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MRO

MRO-Güter gehören zum indirekten Bedarf eines Unternehmens. Eine elektronische Beschaffung dieser Güter erhöht die Effizienz und senkt die Kostens.

Definition: Was bedeutet MRO?

MRO steht für die drei Begriffe Maintenance (Wartung), Repair (Reparatur) und Operations (Betrieb). Die Abkürzung MRO-Güter bezeichnet also sämtliche Güter, die zum indirekten Bedarf eines Unternehmens zählen.[1]

Was ist ein MRO-Betrieb? 

Zum MRO-Sektor zählen Hersteller und Lieferanten von Büroartikeln, Ersatzteilen und Werkzeugen. Branchenspezifische Betriebe sind beispielsweise Hersteller von medizinischen Einmalhandschuhen, die nur an Krankenhäuser und Arztpraxen liefern. Büroartikelhändler, die ausschließlich an Unternehmen verkaufen, zählen zu branchenübergreifenden Händlern.

Was sind Güter aus den Bereichen Maintenance, Repair and Operations?

Zu den MRO-Gütern gehören unter anderem:

  • Büromaterial
  • Hygienepapiere
  • Handschuhe
  • schnell verschleißende Werkzeuge
  • Ersatzteile
  • Material zur Instandhaltung
  • Regale und Einrichtungsgegenstände

Sie haben in vielen Fällen einen geringen materiellen Wert sowie eine geringe strategische Bedeutung. Außerdem werden MRO-Güter unregelmäßig bestellt. Bei der ABC-Analyse von Gütern fallen MRO-Güter in die Klasse der C-Teile.[2]

Unterschied direkte und indirekte Materialien (Nicht-Produktionsmaterial) 

Die Besonderheit von MRO-Gütern liegt darin, dass sie nicht direkt in das Endprodukt einfließen und auch nicht direkt weiterverkauft werden.[3] Der Unterteilung in „direkte“ und „indirekte“ Materialien liegt der Verwendungszweck der einzelnen Artikel zugrunde. Direkte Materialien gehen nach dem Einkauf in die Produktion oder den Verkauf ein. Zu dieser Warengruppe gehören Rohstoffe und Materialien, die direkt im Produkt verbaut werden, aber auch Endprodukte, die beispielsweise im Einzelhandel weiterverkauft werden. Indirekte Materialien (auch Nicht-Produktionsmaterial; NPO) sind alle Güter im Einkauf, die nicht direkt in den Produktionsprozess einfließen, etwa Kugelschreiber, Handschuhe, Toner, Kopierpapier etc.

Elektronische Beschaffung von MRO-Gütern

Um die Beschaffung von MRO-Gütern möglichst effizient zu gestalten, ist es sinnvoll, auf elektronische Beschaffungsprozesse, sogenannte E-Procurement-Systeme, zurückzugreifen. Mit Hilfe eines Desktop-Purchasing-Systems (DPS) können die Beschaffungsprozesse automatisiert und verkürzt werden. Gründe hierfür sind:

  • Jede Abteilung kann die benötigten Artikel selbst bestellen.
  • Vertragsverhandlungen mit einzelnen Lieferanten entfallen, da ein längerfristiger Vertrag geschlossen wurde.
  • Die Abwicklung des Einkaufs erfolgt automatisiert.

Die automatisierte Abwicklung des Einkaufs erfolgt durch die entsprechende Unternehmenssoftware, ein ERP Programm, das alle relevanten Informationen direkt in die Datenbank des Unternehmens überträgt. Diese Informationen umfassen Angaben zum Lieferanten, zum Warenkorb, zur Lieferung sowie zur Rechnung.[4]

Beschaffungskosten von MRO-Gütern

Die elektronische Beschaffung von MRO-Gütern hat verschiedene positive Effekte auf ein Unternehmen. So werden die Kosten gesenkt, Unternehmen können Zeit und Mitarbeiterkapazitäten sparen und den Einkauf von MRO-Artikeln insgesamt transparenter gestalten. So werden im Anschluss Maverick Buying und damit verbundene Schattensortimente vermieden.

Weniger Prozesskosten

Zu den Prozesskosten gehören alle Ausgaben, die nicht den Preis für die bestellten Güter betreffen. Dazu zählen unter anderem die Löhne der Mitarbeiter im Einkauf, die eine Bestellung tätigen, oder auch die Kosten für das DPS, das zur Beschaffung genutzt wird.

Im Rahmen des E-Procurements können die Prozesskosten durch automatisierte Bestellvorgänge gesenkt werden, da so Mitarbeiterkapazitäten frei werden. Auch die Integration in die eigene Datenbank erfolgt mit einem ERP-Programm automatisiert, sodass hier ebenfalls keine weiteren Kosten entstehen.

Weniger Materialkosten

Die Materialkosten meinen in erster Linie die Preise für die bestellten Artikel. Allerdings gehören auch etwaige Versandkosten zu den Materialkosten. Mithilfe von aktuellen Datenbanken können die Materialkosten für MRO-Güter effektiv gesenkt werden. Jede Abteilung kann im ERP-System jederzeit die Lagerbestände nachvollziehen. So kann die Firma sicherstellen, dass nur jene Materialien bestellt werden, die die entsprechende Abteilung wirklich benötigt. Zudem kann eine Sperre eingerichtet werden, die ab einer bestimmten Bestellsumme oder einem bestimmten Bestellvolumen ein Genehmigungsverfahren auslöst. Bei einem Genehmigungsverfahren wird der Warenkorb beispielsweise an den Einkauf oder die Geschäftsführung weitergeleitet, die die Bestellung prüft und verifiziert. Erst dann kann die Bestellung getätigt werden.

Mehr Transparenz

Die Nutzung von E-Procurement-Systemen in Zusammenarbeit mit ERP-Programmen schafft innerhalb von Unternehmen eine hohe Transparenz. Die Lagerbestände, Bestellungen und Lieferungen sind jederzeit einsehbar, sodass die Abteilungen stets wissen, ob weitere MRO-Güter bestellt werden müssen.

Verbesserte Integration

Die Digitalisierung des Einkaufs ermöglicht eine bessere Integration von einzelnen Prozessen. Durch den onlinebasierten Einkauf können Daten in Echtzeit übertragen werden. Dies gilt sowohl für die Bereitstellung von Informationen in elektronischen Katalogen als auch für das Management einzelner Datenbanken. So können Unternehmen einzelne Beschaffungsprozesse, nicht nur in Bezug auf MRO-Güter, perfekt aufeinander abstimmen und die Daten gesammelt und automatisch in eigene Datenbanken einpflegen.[5]

Procure-to-Pay-Integration

Eine Procure-to-Pay-Integration verbessert den Ablauf von Bestellprozessen in Unternehmen. Hier können alle Schritte der Beschaffung, von der Bedarfsanalyse bis zur Rechnungsstellung, innerhalb eines Systems vorgenommen werden. Je nach Ware ist es möglich, diese Prozesse zu automatisieren. Diese schnelleren Prozesse führen zu einer erheblichen Zeitersparnis im Einkauf, in der Warenannahme und in der Finanzbuchhaltung. So kann das Unternehmen durch freigewordene Kapazitäten ebenfalls Geld sparen.

Beispiel für die Beschaffung von MRO-Gütern

Im Rahmen der Bedarfsanalyse stellt die Abteilung Technik eines größeren Unternehmens fest, dass bestimmte Werkzeuge, die zur Produktion benötigt werden, nicht mehr in ausreichender Zahl vorhanden sind. Die Mitarbeiter der Abteilung können nun im internen ERP-Programm nachschauen, ob das Werkzeug noch auf Lager ist oder nachbestellt werden muss. Ähnlich verhält es sich auch mit Büroartikeln oder Ersatzteilen. Sollte eine Nachbestellung notwendig werden, kann der Mitarbeiter, ohne den Einkauf einzuschalten, direkt das Werkzeug über das DPS bestellen. Der Vorgang findet dann mithilfe von Procure-to-Pay völlig automatisch statt, sodass schlussendlich die Finanzbuchhaltung die Rechnung verbuchen kann.

Einzelnachweise

[1] http://www.wirtschaftslexikon24.com/e/mro-artikel/mro-artikel.htm

[2] http://www.wirtschaftslexikon24.com/d/abc-analyse/abc-analyse.htm

[3] https://www.competence-site.de/mro-gueter/

[4] https://www.forschungsinformationssystem.de/servlet/is/292331/

[5] https://www.alexandria.unisg.ch/214002/1/E-Business%2520und%2520Logistik%2520Alt%25202004.pdf

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