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Procure-to-Pay

Definition: Was bedeutet Procure-to-Pay?

Die Begriffe Procure-to-Pay und Purchase-to-Pay (P2P; von Einkauf bis Bezahlung) bezeichnen denselben Mechanismus. Es gilt, automatisierte Geschäftsvorgänge im Beschaffungs- und Bezahlwesen so kosten- und zeiteffizient wie möglich zu gestalten. Unternehmen können über Procure-to-Pay-Lösungen ihre Prozesse von Bestellung über Auslieferung, Rechnungsstellung bis  Zahlungseingang optimieren.

Unterschied zwischen Procure-to-Pay und Order-to-Cash 

Der Order-to-Cash-Prozess (OTC) beginnt mit dem Auftragseingang beim Lieferanten und endet mit dem Zahlungseingang beim Lieferanten. Der Procure-to-Pay-Prozess umfasst deutlich mehr Schritte.[1] Er beginnt bereits bei der Identifizierung des Bedarfs.

Wie funktioniert der Procure-to-Pay-Prozess?

Der Procure-to-Pay-Prozess ist in zehn Schritte unterteilt. Sie umfassen den gesamten Bestellvorgang inklusive Zahlungsabwicklung:[2]

Procure-to-Pay-Prozess

Am Procure-to-Pay-Prozess sind Finanzbuchhaltung, Einkauf, Rechnungswesen und Warenannahme beteiligt. P2P-Prozesse funktionieren dabei über eine innerbetriebliche Softwarelösung, das ERP-Programm. Diese Programme sind in der Lage, über Punchout-Kataloge extern Waren zu bestellen und die entsprechenden Rechnungen und weitere Daten direkt in die eigene Datenbank zu übertragen.[3] So sparen Unternehmen durch einen beschleunigten und vereinfachten Bestellprozess Zeit und Geld. Bei regelmäßigen Bestellungen entstehen zwei weitere Vorteile für Unternehmen:

  1. Die Schritte eins bis sechs entfallen. Die Bestellung der Artikel erfolgt automatisiert durch ein Open Catalog Interface (OCI). Dieses Interface pflegt Bestell- und Rechnungsdaten automatisch in die unternehmenseigene Datenbank ein.
  2. Zudem können günstige Rahmenverträge mit Lieferanten zu verringerten Kosten beitragen.

Der Procure-to-Pay-Prozess erleichtert die Zusammenarbeit der beteiligten Abteilungen im Unternehmen erheblich. Die Wahrscheinlichkeit, dass in der Buchhaltung Fehler passieren, wird minimiert.

Automatisierte Rechnungsbearbeitung Procurement

Die Rechnungsbearbeitung ist in großen Unternehmen mit vielen tausend Lieferanten äußerst zeit- intensiv. Fehler im Prozessablauf können zu erheblichen finanziellen Verlusten führen. Im Rahmen des E-Procurement, also der elektronischen Abwicklung von Bestellprozessen, ist die automatisierte Rechnungsbearbeitung ein sinnvolles Tool.

Bei der automatisierten Rechnungsbearbeitung können Unternehmen OCI-Lösungen einsetzen, um Rechnungen digital bereitzustellen. Auch Papierrechnungen lassen sich scannen und elektronisch weiterverarbeiten. Das Programm sortiert Rechnungen nach Rechnungsart, Umsatzsteuer und weiteren Kriterien und löst dann den entsprechenden Prozess im Procure-to-Pay aus. Zu den möglichen Prozessen gehören:

  • Unterschrift von einem oder mehreren Mitarbeitern
  • Transaktion oder Zahlung der Rechnung
  • Ablage für die Umsatzsteuer

Auch die Archivierung der Rechnungen und die Speicherung der Daten in der Datenbank des Unternehmens wird durch das System vorgenommen.[4] Die automatische Rechnungsbearbeitung bietet Unternehmen folgende Vorteile:

  • Personal-, Kosten- und Zeiteinsparung
  • Schnelle Integration in die unternehmenseigenen Systeme
  • Schrittweise Umstellung auf das „papierlose Büro“ dank elektronischer Rechnungsstellung
  • Höhere Effizienz der Mitarbeiter durch vereinfachte Prozesse

Procure-to-Pay: Beispiel

Ein mittelständisches Handwerksunternehmen arbeitet mit Materialien eines bestimmten Händlers. Diese Materialien werden, je nach Auftragslage, regelmäßig manuell bestellt. Zunächst bemerkt ein Handwerkergeselle, dass ein bestimmter Artikel fehlt. Das teilt er der Einkaufsabteilung mit. Der Einkauf bestätigt, dass das Material fehlt. Beim Meister wird nun die finale Genehmigung für die Nachbestellung eingeholt.

Procure-to-Pay-Prozess Beispiel 1

Die Schritte drei bis fünf des Procure-to-Pay-Prozesses werden übersprungen, da es sich um eine Nachbestellung handelt und der Lieferant bereits bekannt ist. Somit bestellt der Einkauf die entsprechenden Artikel. Einige Tage später gehen Ware und Rechnung ein. Der Lieferant übermittelt die Rechnung elektronisch. Hier greift die automatische Rechnungsbearbeitung, die Daten werden automatisiert ins hauseigene System einpflegt. Auch der neue Bestand wird direkt ins ERP-Programm übernommen. Dann weist die Buchhaltung die Zahlung an den Lieferanten an.

Procure-to-Pay-Prozess Beispiel 2

In einem vorausschauenden Beschaffungsmanagement hilft Procure-to-Pay, diesen Prozess zu automatisieren. Überdies bestehen weitere Mechanismen zur Steigerung von Produktivität und Effizienz.

Procure-to-Pay: Best Practices

Unternehmen achten auf verschiedene Faktoren, um ihre Effizienz im Rahmen von Procure-to-Pay zu steigern. Diese lassen sich in drei Bereiche aufteilen: Beschaffung, Zufriedenheit der Angestellten und Vertragseinhaltung. Für alle drei Bereiche gibt es Best Practices, die sich wie folgt gestalten:

Warenbeschaffung

Zufriedenheit der Angestellten

Vertragseinhaltung

Technologienutzung, um den Prozess zu automatisieren

Mobile Bestelloptionen, um Bestellvorgänge zu vereinfachen

Prioritäten setzen und Kategorien definieren, um alle wichtigen Faktoren im Auge zu behalten

Lagerhaltung rationalisieren, um Unkosten zu verringern

Nutzung von sozialen Apps, um Kommunikation der Mitarbeiter zu steigern

Nutzung eines Reporting-Tools, um die Sichtbarkeit der Aufgaben zu gewährleisten

Umverteilung der Ressourcen durch Automatisierung der Prozesse

Einfaches Handling im Procurement, intuitive Nutzung der Plattform


Mit diesen Methoden können Unternehmen ihre Procure-to-Pay-Prozesse effizienter gestalten und somit erfolgreicher arbeiten.[5]

Einzelnachweise

[1] https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/kennzahlen-zur-steuerung-des-order-to-cash-prozesses_idesk_PI11525_HI6007585.html

[2] https://blog.procurify.com/2013/04/03/the-complete-procure-to-pay-cycle/

[3] https://www.mittelstandswiki.de/wissen/Procure_to_Pay

[4] https://www.inpuncto.com/wp-content/uploads/2017/02/Purchase-to-Pay-Prozessoptimierung.pdf

[5] https://blog.synertrade.com/de/essay/ist-procure-pay-eine-frage-der-prozesseffizienz/

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