Inhaltsverzeichnis

Überblick OpusCapita

OpusCapita im Überblick

OpusCapita Solutions wurde 1984 in Helsinki, Finnland, gegründet. Der weltweit agierende Marktführer für digitale Rechnungs- und Zahlungslösungen ermöglicht es Unternehmen, ihre Verkaufs-, Einkaufs- und Zahlungsprozesse mit Blick auf Echtzeitdaten schnell und sicher abzuwickeln. Über 3.000 Kunden in über 100 Ländern nutzen seine Lösungen für Source-to-Pay, Cash Management und Product Information Management, um sich zu verbinden, auszutauschen und zu wachsen. OpusCapita wickelt jährlich über 200 Millionen Transaktionen über sein Business Network ab, das weltweit fast eine Million Unternehmen und über 11.000 Finanzinstitutionen umfasst. Mit seiner über 30-jährigen Erfahrung unterstützt OpusCapita außerdem den Übergang zu E-Invoicing mit strukturierten Daten.

Optimierung der Artikelsuche in OpusCapita

Die Integration von CROWDFOX Professional in OpusCapita ermöglicht eine Optimierung der Suchgeschwindigkeit und der Qualität der Suchergebnisse. Durch den Preisvergleich in Echtzeit und den direkten Zugriff auf Bestpreis-Artikel steigt die Effizienz im Einkauf deutlich.

Funktionalitäten und Vorteile von OpusCapita

Source-to-Pay

Bei dem Source-to-Pay-Angebot von OpusCapita handelt es sich um eine einheitliche, cloudbasierte Plattform mit den Funktionen Einkauf, Beschaffung und Kreditoren. Sie ermöglicht die vollständige Anbindung an die Handelspartner eines Unternehmens über das Business Network von OpusCapita.

Einkauf

Im Rahmen der Automatisierung des Einkaufsprozesses bietet OpusCapita wichtige Funktionen für die transaktionale Beschaffung, unter anderem Lieferantenregistrierung, -qualifizierung und -einbindung sowie Preismanagement mit Katalogen und Ad-hoc-Angeboten. Das Supplier Portal von OpusCapita ermöglicht den komfortablen Austausch elektronischer Geschäftsdokumente mit Lieferanten. Es unterstützt unterschiedliche ERP-Systeme, Formate und technische Protokolle ebenso wie die verschiedenen SAP-Lösungen.

Lieferanteninformationsmanagement

Alle wichtigen Prozesse im Rahmen der Lieferantenanbindung laufen über den Supplier Information Manager. Er bietet umfangreiche Funktionalitäten zur Lieferantenbewertung, wobei sowohl die objektiven Kriterien auf Grundlage des von dem Lieferanten selbst verwalteten Profils und seiner Bestellhistorie als auch die in den ausgefüllten Lieferantenbewertungsformularen enthaltenen weichen Kriterien Berücksichtigung finden.

Self-Service-Manager

Der Self Service Manager von OpusCapita ermöglicht Unternehmen ein umfassendes Katalogmanagement auf der Einkaufsseite. Lieferantenkataloge und -kontrakte können in sicherer Umgebung durch den Lieferanten selbst oder das katalognutzende Unternehmen eingebunden werden. Die einkaufende Organisation kann im Rahmen der Lösung Kriterien festlegen, welche die Lieferanten beim Hochladen von Daten in den Katalog erfüllen müssen. Hierdurch reduziert sich die Fehlerquote erheblich und die Datenqualität wird erhöht.

Anfragen (RfQ)

Mit dem Modul Request for Quote (RfQ) können Einkäufer Preis- und Verfügbarkeitsanfragen kurzfristig senden, erhalten und bearbeiten. Auch komplexere Ausschreibungen im Rahmen umfangreicherer Beschaffungsprojekte lassen sich damit problemlos erstellen. Die ausgewählten Lieferanten können über das Web Interface antworten, der Einkäufer kann dort die Angebote vergleichen und das Beste auswählen.

E-Procurement

Die cloudbasierten E-Procurement-Lösungen von OpusCapita ermöglichen eine zentral gesteuerte Beschaffungspolitik. Mitarbeiter können Waren und Dienstleistungen aus einem unternehmensweit gültigen Katalog beziehen. Im Anschluss an das erfolgreiche Durchlaufen des Workflows zur Bedarfsgenehmigung werden die Bestellungen den Lieferanten übermittelt. Nach dem Eintreffen der Waren oder Dienstleistungen unterstützt der Wareneingang die nachgelagerten Rechnungsabstimmungsprozesse.

Online Product Catalog

Mit dem Online Product Catalog von OpusCapita kann ein Unternehmen auf alle in Frage kommenden Produkte oder Dienstleistungen zu den festgelegten Bedingungen zugreifen. In dem Katalog sind ausschließlich vorab genehmigte Produkte von Vertragslieferanten enthalten. Die Bedieneroberfläche ist intuitiv und ähnlich wie bei Amazon strukturiert, um das Einkaufen so einfach wie in einem B2C-Onlineshop zu gestalten.

Smart Forms

Das Modul ermöglicht, die Anzahl von Freitextbestellungen außerhalb des Katalogs so weit wie möglich zu verringern und die Analyse von Ausgaben dank hochwertigerer Daten zu optimieren, was zu einer besseren Ausgabenkontrolle und -verwaltung führt.

Procurement

Der Procurement Manager von OpusCapita erleichtert die Buchungs- und Genehmigungsvorgänge. Die Bestellerangaben werden automatisch eingefügt und je nach Beschaffungsfall können auch zusätzliche Daten geladen werden. An den Genehmiger oder Lieferanten gerichtete Anmerkungen lassen sich ebenfalls einbinden. Sobald der Anwender auf Bestätigung klickt, wird die Anforderung automatisch an den Genehmiger übermittelt, der dann über ein beliebiges Gerät – Computer oder Tablet bzw. Smartphone – seine Zustimmung erteilen kann.

Rechnungsautomatisierung

Das Rechnungsautomatisierungstool von OpusCapita unterstützt die Modernisierung und Automatisierung von Rechnungsabwicklungsprozessen. In international aufgestellten Unternehmen oder solchen mit dezentralisierten Geschäftsstrukturen ermöglicht die Lösung die Standardisierung von Prozessen und eine zentralisierte Steuerung.

Elektronische Rechnungsstellung

OpusCapita bietet eine breite Palette von E-Invoicing-Optionen für Lieferanten jeglicher Unternehmensreife und -größe, so dass Unternehmen ihre gesamten Rechnungen vollständig elektronisch und soweit möglich automatisiert verarbeiten können. Für kleine Lieferanten bietet sich die Bereitstellung eines Portals zur Rechnungsübermittlung an, für die großen Hauptlieferanten eine direkte EDI-Verbindung oder XML- bzw. PDF-Dateien zur Rechnungsstellung.

Invoice Manager

Angefangen mit der regelbasierten Automatisierung (von der Rechnung zum Bestellabgleich) bis hin zum Einsatz von Machine Learning maximiert der Invoice Manager von OpusCapita den Automatisierungsgrad im Rahmen eines kontrollierten Prozesses. Über den Visualizer, der nicht nur den gesamten Prozess transparent macht, sondern auch dynamische Steuerungsmöglichkeiten eröffnet, lassen sich die Workflows problemlos lenken. Der Invoice Manager unterstützt den Einsatz mobiler Geräte und minimiert Rechnungsdurchlaufzeiten in Ausnahmefällen, bei denen eine manuelle Genehmigung erforderlich ist.

Analytics

OpusCapita Analytics leistet eine Ausgabenanalyse über den gesamten Source-to-Pay-Prozess und verbessert die Fähigkeit von Unternehmen, Leistungskennzahlen zu steuern – etwa bezogen auf die Rechnungsdurchlaufzeiten und die Abgleichquote im ersten Durchlauf. Darüber hinaus hilft das Tool bei der Regelung von Prozessen zur Ausgaben- und Lieferantenverwaltung sowie verschiedener interner und Cashflow-Prozesse.

Mobilität

Durch die mobile Rechnungsautomatisierung mit OpusCapita Invoice Automation können Engpässe bei der Rechnungsgenehmigung vermieden werden, indem die verantwortlichen Mitarbeiter Rechnungen auch unterwegs prüfen und genehmigen können.

Zahlungen

OpusCapita bietet IT- und Finanzabteilungen eine sichere und flexible Anbindung an weltweit über 10.800 Banken und Finanzinstitutionen. Der Cloud-Service von OpusCapita stellt eine skalierbare und flexible Rundumlösung dar, über die Unternehmen Geschäfte weltweit mit fast allen Banken abwickeln können. Payments integriert alle Finanzsysteme eines Unternehmens nahtlos über ein sicheres Gateway. Zahlungen werden dauerhaft zentralisiert, die Gefahr von Betrug und Cybercrime wird neutralisiert.

Sicherheit

Der Zugang zu sämtlichen unternehmenseigenen Bankkonten lässt sich zentral verwalten und mit einem flexiblen Benutzerrechtemanagement der passende Umfang an Zugangsberechtigungen für jede Rolle ermitteln. Erweiterte Funktionen wie die Multi-Faktor-Authentifizierung, umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten hinsichtlich der Verantwortlichkeiten, das Erstellen schwarzer Listen, Dublettenkontrollen und das Blocken verdächtiger und fehlerhafter Zahlungsströme sorgen für eine umfangreiche Kontrolle und Compliance in den Zahlungsprozessen.

Skalierbarkeit

Mit einem zentralen Management des Zahlungsworkflows und der vollautomatisierten Abwicklung von Banktransaktionen lässt sich die Gefahr von Betrug bedeutend verringern und die Transparenz von Zahlungsströmen erhöhen. OpusCapita verfügt über Erfahrungen mit über 200 direkten Bankverbindungen und den entsprechenden Formaten in mehr als 100 Ländern und bietet ortsunabhängig eine einzige API zu allen Finanzsystemen zum Managen sämtlicher Bankformate und dem Austausch mit den Banken.

Automatisierung

Benutzerfreundliche Vorlagen für die ortsunabhängige Erfassung manueller Zahlungen jeglicher Art erleichtern den Mitarbeitern in Finanzwesen und Treasury die bankenunabhängige Kontrolle sämtlicher Benutzerrechte – egal welche Bank involviert ist – und schaffen die notwendige Sicherheit. Da Unternehmen durch die Verwendung einer zentralen Lösung alle Zeichnungsberechtigten detailliert kontrollieren können, benötigen die Nutzer keinen Internet-Banking-Zugang mehr. Zudem können sie Strategien für eine Aufteilung der Verantwortlichkeiten entwickeln und diese einheitlich anwenden.

Cash Management

Debitorenmanagement

Durch zentral erfasste Konteninformationen und Aktivforderungen auf Konzernebene eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten für das Working Capital-Management des gesamten Unternehmens. Liquide Mittel werden freigesetzt, die Notwendigkeit einer kostspieligen externen Finanzierung entfällt.

Multiple Prozesse über eine Lösung

Multiple Abstimmungsprozesse können problemlos unter Verwendung des gleichen Systems erfolgen. Die Prozesse lassen sich anhand der Anforderungen des Unternehmens definieren und ermöglichen das Zusammenspiel von Debitorenbuchhaltung und verschiedenen Unternehmensteilen. Damit lässt sich nicht nur ein hoher Automatisierungsgrad im Rahmen der Abstimmungsprozesse erzielen, sondern auch bei den manuellen Schritten kommt eine gezielte Nutzerführung zum Tragen, die deren effiziente Abwicklung sicherstellt.

Saldoüberwachung

Mit Hilfe einer zuverlässigen Saldoüberwachung und -analyse können Unternehmen gebundene liquide Mittel aufspüren und freisetzen. Für eine effiziente und automatische Nachverfolgung ungewöhnlicher Transaktionen im Rahmen ihrer Zahlungsströme können sie Regeln festlegen wie etwa unnötige Devisengeschäfte mit ggfs. erheblichen Auswirkungen auf das Devisenverlustmanagement. Sämtliche Saldi weltweiter Konten stehen täglich aktuell zur Verfügung.

Automatischer Datenabgleich

Durch den automatisierten Abgleich von Banktransaktionen mit dem Hauptbuch können Unternehmen viele im Rahmen einer manuellen Bearbeitung mögliche Betrugsgelegenheiten unterbinden. Bei allen ausgehenden kreditorengesteuerten Zahlungen ist ein automatischer Abgleich möglich. Mit ergänzenden Daten und Buchungsangaben für eine bessere Prozesssteuerung und -transparenz lässt sich dies auch auf manuelle Zahlungen übertragen. Eine automatische Synchronisierung sämtlicher Barbuchungen mit dem Hauptbuch ist über Regeln möglich.

Archivierung und Anreicherung

Kontoauszüge können unter Verwendung von Standardregeln automatisch gesichert und archiviert werden. Der Zugriff auf sämtliche Auszüge – ob archiviert oder noch aktiv – ist jederzeit in Echtzeit möglich. So wird selbst in einem globalen Umfeld ein effizientes Arbeiten mit historischen Daten sichergestellt. Der Abstimmungsprozess von OpusCapita gibt Unternehmen die Möglichkeit, ihre Transaktionen mit zusätzlichen Daten zu ergänzen. Dadurch erhöht sich der Anteil an Daten, die automatisch zugeordnet werden können, die Suche nach zusätzlichen Informationen in verschiedenen Systemen entfällt.

AR Matching

Die Auszifferung von Kontoauszügen ist oftmals mit zahlreichen manuellen Arbeitsschritten verbunden und kann sehr zeitaufwändig sein. Durch Automatisierung und Standardisierung ihrer Abgleichsprozesse können Unternehmen ihre Forderungslaufzeit reduzieren und die Höhe von nicht zugeordneten Barbeständen senken.

Eine Komplettlösung für viele Prozesse

Mit OpusCapita Matching lassen sich alle Transaktionen integrieren und optimieren, egal ob sie aus dem unternehmenseigenen ERP-System, per Bankzahlung oder aus anderen Systemen getätigt werden. Dies gestaltet das Monitoring und die Berichterstattung einfacher und effizienter. Außerdem müssen die Prozesse nicht mehr gemäß den Vorgaben des ERP-Systems definiert werden, sondern können ganz gemäß den Anforderungen des Unternehmens erstellt werden.

Automatisierung

Durch eine Automatisierung des Datenabgleichs fallen weniger manuelle Arbeitsschritte an, was sich positiv auf die Forderungslaufzeit auswirkt und das Working Capital Management optimiert. Außerdem werden automatisch Vorschläge für den Datenabgleich unterbreitet, so dass Ausnahmen leichter bearbeitet werden können. Das Ziel ist eine tragfertige Verbuchung mit hoher Automatisierungsquote.

Konstante Weiterentwicklung

Unternehmen erhöhen die Leistungsfähigkeit ihrer Teams, indem sie ihnen die Möglichkeit zur konstanten Weiterentwicklung und noch stärkeren Automatisierung ihrer Abgleichsprozesse geben. Die Benutzeroberfläche von OpusCapita ist intuitiv und bedarf keines technischen Know-hows, so dass die Teams Änderungen einfach selbst vornehmen können, um die Prozesse effizienter zu gestalten.

Datenanreicherung

Mit Hilfe ergänzender Daten können Unternehmen den Automatisierungsgrad ihrer Auszifferungsprozesse erhöhen. Dadurch erhöht sich der Anteil an Positionen, die automatisch zugeordnet werden können, die Anwender müssen weniger nach zusätzlichen Informationen in unterschiedlichen Systemen suchen.

Liquiditätsmanagement

Ein solides Liquiditätsmanagement ermöglicht die automatische tägliche Aufbereitung und Abstimmung der Liquiditätslage von Unternehmen. Mit individuell anpassbaren und benutzerfreundlichen Berichten können sie die Prognosegenauigkeit erhöhen und den Bargeldverkehr strenger kontrollieren.

Liquiditätsprognosen

Die transparente Darstellung ihrer globalen Liquiditätslage erlaubt es Unternehmen einerseits, ihre liquiden Mittel besser zu planen und andererseits, das Ausmaß von Kreditaufnahmen, Überziehungskrediten und externen Finanzierungen zu verringern. Ist das maßgebliche Prognoseverfahren erst einmal definiert, übernimmt das System die Nutzerführung, sendet Erinnerungen und hält die Anwender über den Prognosestatus auf dem Laufenden. Nicht automatisierte Zahlungen können von den Geschäftseinheiten und Niederlassungen direkt in das System eingegeben werden, so dass sich die Fehlerquote verringert und die Genauigkeit der Prognosen verbessert.

Berichtswesen und Analytics

Flexible Filter-, Aggregations- und Gruppierungsfunktionen sowie die Analyse verschiedener Zeiträume mit Grid-Ansichten oder Schaubildern verschaffen Unternehmen Klarheit über ihre aktuelle und zukünftige Liquiditätslage. Hierfür können sie bereits vorhandene Berichtsvorlagen verwenden, ihre eigenen Vorlagen erstellen oder einen Drilldown in einzelne Transaktionen ausführen. Ist-Daten lassen sich im Vergleich zu den prognostizierten Daten analysieren und frühere Prognosen können im Hinblick auf ihre Genauigkeit geprüft werden.

Multilaterales Netting

Durch die Verrechnung interner Handelsströme und mit der Leistung einer einzigen Zahlung an Niederlassungen können Unternehmen die Höhe der Fremdwährungs- (FX-) Transaktionskosten und -risiken erheblich verhindern. Eine Verrechnung der Zahlungen gibt Konzernen die Möglichkeit, konzerninterne Risiken effektiv aufzuspüren und FX-Risiken zentral zu steuern. Im Rahmen flexibler Abrechnungsregelungen lassen sich tägliche, wöchentliche oder monatliche Ausgleiche durchführen.

Payment Management

OpusCapita Payments integriert alle Finanzsysteme eines Unternehmens nahtlos über ein sicheres Gateway – mit dem Effekt, dass dessen Zahlungen dauerhaft zentralisiert werden, um die Gefahr von Betrug und Cybercrime zu neutralisieren. Mit der zentralen, benutzerfreundlichen Lösung können sämtliche Zahlungen verwaltet werden – ob per ERP-System, manuell oder vom Treasury.

Sicherheit

Der Zugang zu sämtlichen konzerneigenen Bankkonten lässt sich einfach zentral verwalten und mit einem flexiblen Benutzerrechtemanagement der passende Umfang an Zugangsberechtigungen für jede Rolle ermitteln. Erweiterte Funktionen wie die Multi-Faktor-Authentifizierung, umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten hinsichtlich der Verantwortlichkeiten, das Erstellen schwarzer Listen, Dublettenkontrollen und das Blocken verdächtiger und fehlerhafter Zahlungsströme sorgen für eine umfangreiche Kontrolle und Compliance im Zahlungsprozess.

Skalierbarkeit

Durch die Einrichtung einer globalen Payment Factory standardisieren, harmonisieren und zentralisieren Unternehmen ihre Zahlungsprozesse. Mit einem zentralen Management des Zahlungsworkflows und der vollautomatisierten Abwicklung Ihrer Banktransaktionen können sie die Gefahr von Betrug bedeutend verringern und dabei die Transparenz ihrer Zahlungsströme erhöhen. Die Lösung von OpusCapita bietet ortsunabhängig eine einzige API zu allen Finanzsystemen zum Managen sämtlicher Bankformate und den Austausch mit den Banken. OpusCapita verfügt über Erfahrungen mit über 200 direkten Bankverbindungen und den entsprechenden Formaten in mehr als 100 Ländern.

Automatisierung

OpusCapita bietet benutzerfreundliche Vorlagen für die ortsunabhängige Erfassung manueller Zahlungen jeglicher Art. Dies erleichtert den Mitarbeitern in Finanzwesen und Treasury die bankenunabhängige Kontrolle sämtlicher Benutzerrechte – egal welche Bank involviert ist – und schafft die notwendige Sicherheit. Da Unternehmen durch die Verwendung einer zentralen Lösung alle Zeichnungsberechtigten detailliert kontrollieren können, benötigen die Nutzer keinen Internet-Banking-Zugang mehr. Zusätzlich kann der Automatisierungsgrad der manuellen Zahlungsverarbeitung durch den Wegfall von E-Mails oder umständlichen Buchungsprozessen erhöht werden. Dies senkt nicht nur die Fehlerquote, sondern sorgt auch für zeitnahe Cash-Prognose.

Global Bank Connectivity

Mit offenen Banking-Schnittstellen lassen sich Banken problemlos mit beliebigen Back Office-Finanzsystemen vernetzen. OpusCapita kümmert sich um alles rund um die Integrationsschicht – ob Unternehmen nun Bankenanbindungen im Bereich Treasury oder für Lieferantenzahlungen, im Berichtswesen für Kontoauszüge oder zur Handelsfinanzierung benötigen.

Flexible Auswahlmöglichkeiten

OpusCapita bietet über einhundert direkte Bankverbindungen – etwa für Zahlungsverkehr vor Ort in China, mit einer beliebigen Bank in den nordischen Ländern oder mit EBICS in Zentraleuropa. Eine zertifizierte SWIFT-Lösung für das Liquiditätsmanagement ist direkt in SWIFT Lite2 integriert ist und beinhaltet Vernetzungsmöglichkeiten mit über 10.000 Finanzinstituten weltweit.

Sichere Verbindungen

Die Cloud-Plattformen von OpusCapita werden regelmäßig gemäß Branchenzertifizierung geprüft, etwa nach ISAE Typ 1 und 2. Um sicherzustellen, dass die entsprechenden Schutzmaßnahmen gegen Bedrohungen und Schwachstellen stets auf dem neuesten Stand sind, arbeitet OpusCapita mit führenden Datensicherheitsunternehmen zusammen und nimmt an jährlichen Sicherheitsaudits teil. So können Unternehmen den Zugang zu ihren Daten umfassend mit Konzepten steuern, die etwa End-to-End-Signaturen, föderiertes Single-Sign-on und Multifaktor-Authentifizierung beinhalten.

Konnektivität als Dienst

OpusCapita bietet eine vollständig von ERP-Systemen und Banken unabhängige Lösung, die sich in beliebige Back Office-Systeme integrieren lässt und weltweit alle Zahlungsformate über einen Dienst abwickelt. Die Schnittstellen sind hundertprozentig mit ISO 20022 XML CGI-MP konform und stellen sicher, dass Unternehmen stets über die neuesten weltweiten Konnektivitätsstandards verfügen.

In-House Banking

Mit der In-House Bank-Lösung von OpusCapita kann die Treasury-Abteilung den Tochtergesellschaften Bankdienstleistungen zu eigenen Bedingungen anbieten. So entfällt die Notwendigkeit, mit externen Banken und getrennten Bankkonten für die jeweiligen Einheiten zu arbeiten, die Bankkosten insgesamt verringern sich.

Saldenabstimmung

Durch die automatisierte Abstimmung und das Reporting ihrer globalen Liquiditätslage gewinnen Unternehmen Echtzeit-Transparenz, mit der verlässliche Liquiditätsprognosen und eine bessere Nutzung der konzernweiten Barguthaben möglich sind. Zudem lässt sich der Zeitaufwand für den Monatsabschluss deutlich verringern.

Interne Zahlungen und Finanzierung

Sowohl für die internen als auch die externen Zahlungen können Unternehmen einen einzigen sicheren Zahlungsprozess einrichten. Sie haben Zugriff auf stets aktuelle Kontoauszüge, die Abstimmung interner Transaktionen läuft vollständig automatisiert. Der Finanzbedarf lässt sich kurzfristig decken. So werden Situationen unterbunden, in denen eine Niederlassung gezwungen ist, die Kreditrahmen ihrer Konten auszuschöpfen, obwohl andere Niederlassungen über liquide Guthaben auf ihren Konten verfügen. Der Saldo des gesamten Konzerns kann für Zahlungen und Investitionen genutzt werden kann.

Payments-on-behalf-of (POBO)

Zentral gelenkte Liquiditätsabflüsse verbessern die Sicherheit und Steuerung des Zahlungsprozesses erheblich und minimieren dabei die Gefahr von Zahlungsbetrug. Sämtliche POBO können ebenso wie externe Transaktionen automatisch zugewiesen und im Rahmen der Buchhaltung verbucht werden. Externe Bankbeziehungen können auf den Prüfstand gestellt und unnötige Transaktionen ausgesiebt werden – mit dem Ergebnis eines besseren Cash-Poolings und insgesamt geringeren Bankgebühren.

Collections-on-behalf-of (COBO)

Mit zentral erfassten Cashflows und Aktivforderungen auf Konzernebene eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten für das Working Capital Management einer gesamten Organisation. Gleichzeitig werden den Niederlassungen effiziente Werkzeuge und Prozesse für die Abstimmung und den Umgang mit Sonderfällen zusätzlich zu dem Debitorenmanagement an die Hand gegeben. Die Führung und Verwaltung der entsprechenden Konten kann entweder über das konzernweite Treasury erfolgen – hierbei werden dann alle auf den Kontoauszügen ausgewiesenen Transaktionen der richtigen Niederlassung zugeordnet –, oder die Niederlassungen selbst kümmern sich um die Führung – dazu mit je nach Vereinbarung täglichen oder wöchentlichen Cash-Zahlungen auf das Treasury-Konto des Konzerns.

Business Network

Das Business Network von OpusCapita verbindet Käufer, Lieferanten und andere Geschäftspartner über eine einzige Schnittstelle. Mit hunderttausenden potenziellen Partnern können Unternehmen einfach und effizient Geschäftsdokumente austauschen. Sämtliche Geschäftspartner können einfach integriert werden. Das Business Network unterstützt die Konnektivität mit allen Standards und Nachrichtenarten mit mehr als fünfzig Geschäftsnetzwerken, einschließlich PEPPOL. Elektronische Rechnungsstellung

Mit dem E-Invoicing-Dienst von OpusCapita können Unternehmen ihre Prozesse zur Rechnungsbearbeitung in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung vollständig automatisieren. Durch Scannen und Erfassen der Rechnungen bei der Digitalisierung werden für den elektronischen Durchlauf alle Rechnungseingangskanäle zusammengeführt. Auf diesem Wege wird eine standardisierte Bearbeitung aller elektronischen Rechnungen, Rechnungen im PDF-Format und papiergestützten Rechnungen ermöglicht.

Elektronische Rechnungen empfangen

OpusCapita sorgt für die Formatierung, Weiterleitung und Bearbeitung aller elektronischen Rechnungen. Der Service Desk überwacht die Nachrichten rund um die Uhr, um eine sachgemäße Bearbeitung sicherzustellen.

Sämtliche Formate werden unterstützt:

Zum Beispiel: ZUGFeRD, PEPPOL, Finvoice, TEAPPS, EAPPSXML, EDIFACT, EDIFICE, EDIFURN, EDIWHEEL, RINET, EANCOM, EDITRANS, EDITEX, Ebxml, ETIS, CEFIC, XÖV, EDI@Energy, EDILEKTRO, ODETTE, Cross Industry Invoice, EDIPAP, EDIGAS, VDA 4938, EDI, XML, EHF, FatturaPA sowie der kommende Standard XRechnung

Sämtliche Kanäle werden unterstützt:

Zum Beispiel: OFTP, AS2, ENX, RFC, SOAP, HTTPS, OFTPII, X400(S)FTP, PEPPOL, E-Mail, Papierversand, Interoperabilitätsnetzwerke, direkte Verbindungen

Rechnungen in Papierform empfangen

Das Tool von OpusCapita filtert bei der Digitalisierung von Rechnungen in Papierform alle wichtigen Rechnungsdaten heraus, so dass die entsprechenden Workflows, Buchungsprozesse und Genehmigungen automatisiert werden können. Durch das umfassende Partnernetzwerk von OpusCapita ist der Scan- und Erfassungsdienst weltweit verfügbar. In über 30 Ländern gibt es eine Anlaufstelle vor Ort, in allen anderen Fällen wird die Leistung über zentrale Scan-Center erbracht.

PDF-Rechnungen per E-Mail empfangen

Mit dem Digitalisierungsdienst für E-Mail-Rechnungen von OpusCapita können Unternehmen Rechnungen auch als E-Mail-Anhang empfangen. Die als E-Mail-Anhang eingegangenen Rechnungen im PDF-Format werden bearbeitet, die erforderlichen Kreditorendaten extrahiert und in das gewünschte Format umgewandelt. Für viele Lieferanten stellt die Übermittlung von Rechnungen per E-Mail den bevorzugten, einfachen ersten Schritt dar, um sich von der papiergestützten Variante zu lösen.

E-Mail-Rechnungsarchiv

In einigen Ländern wird ein spezielles digitales Archiv für Rechnungen und Anhänge per E-Mail gefordert. Für die Pflege dieses Archivs ist der eigentliche Empfänger der E-Mail verantwortlich. Beim E-Mail-Rechnungsarchiv von OpusCapita handelt es sich um eine webbasierte Lösung zur sicheren Speicherung und Ablage von E-Mails und ihren Anhängen. Die E-Mails werden im E-Mail-Nachrichtenformat (EML) gespeichert und können mit allen gängigen E-Mail-Clients geöffnet werden. Die Originalanhänge sind in die EML-Datei eingebettet und so komfortabel einsehbar.

Elektronische Rechnungen versenden

Mit der Lösung von OpusCapita zur elektronischen Rechnungsübermittlung können Unternehmen sämtliche ihrer Kunden erreichen. Die Daten aus ihrem Warenwirtschaftssystem bilden die Grundlage für die Rechnungserstellung und deren Verteilung. Der eInvoice-Hub von OpusCapita beinhaltet die folgenden Funktionen zur Übermittlung elektronischer Rechnungen:

  • Identifizierung
  • Umwandlung
  • Channeling
  • Validierung
  • Visualisierung
  • Digitale Signatur
  • Fehlerbehandlung

Für die folgenden Rechnungskanäle ist eine vollständige Abdeckung sichergestellt:

  • OpusCapita Business Network
  • PEPPOL-Netzwerk
  • Interoperabilitätsnetzwerkpartner
  • Direkte Verbindungen zu Geschäftspartnern
  • PDF-Rechnungen per E-Mail

PEPPOL-Netzwerk

PEPPOL ist eine interoperable Infrastruktur, die von der Europäischen Kommission und 18 Regierungsbehörden mitgefördert wird. Das Ziel besteht darin, die Purchase-to-Pay-Prozesse zwischen Regierungsbehörden und B2B-Unternehmen für Käufer und Lieferanten zu vereinfachen. Die offene Many-to-Many-Plattform bietet eine standardisierte Nachrichtenverbindung für die elektronischen Abwicklung von Bestellungen und Rechnungsstellung, elektronische Gutschriften und Versandvorabmitteilungen (ASN). Diese Technologien automatisieren den Informationsaustausch entlang der Lieferkette und reduzieren die Kosten sowie das potenzielle Risiko von Fehlern, die auf manuelles Eingreifen zurückzuführen sind.

Interoperabilität

OpusCapita versetzt Unternehmen in die Lage, all ihre weltweiten Geschäftspartner – ob große oder kleine und mittelständischen Unternehmen – über einen zentralen Knotenpunkt anzubinden. Ermöglicht wird dies über Interoperabilitätspartnerschaften, das PEPPOL-Netzwerk, direkte Verbindungen zu Geschäftspartnern und die dem Netzwerk angeschlossenen Bestandskunden von OpusCapita.

Interoperabilitätspartner

OpusCapita ist aktives Mitglied des Wirtschaftsverbands European E-Invoicing Service Providers Association (EESPA) und trägt damit zu der weiteren Entwicklung im Bereich Interoperabilität zwischen Dienstleistern bei. Weltweit verfügt OpusCapita derzeit über mehr als 50 Interoperabilitätspartner, dazu zählen unter anderem:

Weltweite Partner:

Basware, Tungsten, GXS, Liaison, CGI, HighJump

Europäische Partner:

Pagero, Tieto, EDB, Cegedim, Palette, Fitek, Omniva, PEPPOL

Partner in den nordischen Ländern:

Anilinker, Visma, Enfo, Evry, Maventa, Notebeat, InExchange, Logiq, Posten

Direkte Verbindungen

OpusCapita verfügt über jahrelange Erfahrungen im Bereich von Punkt-zu-Punkt-EDI-Verbindungen. Mit den B2B-Integrationsdienstleistungen von OpusCapita lassen sich ungeachtet des Inhalts und geschäftspartnerunabhängig höchst anspruchsvolle Geschäftsverbindungen herstellen. Die Punkt-zu-Punkt-B2B-Integration basiert auf bewährten Verfahren: Planung (Plan), Aufbau (Build), Betrieb (Run) und Optimierung (Optimize).

PEPPOL-Netzwerk

Über das PEPPOL-Netzwerk können Unternehmen über 80.000 Käufer und hunderttausend Lieferanten in ganz Europa erreichen. OpusCapita bietet einen zertifizierten internationalen PEPPOL-Zugangspunkt und sorgt für die Weiterleitung und Handhabung von Dokumenten und Transaktionsnachrichten.

Kunden von OpusCapita

Das Business Network von OpusCapita verbindet mehr als 100.000 Unternehmen. Einer der Gründe für die Entscheidung zugunsten des Business Networks von OpusCapita liegt in der großen Reichweite und den bestehenden Partnerverbindungen: Nur eine einzige Verbindung führt direkt zu allen aktuellen und potenziellen Geschäftspartnern. Dadurch erschließen sich neue Märkte und die Unternehmen können schneller wachsen.

B2B-Integration und EDI

Unternehmen optimieren mit OpusCapita ihre elektronische B2B-Lieferkette und EDI-Transaktionen im Hinblick auf Zuverlässigkeit, Reichweite und Kosteneffizienz. Geschäftskritische Anforderungen an die B2B-Lieferkette können problemlos über eine einzige Verbindung abgedeckt werden. Die Einrichtung, das Onboarding, die Abbildung, Übersetzung, lückenloses 24/7 Monitoring und Vernetzung mit Handelspartnern sind dabei Teil der Dienstleistung. Ob Ansi X.12, Odette, UN/Edifact, Eancom, RosettaNet, Tradacoms, VDA, XML, UBL, PEPPOL – OpusCapita deckt alle Formate ab.

Lieferantenanbindung

Mit der als Service bereitgestellten OpusCapita Network Hub-Lösung lassen sich alle Lieferanten aus der Lieferkette anbinden. Alle ggfs. von den Lieferanten geforderten gängigen Nachrichtentypen und -formate werden unterstützt. B2B-Onboarding-Services kommen zum Einsatz, um bei kleinen und mittelgroßen Lieferanten den Umstieg von der papiergestützten auf die elektronische Rechnungsstellung auf den Weg zu bringen. Der Ausgangspunkt bei allen Aktivitäten ist eine gemeinsam vereinbarte Integrationsstrategie.

Kundenanbindung

Die B2B-Integrationslösung von OpusCapita übernimmt die Abwicklung aller elektronischen Transaktionen mit den Kunden eines Unternehmens. Benötigt wird lediglich der Anschluss an den Network Hub von OpusCapita. Alle maßgeblichen Informationen werden auf sicherem Wege schnell und zuverlässig zwischen dem unternehmenseigenen ERP- und dem Kundensystem synchronisiert.

Logistikpartneranbindung

Die B2B-Integration in der Logistik dient dem Austausch von Echtzeitdaten zwischen Spediteuren, Zollmaklern, Container-Frachtbahnhöfen, Schiffsagenten, Lagerhäusern, Fuhrunternehmen und Speditionen. OpusCapita verarbeitet unterschiedliche Nachrichtentypen und -formate zwischen den Geschäftspartnern und stellt dadurch sicher, dass das Geschäft reibungslos abläuft.

B2B-Onboarding-Dienstleistungen

Um erfolgreich mit vollständig digitalen Geschäftsnetzwerken zu arbeiten, müssen Unternehmen alle Geschäftspartner in die Prozesse integrieren. Hierfür setzt OpusCapita bewährte Werkzeuge, Prozesse und Methoden ein. Vor dem Hintergrund einer gemeinsam vereinbarten Onboarding-Strategie kommen gezielte Vorgehensweisen zum Einsatz. Im Normalfall besteht der erste Schritt beim Lieferanten-Onboarding darin, eine Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung einzuleiten und im Weiteren dann auch andere Geschäftsdokumente auf elektronischem Weg auszutauschen.

Lieferanten-Onboarding

Die skalierbare End-to-End-Lösung von OpusCapita ermöglicht ein schnelles und effizientes Onboarding einer beliebigen Anzahl von Lieferanten in einer Bandbreite von kleinen bis großen Unternehmen – auch im globalen Maßstab oder mit mehreren Sprachen. Unterstützt wird zudem eine breite Palette von Geschäftsprozessen, unter anderem die elektronische Rechnungsstellung und der weltweite Empfang im PDF-Format.

Business Network Portal

Über das Portal können Unternehmen ihren Lieferanten Self-Service-Werkzeuge für die Digitalisierung der Kommunikation zur Verfügung stellen. Diese können dann beispielsweise ihre eigenen Profile verwalten, wichtige Einkaufsinformationen erhalten und elektronische Rechnungen übermitteln. Auch ein personalisierter Ansatz im Bereich der Automatisierung und Integration ist mit den B2B-Integrationsdienstleistungen von OpusCapita möglich.

Lieferantentraining

OpusCapita unterstützt Unternehmen und Organisationen bei der Umstellung von papiergestütztem Source-to-Pay auf die elektronische Nachrichtenübermittlung in Echtzeit unter Einbeziehung ihrer Lieferanten und Partner. So reduzieren diese ihre P2P-Durchlaufzeiten erheblich, erreichen eine Optimierung des Betriebskapitals, verbessern ihre Lieferantenbeziehungen und stärken so die gesamte Lieferkette.

Lieferantenverfolgung, -überwachung und -unterstützung

Mi Hilfe von Echtzeitberichten können Unternehmen den Lieferanten-Onboardingprozess verfolgen und monitoren. Ein kompetentes Helpdesk bietet den Lieferanten Unterstützung im Rahmen des Prozesses.

CROWDFOX Professional innerhalb von OpusCapita

Die Integration der KI-Einkaufs- & Vergleichsplattform CROWDFOX Professional optimiert die Suchergebnisse in OpusCapita durch komplexes Matching und Content-Konsolidierung aller Kataloge und PunchOuts. Durch einen Bestpreis-Katalog, der via PunchOut Level 2 über den von CROWDFOX entwickelten Zentralartikel UTIN® (Unique Trade Item Number) gematcht wird, lassen sich bei der Beschaffung von C-Gütern und Longtail-Artikeln die Einkaufskosten auf Artikel- und Prozessebene nachhaltig reduzieren.

Hier erfahren Sie mehr über die globale Systemlösung CROWDFOX Professional.