EDIFACT

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ist ein internationaler Standard zum Datenaustausch zwischen Unternehmen.

Definition: Was ist EDIFACT?

EDIFACT ist die Abkürzung für Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Dieser Datentransferstandard findet in erster Linie im kaufmännischen Bereich Anwendung. Er wird für den Austausch von Daten wie Buchungsanfragen, Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen zwischen Lieferanten und Kunden genutzt. Die United Nations Economic Commission for Europe (UN/ECE) entwickelte einen Vorschlag, der später durch die International Organization for Standardization (ISO) und das Deutsche Institut für Normung (DIN) zum Standard erhoben wurde. Vollständige Bezeichnung: UN/EDIFACT.

Vorteile von EDIFACT

Die größten Vorteile von EDIFACT liegen in der Schnelligkeit, mit der die Daten ausgetauscht werden können. Ein weiterer Vorteil ist die Minimierung der Eingabefehler, da die Datenübernahme nicht manuell, sondern automatisch erfolgt. Zudem werden Medienbrüche vermieden, sodass technisch bedingte Fehler ebenfalls wegfallen. Die Vorteile im Überblick:

Kosteneinsparungen	deutlich weniger Papierverbrauch weniger Personalressourcen für Belegbearbeitung
Höhere Geschwindigkeit und größere Genauigkeit	die Übermittlung erfolgt innerhalb von Minuten, statt wie früher innerhalb von Tagen Rechnungsdaten weisen praktisch keine Fehler auf die Supply Chain ist insgesamt effizienter. Experten schätzen, dass die Lieferzeiten um 30 Prozent kürzer ausfallen
verbesserte Effizienz im Betrieb	Mitarbeiter haben mehr Zeit für höherwertige Aufgaben und sind produktiver zeitnahe Verarbeitung der eingehenden Daten verringert Mehrfachbearbeitung Verkäufer profitieren von kürzeren Laufzeiten einer Bestellung und somit von schnellerer Bezahlung (besserer Cashflow) Lagerfläche und -kosten werden reduziert, weil just-in-time-Lieferungen möglich sind
Erweiterung strategischer Möglichkeiten auf Managementebene	kurze Lieferzeiten bei verbesserten oder neuen Produkten Markteintritt in neue Märkte ist einfacher möglich, auch weltweit Supply Chain Management lässt sich aufgrund der bereitstehenden Informationen optimieren statt angebotsorientiert zu arbeiten, können Firmen nachfrageorientiert handeln Nachhaltigkeit lässt sich schlüssig darstellen, da elektronische Prozesse die Umwelt schonen und CO2 einsparen

Nachteile von EDIFACT

EDIFACT bringt auch einige Nachteile mit sich:

Hoher Automatisierungsgrad beschränkt nachträgliche Änderungen	je nach Status der Bestellung ist keine Änderung mehr möglich Detailfragen müssen nach wie vor persönlich geklärt werden
Standards lassen keine Ausnahmen zu	Sonderwünsche sind nicht möglich individuelle Servicelösungen, Last-Minute-Änderungen und Tracking-Informationen erfordern zusätzliche Schnittstellen
Betriebe ohne EDIFACT bleiben außen vor	hohe Erstinvestitionen in Hardware und Software schließen kleinere Unternehmen aus administrative Betreuung des Systems kostet dauerhaft Zeit und Geld; hinzu kommen die Aufwendungen für die Einarbeitung

Unterschied EDI und EDIFACT

Der Unterschied zwischen EDI und EDIFACT ist struktureller Natur. EDI (Abkürzung für Electronic Data Interchange) umfasst den elektronischen Austausch betrieblicher Dokumente. Das konkrete Format, in dem die Daten ausgetauscht werden, nennt sich EDIFACT. UN/EDIFACT entspricht internationalen Standards und wird branchenübergreifend eingesetzt.

Einordnung von EDIFACT als Datenaustauschstandard mit ERP-Systemen/Warenwirtschaftssystemen

Damit ein ERP-System oder ein Warenwirtschaftssystem per EDIFACT Daten mit Kunden oder Lieferanten austauschen kann, braucht es eine Schnittstelle. Fehlt die Schnittstelle, muss sie nachträglich implementiert werden. ERP bzw. Warenwirtschaft und EDI sind eng miteinander verknüpft und bedingen einander:

Damit ein EDI-Prozess starten kann, braucht es den Input strukturierter Daten aus dem ERP- oder Warenwirtschaftssystem.
Um die Daten über eine EDI-Schnittstelle in ein ERP- oder Warenwirtschaftssystem zu ziehen, müssen EDI-Prozesse strukturiert ablaufen.

openTRANS

openTRANS stellt eine Alternative zu EDIFACT dar und ähnelt ihm stark. Der elektronische Datenaustausch mittels openTRANS wird zwischen Handelsunternehmen eingesetzt. openTRANS arbeitet auf Basis von XML und bildet grafisch unterstützte Textteile in Dokumenten ab.

XML

XML (Abkürzung für EXtensible Markup Language) bedeutet in etwa „erweiterbare Auszeichnungssprache“. XML wurde aus einer Not heraus entwickelt und entstand zu einem Zeitpunkt, als die Programmiersprache HTML an ihre Grenzen stieß.

OCI

OCI (Abkürzung für Open Catalog Interface) dient zum Austausch spezieller Katalogdatensätze zwischen ERP-Programmen und externen Katalogdaten. Der Schwerpunkt liegt auf der Automatisierung von Einkaufsprozessen, sodass zum Beispiel Waren SAP-konform verbucht werden können.

EDIFACT

EDIFACT ist für den länder- und branchenübergreifenden Einsatz konzipiert. Die direkte elektronische Kommunikation zwischen unterschiedlichen ERP-Systemen lässt sich über EDIFACT wirtschaftlich abbilden. EDIFACT hält über 200 definierte Nachrichten bereit, die die Kommunikation weltweit vereinheitlichen.

Wie funktioniert EDIFACT?

Jede EDIFACT-Nachricht besteht aus einem 6-stelligen Kürzel. Dieses bildet einen klar definierten Prozess ab. EDIFACT hält für Nutzer einen gewissen Spielraum bereit. Sie können auswählen, welche Datenelemente verschickt werden. ERP- oder Warenwirtschaftssysteme erzeugen im ersten Schritt ein individuelles Inhouse-Format. Dieses Format wird einem Konverter so umgewandelt, dass das System des korrespondierenden Geschäftspartners die Informationen aufnehmen kann. Der Konverter bietet den Vorteil, dass die Hauptsysteme der Geschäftspartner unangetastet bleiben, weil die Veränderungen ausschließlich außerhalb der Systeme stattfinden.

EDIFACT-Standards

Die EDIFACT-Standards, die permanent weiterentwickelt werden, stehen in ihrer jeweils aktuellen Version auf der Website der UN/ECE (Wirtschaftskommission der Vereinten Nationen für Europa) zur Verfügung. Typische Standards sind zum Beispiel:

Nachricht	Englische Bedeutung	Deutsche Übersetzung
DELFOR	delivery forecast	Lieferabruf
IFTDGN	dangerous goods notification message	Gefahrgut-Ankündigung
IFTMBP	provisional booking message	Buchungsanfrage
PAYORD	payment oder message	Zahlungsanweisung
RECADV	receiving advice	Wareneingangsmeldung

Einzelne Branchen verfügen über sogenannte Subsets. Dabei handelt es sich um branchenspezifische Zusammenfassungen von Standards. Die folgende Liste zeigt eine kleine Auswahl:

EANCOM – Konsumgüterindustrie
EDIFURN – Möbelbranche
EDITEX – Textilindustrie
EDILIBE – Buchhandel
ODETTE – Automobilindustrie

Aufbau EDIFACT-Datei

Jede EDIFACT-Nachricht ist nach einem System, bestehend aus vier Säulen, aufgebaut:

Syntax: Legt fest, nach welchen Regeln eine Nachricht aufgebaut wird. Sie definiert, welche Zeichen und Elemente verwendet werden dürfen.
Datenelemente: Kleinste Einheit einer EDIFACT-Datei.
Segmente: Eine Gruppe gleichartiger Datenelemente bildet ein Segment.
Nachrichten: Mehrere Segmente ergeben eine Nachricht.

Eine Nachricht steckt in einem digitalen Umschlag, auf dem Kopfdaten und Abschlussdaten vermerkt sind. Im Umschlag befindet sich eine detaillierte Nachricht, bestehend aus den oben genannten Elementen.

Was sind EDIFACT-Nachrichten?

Eine EDIFACT Nachricht stellt zusammenfassend alle Segmente eines Geschäftsvorfalls dar, begrenzt durch Kopf- und Abschlussdaten. Übermittelt werden nur Segmente mit relevanten Inhalten.