazu beitragen, die gesamte Wertschöpfung vom Lieferanten bis zum Endkunden zu verbessern.[2]

Dazu ist zunächst eine Lieferantenbewertung notwendig. Der Aufwand lohnt nur, wenn beide Seiten profitieren. Bei der Lieferantenbewertung spielen beispielsweise das Einkaufsvolumen und die strategische Bedeutung des Lieferanten eine Rolle. Eine strategische Bedeutung haben jene Lieferanten, deren Produkte wesentlich zur Qualität der Produkte des Abnehmerunternehmens beitragen. Sie sind für den Erfolg des Unternehmens wichtig, oder das Unternehmen ist technologisch von seinem Lieferanten abhängig.

Prozessschritte des Lieferantenmanagements

Im Rahmen des Lieferantenmanagements sind folgende Schritte besonders wichtig:

  • Lieferantenbewertung: Erfassung der Lieferanten anhand einheitlicher Kriterien nach Leistungsfähigkeit
  • Lieferantenentwicklung: Festlegung von Zielvorgaben mithilfe gemeinsamer Optimierungsprogramme
  • Lieferantenintegration: Erweiterung des Aufgabenspektrums der Lieferanten, um Aktivitäten mit der Zeit vorzuverlagern
  • Lieferantencontrollling: ständige Überprüfung der Zielerfüllungsgrade, um Schwächen frühzeitig zu entdecken und zu beseitigen

Operatives Lieferantenmanagement

Beim operativen Lieferantenmanagement geht es in erster Linie um die Bewertung und Förderung von Lieferanten. Die kontinuierliche Bewertung der Leistungen der einzelnen Lieferanten macht es möglich, gezielte Maßnahmen zur Lieferantenförderung zu erarbeiten. Die operativen Ziele sind dabei in erster Linie, die Leistung der Lieferanten zu erhöhen und gleichzeitig die Beschaffungskosten zu senken. Dazu ist eine transparente Lieferantenbasis notwendig, um die Lieferanten objektiv zu vergleichen. Das Lieferantenportfolio enthält nur die wettbewerbsfähigsten Lieferanten.

Lieferantenidentifikation, Lieferanteneingrenzung und Lieferantenanalyse

Lieferantenidentifikation ist der erste Schritt bei der Auswahl der Lieferanten. Dazu legen Unternehmen eine umfangreiche Lieferantendatenbank an, die potenzielle Zuliefererunternehmen enthält. Diese Datenbank wird in einem weiteren Schritt mithilfe bestimmter, vom Unternehmen festgelegten Kriterien eingeschränkt. Im Rahmen dieser Lieferanteneingrenzung werden die Lieferanten ausgewählt, die den Preis-Leistungs-Verhältnissen des Unternehmens entsprechen.

Für die Lieferantenanalyse beobachtet ein Unternehmen ausgewählte Lieferanten über einen bestimmten längeren Zeitraum. Dabei kommen verschiedene Verfahren, Daten und Kennzahlen zum Einsatz, wie etwa die Bilanzanalyse und die Berechnung und der Vergleich von Kennzahlen. Ziel dabei ist es, den jeweils besten Lieferanten zu finden.

Lieferantenbewertung

Nach der Lieferantenanalyse folgt deren Bewertung, die eine systematische und umfassende Beurteilung der Leistungsfähigkeit der ausgewählten Lieferanten bedeutet.

ABC-Analyse der Lieferanten

Mithilfe der ABC-Analyse lässt sich die Wichtigkeit eines Objektes bestimmen. Es handelt sich dabei um ein gängiges Verfahren in der Betriebswirtschaft. Unternehmen analysieren so die Ist-Situation, um Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen und Prioritäten festzulegen. Die gängigste Klassifikation für die Analyse der Lieferanten ist die Einteilung nach Einkaufsvolumen und die Klassifizierung in drei Gruppen: [3]

  • Gruppe A:  wichtigste und umsatzstärkste Gruppe

A-Lieferanten sind von großer Bedeutung, da sie die wichtigen umsatzstarken A-Güter liefern. Sie genießen in der Regel bevorzugte Behandlung. Die Kunden-Lieferanten-Beziehung ist sehr eng. Häufig übernehmen diese Lieferanten Zusatzaufgaben und sind für das Unternehmen von großem Nutzen.

  • Gruppe B: diese Gruppe ist wichtig und bringt eine mittlere Umsatzstärke

B-Lieferanten sind für die Unternehmen von mittlerer Bedeutung und bringen es nur auf eine mittlere Umsatzstärke. Die Kunden-Lieferanten-Beziehung ist nicht so intensiv wie die der Gruppe A.

  • Gruppe C: weniger wichtig und umsatzschwach

Die Gruppe der C-Lieferanten umfasst circa 70 bis 80 Prozent der Zulieferer. Die Umsätze der Lieferanten durch das Unternehmen sind gering. Die Kunden-Lieferanten-Beziehung ist kostenarm gestaltet, weil die Lieferanten umsatzschwach und weniger wichtig sind. Bei den gelieferten Gütern handelt es sich häufig um für das Unternehmen zwar relevante, aber nicht direkt mit den Waren oder Materialien verknüpfte Güter.

Portfolioanalyse der Lieferanten

Bei der Portfolioanalyse der Lieferanten fließen externe Faktoren oder potenzielle Risiken, Bedrohungen oder Gefahren mit ein. Sie beschreiben den externen Beschaffungsmarkt. Zu den Faktoren zählen:

  • Marktanteil der Lieferanten
  • Verfügbarkeit der Produktbestandteile
  • Risiko der Lieferantenabhängigkeit
  • Preisschwankungen für die Produkte, beispielsweise bei Rohstoffen
  • Aufwand für die Beschaffung

Demgegenüber stehen Faktoren, die die Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg widerspiegeln:

  • Bedeutung für Umsatz oder Gewinn des Unternehmens
  • Anzahl der betroffenen Geschäftseinheiten, Bereiche oder Produkte
  • Folgen für Qualität, Lieferfähigkeit oder Prozessstabilität
  • Konsequenzen für Kundenzufriedenheit oder Stellung im Wettbewerb

Betrachtungsobjekte sind die Produkte oder Produktbestandteile, wie Rohstoffe, Materialien, funktionsentscheidende Teile, Ressourcen für die Prozesssicherheit.

Strategisches Lieferantenmanagement

Im Mittelpunkt des strategischen Lieferantenmanagements stehen strategische Maßnahmen zur Auswahl der Lieferanten im Hinblick auf die Beschaffungsziele. Das strategische Lieferantenmanagement umfasst folgende Aufgaben:

  • Auswahl und Beurteilung der Lieferanten
  • Pflege der Lieferantenbeziehungen, um das Vertrauen in der Abnehmer-Lieferanten-Beziehung zu verbessern.
  • Entwicklung der Lieferanten, um Lieferanten aktiv zu unterstützen

Lieferantenentwicklung

Die Lieferantenentwicklung kann aktiv oder passiv erfolgen. Bei beiden Formen sind eine konkrete Zieldefinition und das Festlegen eines Zeitrahmens notwendig. Fortschrittsüberwachung und Erfolgskontrolle tragen dazu bei, rechtzeitig bei Fehlentwicklungen oder Verzögerungen gegenzusteuern.[4]

Unter passiver Lieferantenentwicklung ist die Lieferantenselbstentwicklung zu verstehen. Dabei definiert das belieferte Unternehmen die Ziele und stellt das entsprechende Know-how zur Verfügung. Der Lieferant optimiert seine Performance eigenständig. Die notwendigen Maßnahmen zur Zielerreichung definiert der Lieferant selbst. Das belieferte Unternehmen ist nicht am operativen Verbesserungsprozess beteiligt, sodass es notwendig ist, den Fortschritt sehr genau zu überwachen. Diese Form der Lieferantenentwicklung findet bei strategisch weniger wichtigen Lieferanten Anwendung.

Die aktive Lieferantenentwicklung besteht aus gemeinsam von Unternehmen und Lieferant festgelegten und durchgeführten Maßnahmen. Dabei engagieren sich die Unternehmen sehr, weil die Produkte der Lieferanten eine hohe strategische Bedeutung für die Leistungserstellung haben. In größeren Unternehmen gibt es feste Teams oder Abteilungen, die sich nur mit der aktiven Lieferantenentwicklung befassen.

Lieferantenauswahl

Bei der Lieferantenauswahl stellt das beschaffende Unternehmen aufgrund seiner ganz individuellen Kriterien das optimale Portfolio an Zulieferern zusammen.

Lieferantencontrolling

Eng an die Auswahl der Lieferanten ist das Lieferantencontrolling geknüpft. Dabei legt das Unternehmen Hauptbewertungskriterien, Prozesse und Kompetenzen fest, die im Rahmen des Lieferantencontrollings regelmäßig kontrolliert werden. Erreicht ein Lieferant die Zielvorgaben nicht, muss er entweder seine Prozesse optimieren oder das Unternehmen beendet die Zusammenarbeit. Bei der Steuerung der Lieferantenbeziehung stellen Lieferantenauswahl und Lieferantencontrolling die Hauptaufgaben dar.

Verbessertes Lieferantenmanagement mit E-Procurement

Im Rahmen von E-Procurement werden Prozesse elektronisch abgewickelt, wodurch die Einkaufskosten sinken.[5] Gründe dafür sind:

  • Transaktionskosten sinken
  • Kommunikation ist leichter und schneller
  • Preise sind transparent
  • Lieferantenzahl lässt sich reduzieren

Procure-to-Pay-Integration setzt Ressourcen frei

Im Rahmen von E-Procurement lassen sich alle Prozesse automatisieren, von der Bestellung bis zur Bezahlung. Wenn sich kein Mitarbeiter mehr um jeden Prozessschritt kümmern muss, werden dadurch Ressourcen freigesetzt.

Weniger Freitextbestellung

Freitextbestellungen verursachen in den Unternehmen einen Mehraufwand. Wenn Lieferanten ihr Katalogmanagement optimieren, werden Freitextbestellungen überflüssig, denn alle Produkte sind gelistet und lassen sich mit einem Mausklick bestellen.

Weniger Maverick Buying

E-Procurement kann auch dazu führen, das Maverick Buying zu reduzieren. Die Genehmigungswege sind einfacher, Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen können teilweise selbst bestellen, weil im System alle Bedingungen voreingestellt sind.

Aus Bestellanforderer wird Besteller

Durch E-Procurement haben Bestellanforderer, die vor der Implementierung ihre Bestellung an den Einkauf geschickt haben und dann warten mussten, die Möglichkeit, selbst zum Besteller zu werden. Durch entsprechende Einstellungen in den Systemen können Bestellungen von jeder Abteilung aus ausgelöst werden.

Mehr Zeit für strategisches Lieferantenmanagement

E-Procurement kann dazu beitragen, dass die Mitarbeiter im Einkauf entlastet werden, weil sie nicht mehr jeden Bleistift selbst bestellen müssen. Voraussetzung dafür ist ein gutes Lieferantenmanagement. Die Zeit, die die Mitarbeiter damit gewinnen, können sie in das strategische Lieferantenmanagement investieren, um dort mehr und mehr operational Excellence zu erreichen.

Einzelnachweise

[1] http://www.online-lehrbuch-bwl.de/lehrbuch/kap2/liefmgt/liefmgt.pdf

[2] http://www.online-lehrbuch-bwl.de/lehrbuch/gst_kap5/KuLiBezie/KuliBezie.htm

[3] https://www.einkaeufer-akademie.de/gratis-knowhow/fachbeitraege/lieferantenbewertung/lieferantenmanagement/

[4] http://www.lieferanten-management.com/lieferantenmanagement/der-prozess/lieferantenentwicklung/

[5] http://www.online-lehrbuch-bwl.de/lehrbuch/kap2/liefmgt/liefmgt.pdf

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