Open Catalog Integration (OCI)

Mit Open Catalog Integration, kurz OCI, können Unternehmen Bestellvorgänge vereinfachen und in ihre ERP-Systeme integrieren. Das spart Kosten und Zeit.

Definition: Was ist OCI?

Open Catalog Interface oder auch Open Catalog Integration, kurz OCI, ist ein wirtschaftlicher Standard zum Austausch von Katalogdatensätzen. Ein OCI fungiert dabei als Katalogschnittstelle zwischen betriebsinternen ERP-Systemen, also Unternehmenssoftware, und externen Katalogen. Ziel der Schnittstelle ist es, beispielsweise bei Produktbestellungen aus externen Webkatalogen diese Daten direkt in das eigene ERP-System zu integrieren. Ursprünglich wurde OCI von SAP entwickelt, um die Kommunikation zwischen dem Program R/3 von SAP und externen Katalogen zu vereinfachen.

Wie funktioniert die Anbindung?

Die Anbindung von externen Katalogen an die eProcurement-Systeme erfolgt im Beispiel SAP sowohl im Bestellanforderungs- als auch im Bestellprozess des entsprechenden Programms. In der Folge können Unternehmen direkt auf die online zur Verfügung stehenden Kataloge zugreifen und die Bestellungen aus dem eigenen System heraus aufgeben. Dann findet die Bestellung selbst über das eigene ERP-System statt, da der Warenkorb im eigenen System gefüllt und die Bestellung von dort abgeschickt wird. Für die Anbindung von OCI an SAP sind im Einzelnen folgende Schritte nötig:

Im Einführungsleitfaden des Projektsystems, an welches das Unternehmen den externen Katalog anbinden möchte, müssen zunächst die Katalogdaten angegeben werden. Nur so kann SAP auf den Katalog zugreifen.
Das entsprechende Business Add-in ist implementiert und aktiviert.

Dann kann der externe Katalog sowohl von der Komponentenübersicht als auch von der Dienstleistungs-, der Vorgangsübersicht und dem Vorgangsdetailbild aus aufgerufen werden. Im Katalog wählen die Mitarbeiter die entsprechenden Artikel aus und fügen sie dem Warenkorb hinzu.

Kostensenkung im Einkauf durch elektronische Beschaffung

Die Suche nach Produkten im Katalog oder in der Liste eines bestimmten Herstellers kostet die Mitarbeiter Zeit und somit das Unternehmen Geld. Durch die Nutzung elektronischer Kataloge lässt sich Zeit einsparen, da die meisten Systeme mit Suchfunktionen arbeiten, über welche die entsprechenden Artikel mit der einzigartigen Artikelnummer schnell gefunden werden. Ein weiterer Vorteil des eProcurement ist, dass Unternehmen Lieferbedingungen und Zahlungsvereinbarungen nur einmal mit dem Lieferanten aushandeln müssen und dann immer wieder zu den gleichen Konditionen Waren bestellen können. Auch eine periodische Neubestellung von Artikeln ist möglich, um die Bestellvorgänge zu automatisieren und somit Geld zu sparen.

Maverick Buying verhindern

Eigenmächtige Bestellungen durch Mitarbeiter, verspätete Bedarfsmeldungen beim Einkauf sowie die Missachtung bestehender Rahmenverträge zählen zum Maverick Buying. Dabei kaufen Mitarbeiter unkontrolliert Waren und Materialien ein, wodurch sie dem Unternehmen finanziell schaden.

Elektronische Beschaffungsmodelle wie das OCI können hier Abhilfe schaffen. Automatisierte Bestellprozesse sorgen dafür, dass Mitarbeiter nicht mehr eigenmächtig einkaufen. Auch ist es möglich, den Zugriff auf externe Kataloge lediglich bestimmten Mitarbeitergruppen, wie dem Einkauf, zu gestatten. Das reduziert die Gefahr von Maverick Buying.

Beschaffungsprozess automatisieren über Procure-to-Pay

Unter Procure-to-Pay werden unterschiedliche Maßnahmen zusammengefasst, die alle das Ziel haben, die Effizienz der Produktionskette zu steigern. Weitere Begrifflichkeiten für dieses Wirtschaftstool sind „Purchase-to-Pay“ oder kurz P2P. Zu den einzelnen Aktivitäten zählen:

Warenbedarf identifizieren
Autorisierung des Einkaufsprozesses
Recherche der Lieferanten
Angebote einholen
Auswahl des Lieferanten
Warenbeschaffung (Procurement)
Wareneingang
Rechnungserhalt
Zahlung (Payment)

Indem all diese Prozesse optimiert werden, können Unternehmen sowohl Geld als auch Zeit sparen. Wenn Unternehmen P2P gemeinsam mit einer OCI Schnittstelle nutzen, findet der Einkauf wesentlich effizienter statt. Die Recherche und Auswahl der Lieferanten entfallen bei automatisierten Beschaffungssprozessen, ebenso die regelmäßige Beschaffung. Diese müssen Mitarbeiter des Einkaufs ausschließlich bei Sonderbestellungen durchführen.

Lieferantenanbindung über OCI erleichtert elektronische Beschaffung

Eine elektronische Lieferantenanbindung hilft Unternehmen dabei, ihre Kosten zu senken sowie die Prozesse der Warenbeschaffung zu beschleunigen. Auch lassen sich Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und Lieferanten stärken. Eine OCI-Anbindung bietet dabei den Vorteil, die Arbeitsprozesse innerhalb der Firma voranzutreiben. Wenn die Mitarbeiter vorab keine Lieferanten recherchieren und auswählen müssen, sorgt das zusätzlich dafür, dass Vorgänge schneller ablaufen.

Zugriff auf externe Shopsysteme über Punch-out-Katalogdaten

Der sogenannte Punch-out-Mechanismus ermöglicht es Unternehmen, innerhalb des eigenen OCI-Systems auf die Kataloge externer Shops und Lieferanten zuzugreifen. Die Anbindung erfolgt an den Punch-out-Katalog. Das ermöglicht den Unternehmen, ihre Artikel über den eigenen Warenkorb zu bestellen. In der Bestellung selbst tritt dann wieder das eigene System in Kraft und führt den Bestellvorgang sowie die Abrechnung durch.

Beschaffung indirekter Materialien (C-Materialien) über Desktop-Purchasing-Systeme

C-Artikel haben einen geringen Wert, machen aber einen großen Teil am Bestellspektrum des Unternehmens aus. Dabei handelt es sich vorrangig um Materialien, die nichts mit den eigentlich vertriebenen Gütern zu tun haben. In Bezug auf C-Teile besteht der größte Bestellaufwand in Unternehmen, da Mitarbeiter hier häufig Einzelbeschaffungen vornehmen.

Ein Desktop-Purchasing-System (DPS) ist ein System zur Beschaffung von Waren und Materialien, bei denen alle Prozesse effizient und kostensparend gesteuert werden. Auch im Rahmen der OCI-Anbindung können Unternehmen ein DPS nutzen, um Bestellvorgänge zu vereinfachen und die Beschaffungskosten von C-Materialien nachhaltig zu senken. Folgende Mechanismen tragen zur Vereinfachung bei:

Automatisierung der Bestellung
Vereinfachung manueller Bestellungen
keine umfangreiche Lagerhaltung mehr notwendig
günstigere Preise für Material durch Bündelung der Bestellungen
günstige Rahmenverträge mit wenigen Lieferanten
Reduktion der Bearbeitungszeit einzelner Bestellungen
keine Verzögerungen durch automatisierte Prozesse
automatische Erfassung und Verbuchung im internen ERP-System

Das Einsparungspotenzial liegt damit bei etwa 7,5 Prozent am Gesamtvolumen des indirekten Bereichs, also der C-Artikel.