background

RfQ

Request for Quotation (RfQ) ist eine Spielart der Preisanfrage oder Ausschreibung. Unternehmen können damit Angebote unterschiedlicher Anbieter vergleichen.[1]

Definition: Was ist RfQ?

Ein Request for Quotation (RfQ) ist ein Dokument, das Unternehmen zur Anfrage exakt definierter Dienstleistungen oder einer genauen Anzahl von Produkten nutzen. Üblicherweise wird eine RfQ Anfrage nicht öffentlich gemacht.[2] Die gesuchten Erzeugnisse oder Dienstleistungen sind dabei typischerweise standardisiert, oder es handelt sich um serienmäßig produzierte Ware.[3] In manchen Fällen suchen Unternehmen nach Waren, die nach spezifischen Vorgaben oder in kleiner Stückzahl hergestellt werden.[4] Oftmals werden die Begriffe Call for Bids (CfB) und Invitation for a Bid (IfB) synonym verwendet.[5] Zu unterscheiden ist RfQ von den Begriffen Request for Information (RfI) und Request for Proposal (RfP).  

Ausgangspunkt: Elektronische Marktplätze

Elektronische Marktplätze sind Handelsplattformen im E-Business-Sektor.[6] Aus Unternehmensperspektive können diese Marktplätze entweder für den elektronischen Verkauf (E-Commerce) oder für den elektronischen Einkauf (E-Procurement) genutzt werden.[7] Es kann hinsichtlich der elektronischen Vermittlungs- bzw. Koordinationsleistung zwischen vertikalen und horizontalen Marktplätzen differenziert werden. Vertikale Marktplätze sind auf spezifische Nutzergruppen konzentriert, etwa die Mitglieder eines Industriezweigs.[8] Dementsprechend werden gruppenspezifische sowie brancheninterne Schwierigkeiten erkannt und Lösungansätze  angeboten. Es wird die Abdeckung jeglicher Stufen der Wertschöpfungskette aller Nutzer mittels elektronischer Serviceleistungen angestrebt.[9]

Horizontale Marktplätze konzentrieren sich auf klar definierte Produktgruppen oder Funktionen und Prozesse. Diese weisen eine hohe Signifikanz für (mehrere) Branchen auf. Beispiele für horizontale Marktplätze sind  E-Procurement-Marktplätze für den Support industrieller Beschaffung.[10] 

Unterschied zwischen E-Procurement und E-Sourcing

Das internetbasierte E-Procurement dient der elektronischen Beschaffung und umfasst folgende Transaktionsaspekte:

  • Bedarfsanforderungen
  • Freigabe
  • Bestellung
  • Auftragsbestätigung
  • Wareneingang
  • Verwaltung von Kataloginhalten und Verträgen
  • Handhabung von Verhandlungen und Auktionen[11]

E-Sourcing beschäftigt sich mit dem internet-basierten Verhandlungsprozess, von der Bedarfserfassung über die Lieferantenfindung hin zur Verhandlung, eventuell durch eine Auktion, und zur Auftragsvergabe.[12] Gemeinhin wird davon ausgegangen, dass E-Procurement die operative elektronische Beschaffung bezeichnet wird, während der Terminus E-Sourcing die strategische elektronische Beschaffung beschreibt.[13]

E-Procurement-Tools

Es gibt eine Reihe unterschiedlicher E-Procurement-Tools:

  • E-Sourcing
  • E-Tendering
  • E-Informing
  • E-Reverse Auctions
  • E-MRO
  • webbasiertes Enterprise Resource Planning (ERP)
  • E-Collaboration

E-Sourcing dient der Informationsbeschaffung hinsichtlich der wichtigsten Aspekte des Erwerbs von Produkten oder Dienstleistungen.[14]

E-Tendering umfasst unter anderem die internetbasierte Kontaktierung von Anbietern zur Abfrage von Information (RfI) und die Erkundigung nach Preisen (RfP). Das Erhalten entsprechender Antworten zählt ebenfalls zu diesem Prozess. Die anhand dieses Tools zusammengetragenen Daten beziehen sich strikt auf das jeweilige Produkt oder die angefragte Dienstleistung.[15]

E-Informing dient der Verarbeitung von Informationen über den Anbieter. Dies umfasst Angaben zu Qualitätszertifikaten, zur Finanzlage oder zum Leistungsvermögen. Die Daten können von Dritten stammen oder auf eigene Nachforschungen seitens des Interessenten zurückgehen.[16]

E-Reverse Auctions, internetbasierte Auktionen, ermöglichen es dem erwerbenden Unternehmen, Güter oder Dienstleistungen zum niedrigsten Preis zu ersteigern. Dieses Tool kommt innerhalb des E-Procurement-Prozesses in der Verhandlungsphase zum Einsatz.[17]

E-MRO sowie webbasiertes Enterprise Resource Planning (ERP) dienen der Schaffung und Genehmigung von Ankäufen sowie der Bestellung und dem Erhalt von Gütern oder Dienstleistungen. Unterschied: Während E-MRO für die Instandhaltung, die Reparatur und die Bedienung von Werkstoffen gedacht ist, beschäftigt sich webbasiertes Enterprise Resource Planning mit produktbezogenen Gütern.[18]

Das Tool der E-Collaboration dient u. a. der Stärkung und Koordination der Zusammenarbeit, etwa bei der Nutzung virtueller Konferenzräume, der Verwendung von Informationstafeln sowie beim Teilen von Wissensbeständen.[19]

Request for Quotation (RfQ)

Ein Request for Quotation (RfQ) als standardisierter Business-Prozess stellt eine Einladung an Anbieter dar, sich an einem Biet-Verfahren zu beteiligen. Hierbei wird vonseiten eines Angebotssuchenden auf spezifische Produkte oder Dienstleistungen geboten. Anbieter antworten auf eine Preisanfrage mit einem verbindlichen Angebot (request quote). Üblicherweise schließen die anfragenden Unternehmen einen Vertrag (contract) mit demjenigen Anbieter, der das beste Preis- und Leistungsangebot hat.[20]

Der RfQ-Prozess lässt sich in folgende Schritte unterteilen:

  1. Eröffnung des Einkaufs
  2. Material- oder Dienstleistungsanfrage
  3. Auswahl der zu erwerbenden Erzeugnisse
  4. Auswahl der Anbieter
  5. RfQ-Übermittlung an Anbieter
  6. Erhalt und Auswahl des günstigsten Angebots
  7. Übermittlung der Bestellung

Unterschied zu Request for Information (RfI) und Request for Proposal (RfP)

Der Begriff Request for Information (RfI) bezieht sich auf einen Vorgang aus der Ausschreibung von Unternehmen, wird allerdings auch oft zur Beschreibung des gesamten Prozesses inklusive allgemeiner Vorauswahl verwendet.[21] Ein zentraler Unterschied zum RfQ ist darin zu sehen, dass ein RfI keine klar spezifizierte, sondern eine recht allgemein gehaltene Anfrage an verschiedene Anbieter und Hersteller darstellt. Sie dient den Angebotssuchenden dazu, sich einen ersten Überblick über die Offerten auf dem Markt zu verschaffen.[22] Erst in einem weiteren Schritt grenzt der Auftraggeber mithilfe der erhaltenen Informationen die Liste der in Frage kommenden Anbieter ein. Dies dient der Entscheidung aus einer engeren Auswahl an Herstellern. Somit stellt ein RfI die Vorstufe zu einem RfQ oder RfP dar.

Mit einem Request für Proposal (RfP) können Unternehmen auf der Suche nach Angeboten detailliertere Auskunft zu potenziellen Lösungen einholen. Dementsprechend umfasst ein RfP verbindliche Angebote. Daher sollten - im Gegensatz zum RfI - lediglich Anbieter kontaktiert werden, die tatsächlich die benötigten Produkte zur Verfügung stellen können.[23] Somit handelt es sich um den formalsten der drei Anfrageprozesse, denn er erfordert Regeln der Beschaffung hinsichtlich, Inhalt, Zeitlinie und Verkäuferantwort.[24]

RfQ: Beispiel

Unternehmen senden eine RfQ Anfrage als Aufforderung einer Angebotsabgabe an verschiedene potenzielle Verkäufer. Will beispielsweise eine Behörde 500 Computer mit einer bestimmten Festplattenspeichergröße und Prozessorgeschwindigkeit erwerben, kündigt sie ein RfQ an. Da es sich um ein einheitliches Produkt handelt, kann die anfragende Behörde einen schnellen Vergleich der unterschiedlichen Angebote vornehmen und sich entsprechend für das günstigste entscheiden.[25]

Einzelnachweise

[1]https://www.investopedia.com/terms/r/request-for-quote.asp

[2] http://www.businessdictionary.com/definition/request-for-quotations-RfQ.html

[3] https://www.investopedia.com/terms/r/request-for-quote.asp

[4] http://www.businessdictionary.com/definition/request-for-quotations-RfQ.html

[5] https://pmhut.com/procurement-management-in-project-management-taking-out-a-contract

[6] http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/lexikon/informationssysteme/crm-scm-und-electronic-business/Electronic-Business/Electronic-Commerce/Elektronischer-Marktplatz

[7] http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/lexikon/informationssysteme/crm-scm-und-electronic-business/Electronic-Business/Electronic-Commerce/Elektronischer-Marktplatz

[8] Kollmann, Tobias: E-Business. Grundlagen elektronischer Geschäftsprozesse in der Net Economy, 5. Aufl., Wiesbaden: Gabler Verlag 2013, S. 403.

[9] Kollmann 2013, S. 403f.

[10] Kollmann 2013, S. 405.

[11] https://www.basware.com/de-de/blog/september-2016/was-ist-e-procurement

[12] https://beschaffung-aktuell.industrie.de/allgemein/unberuehrtes-potenzial-von-ueber-50-mrd-euro-pro-jahr/ 

[13] https://www.basware.com/de-de/blog/september-2016/was-ist-e-procurement

[14] Knudsen, Daniel: Aligning corporate strategy, procurement strategy and e-procurement tools, in: International Journal of Physical Distribution & Logistics Management, Band 33, 8 / 2003, S. 720-734. Hier: S. 727.

[15] Knudsen 2003, S. 727ff.

[16] Knudsen 2003, S. 729.

[17] Knudsen 2003, S. 729.

[18] Knudsen 2003, S. 730.

[19] Knudsen 2003, S. 731.

[20] http://www.businessdictionary.com/definition/request-for-quotations-RfQ.html

[21] http://www.softselect.de/business-software-glossar/request-for-information

[22] http://www.softselect.de/business-software-glossar/request-for-information

[23] http://www.softselect.de/business-software-glossar/request-for-information

[24]https://www.linkedin.com/pulse/whats-difference-between-RfI-RfP-RfQ-saurabh-tripathi-searching-job

[25] https://www.investopedia.com/terms/r/request-for-quote.asp

Durch die weitere Nutzung unserer Seite, erklärst Du Dich mit der Verwendung von Cookies einverstanden. Weitere Informationen findest Du in unserer Datenschutzbestimmung.
OK