Einkaufsprozess
Wie ist der strategische Einkaufsprozess definiert?
Im Gegensatz zum operativen Einkauf betrachtet der strategische Einkauf Prozesse, Beziehungen und das Beschaffungsportfolio ganzheitlich; er plant, definiert, steuert und blickt voraus. Im Fokus seiner Strategien stehen unter anderem:
- Versorgungssicherheit heute und morgen
- stabile und sichere Prozesse (Compliance, Nachhaltigkeit, Risk, P2P, IT)
- Lieferantenmanagement, Kollaboration
- Verträge, Recht
- Beschaffungsmarktanalyse
- Kostenstrukturen
- Qualität
- Generierung von Innovation
- Investitionen
- Make-or-buy
- Personalplanung
Schritte im Einkaufsprozess
Der strategische Einkaufsprozess besteht aus fünf Schritten.
1. Zielsetzung | Die Ziele leiten sich aus der Einkaufs- und Unternehmensstrategie ab. Dazu ist es notwendig, Unternehmens- und Einkaufsstrategie zu harmonisieren und konkrete Ziele für einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren zu definieren.
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2. Kennzahlen festlegen | Kennzahlen machen die Ziele messbar. Damit lässt sich der Einkaufsprozess steuern und die Zielerreichung überwachen.
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3. Erfolgsmessung | Die Erfolgsmessung im Einkauf beinhaltet:
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4. Berichtswesen | Im Berichtswesen lässt sich der Einkaufsprozess darstellen. Dazu sind
Den Berichten sollten zudem die folgenden Informationen zu entnehmen sein:
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5. Leistungssteigerung | Darüber hinaus kann der strategische Einkaufsprozess dazu beitragen, verschiedene Methoden der Leistungssteigerung im Einkauf einzuführen. Dazu gehören unter anderem:
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Einkaufsoptimierung mit eProcurement
Ziel von eProcurement im Einkaufsprozess ist es, Prozesse effizienter zu gestalten und Transaktionskosten zu reduzieren. Durch die Automatisierung administrativer Vorgänge lassen sich deutliche Einsparungen erzielen. Das gilt zum Beispiel für das Bestell- und Rechnungswesen und für die Auswahl passender Produkte und Lieferanten. Vorgänge lassen sich besser dokumentieren und kontrollieren. Weiterer Vorteil: höhere Flexibilität. So lassen sich beispielsweise durch die Optimierung der Lagerbestände Kosten reduzieren. Der intelligente Einsatz von eProcurement – kein Ausfüllen von Formularen mehr, kein Warten auf die Genehmigung des Vorgesetzten – setzt Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten frei.
Einkaufsprozess optimieren: Verbesserung des operativen Einkaufs durch Procure-to-Pay-Integration
Procure-to-Pay oder auch Purchase-to-Pay (P2P; von der Bestellung bis zur Bezahlung) beinhaltet alle Aktivitäten des Einkaufsprozesses:
- Warenbeschaffung
- Wareneingang
- Erhalt und Zahlung der Rechnungen
Der P2P-Prozess ist komplex, hierbei finden zahlreiche Prüf- und Freigabeprozesse statt, sowohl zwischen Kunden und Lieferanten als auch im Unternehmen. Durch die automatisierten Abläufe werden Fehlerquellen minimiert. Die einzelnen Prozessschritte sind transparent. Finanzielle Aufwendungen in Systeme und Tools sollten sich (je nach Integrationstiefe und Zielen) nach verhältnismäßig kurzer Zeit amortisiert haben (weniger Personal in der Administration, Umschichtung von Aufgaben, schnellere Verfügbarkeit von Produkten/Materialien/Services, bessere Preise etc.).
Weniger Freitextbestellungen
Freitextbestellungen sind frei formulierte Beschreibungen, die bestellberechtigte Mitarbeiter oder Einkäufer an Lieferanten schicken. Häufig handelt es sich dabei um Produkte oder Dienstleistungen, die selten benötigt werden. Weil hier kein Standard greift, werden bei der Umsetzung (auch in der Buchhaltung) unnötig Ressourcen gebunden. Ziel ist also, Freitextbestellungen zu reduzieren bzw. auszuschließen. Dafür muss freilich die Sortimentsabdeckung im System erhöht werden. Lieferanten sind anzuhalten, die Informationen ihres Sortiments in hoher Qualität und laufend aktuell elektronisch zur Verfügung zu stellen.
MAVERICK BUYING REDUZIEREN
Maverick Buying, also das unkontrollierte Einkaufen ohne Einbeziehung der Beschaffungsabteilung, ist ineffektiv und ineffizient. Schon aus Compliancegründen müssen Unternehmen handeln. Ein elektronisches Beschaffungssystem sorgt für konkrete Vorgaben und Berechtigungen sowie für automatisierte Prozesse und kurze Durchlaufzeiten.
AUS BESTELLANFORDERERN WERDEN BESTELLER
Im Rahmen automatisierter Prozesse können verschiedene Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen direkt Bestellungen im System auslösen. Im System ist festgelegt, wer über welches Budget verfügen darf und bei welchen Lieferanten in konkreten Bedarfsfällen zu ordern ist. Das Warten auf die Freigabe ist nicht mehr notwendig. Das spart Wege und Zeit. Das benötigte Material gelangt deutlich schneller in die Produktion bzw. an den jeweiligen Arbeitsplatz.
Mehr Zeit für den strategischen Einkauf
Im Idealfall sind die Unternehmenssysteme verbunden und harmonisiert. Eine andere große Herausforderung ist die Anbindung von Kunden bzw. Lieferanten. Die freigesetzten Kapazitäten stehen für die strategischen Aufgaben im Einkauf zur Verfügung. Weniger manuelle Datenaufbereitung und mehr strategische Steuerung führen zu einer deutlichen Erhöhung der Leistung im Einkauf und damit zur signifikanten Verbesserung des Wertbeitrags für das Unternehmen.