Überblick Coupa

Coupa im Überblick

Coupa Software betreibt eine globale Technologieplattform für das Business Spend Management (BSM). Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in San Mateo, Kalifornien, und verfügt über Niederlassungen in ganz Europa, Lateinamerika und im asiatisch-pazifischen Raum. Über die umfassende, Cloud-basierte BSM-Plattform sind weltweit Hunderte von Unternehmen mit mehr als fünf Millionen Lieferanten verbunden. Die Plattform bietet mehr Transparenz und Kontrolle darüber, wie Unternehmen Geld ausgeben. Sie können einen echten, messbaren Wert und Einsparungen erzielen, die ihre Rentabilität steigern.

Optimierung der Artikelsuche in Coupa

Die Integration von CROWDFOX Professional in Coupa ermöglicht eine Optimierung der Suchgeschwindigkeit und der Qualität der Suchergebnisse. Durch den Preisvergleich in Echtzeit und den direkten Zugriff auf Bestpreis-Artikel steigt die Effizienz im Einkauf deutlich.

Historische Entwicklung

Nach seiner Gründung im Jahr 2006 hat Coupa Software in 26 aufeinanderfolgenden Quartalen ein Wachstum seiner Abonnementseinnahmen verzeichnet. Im Jahr 2014 expandierte das Unternehmen weltweit und eröffnete neue Niederlassungen in Dublin, Irland. Zu den weiteren internationalen Niederlassungen von Coupa gehören seine Büros in Australien sowie mehrere Standorte in der EMEA-Region und im asiatisch-pazifischen Raum. Nach einigen Unternehmensakquisitionen ging Coupa Software unter dem Namen COUP an der Nasdaq an die Börse. An ihrem ersten Handelstag brachte dies über 133 Millionen Dollar ein.

Technologie von Coupa

Die Coupa Spend-Management-Suite ist Cloud-basiert und lässt sich über einen zentralen Hub einfach in die gängigen SRM- und ERP-Systeme von SAP, Oracle, NetSuite, Microsoft und anderen Anbietern integrieren. Die Module der Software lassen sich am Computer oder auf mobilen Endgeräten nutzen.

Funktionalitäten von Coupa

Coupa Procurement

Coupa Procurement kombiniert die Leichtigkeit des privaten Einkaufs im Internet mit rationalisierten Beschaffungsprozessen im Unternehmen und bietet die folgenden Vorteile:

  • Compliance während des Einkaufs

Aktive Verwaltung von Verträgen und Steigerung des Anteils von Ausgaben, die auf verhandelten Verträgen basieren, indem die Mitarbeiter beim Einkauf auf Waren und Dienstleistungen von Vertragspartnern geleitet werden.

  • Schnellere Genehmigungsprozesse

Beschleunigung von Genehmigungsprozessen durch Einbindung von E-Mail und Mobilgeräten. Jeder Mitarbeiter in der Genehmigungskette kann den Status von Bedarfsmeldungen prüfen und unabhängig vom jeweiligen Ort genehmigen oder ablehnen.

  • Unternehmenseigene Agilität

Einfache Konfiguration komplexer Regeln: Die Nutzer können selbständig komplexe Regeln in Coupa Procurement abbilden, ohne ein technisches Projekt starten zu müssen.

  • Rationalisierte Bestellverwaltung (PO-Management)

Mit Coupa Procurement lassen sich die Prozesse für Bedarfsmeldungen und Bestellungen rationalisieren, Bestellungen in Echtzeit verfolgen und so Zeit und Kosten reduzieren.

  • Bessere Lieferantenbeziehungen

Alle Lieferanten und deren Kataloge lassen sich schnell und einfach in die Coupa Procurement-Lösung integrieren. Lieferanten erhalten die Möglichkeit zur eigenverantwortlichen Administration ihrer Nutzer und Informationen.

  • Detaillierte Budgetdaten in Echtzeit

Echtzeit-Transparenz des vorhandenen Budgets, damit alle Anwender ihren Status kennen, bevor sie einkaufen oder Genehmigungen erteilen.

Coupa Invoicing

Das Modul Invoicing ermöglicht die elektronische Rechnungsverarbeitung zur automatisierten Abwicklung der Kreditorenbuchhaltung. Dies macht Papierbelege überflüssig, erhöht die Compliance und bietet noch weitere Vorteile:

  • Automatische Verarbeitung

Fällige und bezahlte Rechnungen werden den entsprechenden Ausgaben zugeordnet, ohne dass die Kreditorenbuchhaltung überhaupt eingreifen muss.

  • Transparenz über offene Verbindlichkeiten

Elektronische Erfassung von Rechnungen, so dass sofort erkennbar ist, welche Verbindlichkeiten aufgelaufen sind.

  • Höhere Effizienz

Identifizieren von Trends und Engpässen während der laufenden Rechnungsverarbeitung, um eine kontinuierliche Verbesserung und Kostensenkung zu erreichen.

  • Verbessertes Management des Working Capitals

Kapitalisieren von Skonti oder Verlängern von Lieferantenzielen, um flüssige Mittel einzusparen.

  • Online Status-Tracking für Lieferanten

Eine transparente Übersicht der Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen für alle Lieferanten führt zu weniger Nachfragen auf Lieferantenseite.

  • Auditfähigkeit

Per Knopfdruck stehen den Steuerprüfern die Original-PDF-Rechnungen zur Verfügung. Diese sind leicht leserlich und erlauben eine vollständige Rückverfolgung.

Coupa Expenses

Coupa Expenses bietet eine benutzerfreundliche, mobile Umgebung, welche die manuelle Abrechnung von Reisekosten und Spesen komplett überflüssig macht. Die Vorteile im Einzelnen:

  • Voice Expensing

Über die Coupa-App lassen sich Ausgaben einfach via Spracherkennung eingeben und erfassen.

  • Intelligentere Kilometergeldabrechnung

Automatisierte Erfassung von Fahrkilometern und Erinnerung der Mitarbeiter an potenzielle Ausgaben, die während einer Dienstreise entstehen.

  • Über 300 Integrationen von Reiseanbietern

Coupa kann die e-Belege von über 300 Anbietern lesen, darunter alle führenden Fluglinien, Hotels und Mitfahrdienste.

  • Betrugserkennung und Audits

Detaillierte Analysen von Spesendaten, um Betrug und Fehlausgaben zu verhindern.

  • Über 20 Sprachen und über 150 Währungen

Ein lokalisiertes Benutzererlebnis für die Regionen, in denen die Anwender tätig sind.

  • Berichtbewertung 

Dienstreisende bekommen automatisch angezeigt, ob die Spesenabrechnungen den Anforderungen entsprechen.

  • Einheitliche Spend-Plattform

Alle Spesenberichte, Rechnungen, Bestellungen, Verträge, Lieferantenbelege usw. sind innerhalb von Coupa zu finden.

  • Konsolidierte Spend-Berichte

Konsolidierte Berichte für alle Ausgabenarten steigern die Ausgabentransparenz.

Coupa Sourcing

Mit Coupa Sourcing können alle Mitarbeiter ähnlich wie bei eBay Auktionen planen und aufsetzen, während die Lieferanten um das Angebot konkurrieren. Dies bietet Unternehmen folgende Vorteile:

  • Eine echte Self-Service Lösung für die operative Beschaffung

Die Mitarbeiter bekommen die Chance, so genannte Spot Buys zu tätigen, um im operativen Bereich Einsparungen zu realisieren.

  • Laufende Empfehlungen

Automatische Identifizierung neuer Einkaufsquellen aus der Beschaffung, der Rechnungslegung und der Ausgabenbuchhaltung. 

  • Effiziente Verhandlungen

Schnelle und einfache Ermittlung des echten Marktpreises.

  • Einbezug von Lieferanten

Direkte Anbindung von Lieferanten – ohne Lieferantengebühren oder umständliche Registrierung.

  • Umfassende Unterstützung für Sourcing-Teams

Gruppieren von Events und der strukturierten Anzeige von RFIs, RFPs und RFQs nach Projekten.

  • Umgekehrte Auktionen

Schnell sinkende Preise durch ein Live Bidding mit hoher Interaktion.

  • Einsparungs-Dashboard

Laufende Optimierung und Identifikation neuer Einsparmöglichkeiten.

Coupa Inventory

Coupa Inventory ist eine Software zur Bestandsverwaltung und -verfolgung, die dem gesamten Unternehmen in Echtzeit Transparenz über den Bestand liefert. Darüber hinaus automatisiert Coupa Inventory die Abwicklung und synchronisiert die Bestände über Inventurverfahren wie regelmäßige Cycle Counts, Abweichungsberichte und Asset Tags. Die Vorteile im Einzelnen:

  • Vermeiden überflüssiger Ausgaben

Transparente Bestandsverwaltung für eine Bestellung auslösende Mitarbeiter, damit diese nicht zu viel kaufen und keine zu hohen Lagerbestände entstehen. Dies führt zu weniger Retouren, optimierten Beständen und geringeren Gesamtkosten.

  • Rationalisierung der Lagerverwaltung

Coupa Inventory zeigt die verfügbaren Lagerbestände und berücksichtigt automatisch eingehende Bestellungen für die Konfektionierung oder Nachbestellung. Abweichungen können konfiguriert und zur Genehmigung weitergeleitet werden.

  • Verwertbare Erkenntnisse

Die Bestandsverfolgung und -verwaltung bietet Unternehmen wertvolle Erkenntnisse zu Vorräten, Lagerbestand und Nutzung. Sie hilft ihnen, die Vorräte besser zu verfolgen und zu verwalten, Lagerbestände rechtzeitig aufzufüllen und Transportkosten bei gleichzeitigem Abbau überschüssiger oder überlagerter Bestände zu minimieren. 

Coupa Contracts

Durch die Vertragsmanagementsoftware von Coupa werden die Verträge eines Unternehmens automatisiert verwaltet und problemlos in die Geschäftsabläufe integriert. Die Vorteile im Einzelnen:

  • Verträge durchsetzen

Durch proaktives Vertragsmanagement und Durchsetzung ausgehandelter Vertragskonditionen für die einzelnen Bestell- und Rechnungspositionen lassen sich bei jedem Kauf Einsparungen erzielen.

  • Zentrale Verwaltung

Sämtliche Einkaufsverträge werden in einer zentralen Ablage mit gesichertem Zugriff gespeichert, so dass sie schnell gefunden werden können.

  • Rechtzeitige Verlängerung

Bequeme Verwaltung von Verträgen während ihres Lebenszyklus und automatische Erinnerung, wann Verträge verlängert werden müssen.

  • Einsparungs-Dashboard

Automatische Übersicht über Bestellungen und Rechnungen pro Vertrag.

  • Warnungen und Benachrichtigungen

Definieren von Warnungen und automatische Information über wichtige Aufgaben und Änderungen im Rahmen des Vertragsmanagements.

Coupa Budgets

Mit Coupa Budgets steht Unternehmen eine Softwarelösung für das Budgetmanagement zur Verfügung, die Ihnen hilft, in Echtzeit den Überblick über den Ausgabenprozess zu behalten und zu hohe Ausgaben zu vermeiden. Die Vorteile im Einzelnen:

  • Automatische Anpassung an nachgeschaltete Ereignisse

Validierung gegen das Budget, um automatische Anpassungen von Ereignissen wie z.B. Erstellung von Bestellungen oder Rechnungseingang vorzunehmen.

  • Berichte zum Budget-Rollup

Definieren einer Budget-Roll-up-Hierarchie und detaillierter Abgleich jedes Kaufs im Rahmen der Budgetverwaltung.

  • Auswirkungen auf das Budget in Echtzeit

Verfolgen des Budgets in Echtzeit für eine sofortige Wirkungsanalyse und getätigte Ausgaben.

  • Dynamische Genehmigungs-Workflows

Direkte Einbindung der Budgetverantwortlichen in den Genehmigungsprozess für Einzelposten, die mit ihrem Budget verrechnet werden. 

  • Spar-Dashboards

Anzeigen der Genehmigung ausstehender Bestellanforderungen und genehmigter Bestellungen gegen das Budget.

  • Warnungen und Benachrichtigungen

Konfigurierbare Ausgabenwarnungen für einzelne Budgets.

Coupa Analytics

Mit der Software-Lösung zur Spend-Analyse behalten Unternehmen die Übersicht über sämtliche Ausgaben und können fundierte Ausgabenentscheidungen fällen. Die Vorteile im Einzelnen:

  • Optimieren aller Ausgaben

Unternehmen wissen, wofür sie Ihr Geld ausgeben und bei wem.

  • Identifizieren von Einsparungsmöglichkeiten und Risiken

Identifizieren von Chancen und Risiken durch einfache Ad-hoc-Analysen, benutzerdefinierte Abfragen und Reports zur Spend-Analyse.

  • Optimieren von Ausgabenprozessen

Ermitteln von Engpässen, um Verbesserungen zu erzielen.

  • Schnelle Bereitstellung

Problemlose und schnelle Standardintegration der Software mit vorkonfigurierten Dashboards.

  • Praktische Pflege

Geringer Arbeitsaufwand für das IT-Team – keine teuren IT-Projekte, um Software-Upgrades oder Änderungen der Unternehmensregeln durchzuführen.

  • Vordefinierte Kennzahlen und Reports

Für Ausgaben wie Rohstoffe, Lieferanten oder Kundensegment lassen sich vordefinierte Kennzahlen und Reports nutzen.

  • Anpassung per Drag-and-Drop

Einfaches Erstellen neuer Dashboards für die Ausgabenauswertung und Reports für die spezifischen Unternehmensanforderungen.

  • Prozess-Benchmarks

Vergleichen der Unternehmensleistung mit anderen Firmen anhand wichtiger Kennzahlen wie der Zykluszeit.

  • Zeitreihen
  • Jährliche, quartalsweise und monatliche Zeitreihen erleichtern die Erkennung von Trends und die Optimierung.

Coupa Open Business Network

Das Open Business Network von Coupa vereinfacht die Zusammenarbeit mit Lieferanten und beschleunigt Geschäftsprozesse durch deren reibungslose Anbindung. Die Vorteile im Einzelnen:

  • Viele Optionen zur Einbindung von Lieferanten

Flexible Anbindungsmöglichkeiten für das Lieferantennetzwerk – vom Coupa-Lieferantenportal und Technologien für jeden Lieferanten bis hin zur PDF-Erfassung und Konvertierung von Papierrechnungen in cXML für die größten und strategisch wichtigsten Lieferanten.

  • Leistungsstarke Tools für Lieferanten

Vom Empfang von Bestellungen und dem Versenden von Rechnungen bis hin zur Verwaltung von Katalogen, der Bereitstellung neuer Zertifizierungen oder der Übermittlung von Informationen – das Coupa-Lieferantennetzwerk macht die Zusammenarbeit so einfach wie möglich. Die Freischaltung erfolgt schnell und einfach und ist frei von Gebühren, welche die Kosten in die Höhe treiben.

  • Self-Service-Statusabfrage für Lieferanten
  • Lieferanten erhalten in Echtzeit einen Einblick in den Status aller Transaktionen und ggf. Warnmeldungen per E-Mail oder SMS.

Coupa Storefront

Das Katalogmanagementsystem von Coupa lässt sich nahtlos in die Beschaffungsabläufe der gängigen ERP-Systeme integrieren – einschließlich SAP SRM, Oracle iProcure, Oracle PeopleSoft SRM, Infor Lawson Procurement, SAP Logistics Materials Management, Oracle Materials Management, PeopleSoft Materials Management. Die Vorteile im Einzelnen:

  • Ausgaben für Außenseiter reduzieren

Das Aufgeben von Bestellungen ist genauso einfach wie bei Online-Shops im B2C-Bereich.

  • Einfaches Erfassen von Ad-hoc-Anfragen

Ad-hoc-Anfragen lassen sich mit leicht konfigurierbaren Webformularen schnell umsetzen.

  • Lagerbestand einfach und genau auffüllen

Detaillierte Artikelbeschreibungen und Bilder helfen den Materialmanagern, die Lager mit den richtigen Artikeln zu bestücken.

CROWDFOX Professional innerhalb von Coupa

Die Integration der KI-Einkaufs- & Vergleichsplattform CROWDFOX Professional optimiert die Suchergebnisse in Coupa durch komplexes Matching und Content-Konsolidierung aller Kataloge und PunchOuts. Durch einen Bestpreis-Katalog, der via PunchOut Level 2 über den von CROWDFOX entwickelten Zentralartikel UTIN® (Unique Trade Item Number) gematcht wird, lassen sich bei der Beschaffung von C-Gütern und Longtail-Artikeln die Einkaufskosten auf Artikel- und Prozessebene nachhaltig reduzieren.

Hier erfahren Sie mehr über die globale Systemlösung CROWDFOX Professional.