Lieferantenauswahl

Die Lieferantenauswahl ist Teil des Lieferantenmanagements. Die systematische Vorgehensweise minimiert Risiken und senkt Kosten.

 

Definition: Was ist die Lieferantenauswahl und warum ist diese wichtig?

Die Lieferantenauswahl stellt einen wesentlichen Erfolgsfaktor in einem Unternehmen dar. Zugekaufte Dienstleistungen, Materialien oder Produkte beeinflussen die Qualität der eigenen Lieferungen bzw. Leistungen und den Gewinn einer Firma. Da die Lieferantenauswahl sich auf die Gesamtprofitabilität auswirkt, ist sie strategisch wichtig.

 

Was ist Lieferantenauswahl?

Die Lieferantenauswahl ist Teil des Lieferantenmanagements. Unter dem Begriff Lieferantenmanagement summieren sich mehrere Prozessschritte. Dazu gehören die Gestaltung, die Lenkung und die Entwicklung der Beziehungen zu den Lieferanten. Der Entscheidungsrahmen des Lieferantenmanagements stellt sich wie folgt dar:

1. Lieferantenidentifikation

2. Lieferanteneingrenzung

3. Lieferantenanalyse

4. Lieferantenbewertung

5. Lieferantenauswahl/Lieferantencontrolling

6. Steuerung der Lieferantenbeziehung

 

Die Lieferantenauswahl umfasst Maßnahmen, die Firmen ergreifen, bevor ein Bedarf entsteht und die Kontaktaufnahme zu einem Lieferanten erfolgt. Eines der Hauptziele der Lieferantenauswahl ist die Risikominimierung. Denn entscheidet sich ein Unternehmen für einen ungeeigneten Lieferanten, setzt es sich einem oder mehreren der folgenden Risiken aus:

• Nichterfüllung des Vertrags, weil ein Lieferant in wirtschaftlichen Schwierigkeiten steckt
• Lieferant liefert mindere Qualität
• fehlende Termintreue
• der Preis für die erbrachten Leistungen ist zu hoch

Um diese Risiken einzudämmen, ist eine sorgfältige Lieferantenauswahl nötig.

 

Anforderungen an die Lieferantenauswahl

Im Rahmen der Lieferantenbewertung werden nach einem festgelegten System bestimmte Kriterien zur Beurteilung der Leistungsfähigkeit herangezogen. Im Hinblick auf den Trend, dass die Lieferantenintegration in Unternehmensprozesse einen immer wichtigeren Stellenwert einnimmt, steigen die Anforderungen an die Lieferanten. Ein ideales Lieferantenportfolio entsteht, wenn bei der Auswahl bestimmte Anforderungen berücksichtigt werden.

• Auswahl von Lieferanten, die cross-funktional, also miteinander arbeiten, um nötige Abstimmungsprozesse rasch und innovativ zu entwickeln
• die aktuelle Beschaffungssituation wird berücksichtigt
• Bewertungskriterien werden klar definiert und einheitlich angewendet
• qualitative und quantitative Aspekte fließen in die Kriterienauswahl ein
• der Auswahlprozess erfolgt kosten- und zeiteffizient
• das Ziel der Lieferantenauswahl ist ein Ranking der Lieferanten

 

Welche Phasen umfasst der Lieferantenauswahlprozess?

Der Lieferantenauswahlprozess durchläuft mehrere Schritte. Zunächst sind die potenziellen, gegebenenfalls bereits firmenintern bewerteten Lieferanten zu identifizieren.

 

Identifikation neuer Lieferanten

Gibt es noch keine Lieferanten für die gesuchte Lieferung oder Leistung, sind neue potenzielle Lieferanten zu finden und vorab zu bewerten. Potenzielle neue Lieferanten lassen sich auf unterschiedlichen Wegen finden:

• Messen/Ausstellungen, Werbung
• Seminare, Fachtagungen, Workshops
• Internet
• Tipps zur Lieferantenauswahl aus dem bestehenden Netzwerk
• Probelieferungen
• innerbetriebliche Quellen
• Firmenverzeichnisse
• Fachartikel, Publikationen und Berichte

Im nächsten Schritt sind Angebote einzuholen und zu prüfen. Erst dann folgt eine weitere Eingrenzung der in Frage kommenden Lieferanten. Die vorausgewählten potenziellen Lieferanten werden analysiert und bewertet. Daraus ergibt sich ein Ranking, anhand dessen die finale Entscheidung getroffen wird.

 

Angebotsanalyse

Die Angebotsanalyse erfolgt unter Berücksichtigung der firmeninternen Vorgaben. Aspekte des Preis-Leistungs-Verhältnisses haben dabei großes Gewicht.

 

Lieferanteneingrenzung und -analyse

Nach der Angebotsprüfung bleibt eine kleine Gruppe potenzieller Lieferanten übrig, die nach weiteren, detaillierten Merkmalen überprüft wird. Dabei spielen zum Beispiel vorhandene Zertifikate wie die DIN EN ISO 9001 oder andere Qualitätsmanagementsysteme eine Rolle. Auch Aspekte der Risikoidentifikation entlang der Lieferkette können herangezogen werden. Das gilt insbesondere für weltweit agierende Unternehmen, für welche die Zuverlässigkeit ihrer Lieferanten große Bedeutung hat. Im Rahmen des Global Sourcings treten spezielle Risiken auf, die als K.O.-Kriterium wirken können: Erdbeben- oder Überschwemmungsgefahr, niedrigeres Technologielevel, fehlende Innovationskraft und dergleichen mehr.

Die Analyse der Lieferanten lässt sich zum Beispiel durch ein Lieferantenaudit oder eine Lieferantenbesichtigung praktisch durchführen.

 

Lieferantenbewertung

Die individuelle Bewertung von Lieferanten erfolgt mithilfe eines detaillierten Kriterienkatalogs, der in Abhängigkeit der Firma und des zu vergebenden Auftrags spezifisch ausgeprägt ist. Mithilfe einer Kriterien-Checkliste lassen sich Lieferantenprofile konkretisieren. Es gibt unterschiedliche Verfahren, so zum Beispiel die quantitativen Verfahren, bei denen Kennzahlenanalysen und Bilanzanalysen eine Rolle spielen. Bei den qualitativen Verfahren geht es um das Erstellen von Scoring-Modellen in Form von Notensystemen oder Scoring-Tafeln. Bekannt ist auch die Bewertung nach SCOPE, bei der die tabellarisch dargestellten Aspekte bewertet werden.

 

 

 

Welche Kriterien dienen zur Lieferantenauswahl?

Bei der Auswahl geeigneter Lieferanten empfiehlt sich die Berücksichtigung bestimmter Kriterien, die je nach Anforderung variieren. Die Bewertungskriterien hängen eng mit der Beschaffungssituation und der Unternehmensstrategie zusammen. Diese bilden die Grundlage, auf der ein Ideallieferant definiert wird.

 

Standardkriterien

• Mengenmäßige Leistungsfähigkeit: Hier spielt die Flexibilität im Rahmen der Liefermenge und die grundsätzliche Kapazität eine Rolle.
• Qualitative Leistungsfähigkeit: Lieferanten müssen ein bestimmtes definiertes Qualitätsniveau mitbringen. Der Technologiestand der Lieferanten fällt in den Bereich der qualitativen Leistungsfähigkeit.
• Monetäre Rahmenbedingungen: Zahlungskonditionen, Angebotspreise und eine individuelle Kostenanalyse fallen in diesen Bereich.
• Logistik: Standort sowie mögliche Lieferleistung in einem gesteckten Zeitrahmen.
• Kooperationsbereitschaft: Ausprägung der Informations- und Kooperationsfähigkeit, Bereitschaft, neue Trends aufzunehmen und umzusetzen.
• Innovationsfähigkeit: Höhe der technologischen Kompetenz sowie verfügbare Kapazitäten im Bereich Forschung und Entwicklung (F&E)
• Serviceleistungen: Garantieleistungen, Erreichbarkeit von Kundendienst sowie Nachkaufsicherheit.
• Umweltbeitrag/die Nachhaltigkeit: Umweltverträglichkeit von Artikeln sowie die Recyclingbereitschaft eines Unternehmens.

 

Zusatzkriterien

Als Zusatzkriterien können bei bekannten Lieferanten weitere Aspekte berücksichtigt werden, dazu gehören:

• geringe Fehlerquote in der Vergangenheit
• faires Reklamationsmanagement, falls es zu Beanstandungen kommt
• sehr gutes Kulanzverhalten
• Einhaltung von Fristen und Terminen
• gute Erreichbarkeit und feste Ansprechpartner
• seltene oder nur geringfügige Preiserhöhungen in der zurückliegenden Geschäftsbeziehung
• grundsätzliche Einhaltung verhandelter Preise.

Bei Lieferanten, die bislang noch nicht ins Portfolio gehören, ist die Einholung von Bonitätsauskünften bei der SCHUFA oder der Creditreform eine Option.

 

Wie wird die finale Lieferantenauswahl getroffen?

Zum Schluss werden die geeigneten Lieferanten ausgewählt. Die Auswahl erfolgt entweder nach operativen Aspekten, d.h. dass der gewählte Lieferant am besten zur Erfüllung eines Auftrags geeignet ist. Oder die Auswahl unterliegt strategischen Kriterien, wobei das mögliche Erfolgspotenzial das wichtigste Entscheidungskriterium darstellt. Die ermittelte Rangfolge, die sich aus den vorhergehenden Schritten ergibt, sollte allerdings nicht der einzige Maßstab bei der Auswahl des geeigneten Lieferanten sein. Um die abschließende Entscheidung zu treffen, können in Erfahrung gebrachte Details zu ausschlaggebenden Faktoren werden. Das Know-how eines Anbieters kann dabei beispielsweise eine Rolle spielen, doch auch Lieferwege- und Zeiten können den Unterschied machen.

Eine geschickte Lieferantenauswahl reduziert die Kosten beim Einkauf, sichert eine definierte Qualität und senkt typische Beschaffungsrisiken. Darüber hinaus ist sie dazu geeignet, die Beschaffungsflexibilität maßgeblich zu verbessern.